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Modelos de Aviso de Privacidade para o Cliente

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edição: Brasil (português)

Última atualização: 3 de julho de 2026

Nota de uso — ler antes de utilizar os modelos

Esta página reúne modelos editáveis de aviso de privacidade que o Cliente pode entregar às pessoas físicas cujos dados pessoais trata dentro do Serviço hice: em particular candidatos (recrutamento) e empregados/colaboradores geridos na plataforma.

Antes de usá-los, é indispensável ter claros os papéis e os limites a seguir.

  1. O Cliente é Controlador do tratamento, a hice é Operadora. Quanto aos Dados do Cliente — inclusive os dados pessoais de candidatos, empregados, colaboradores, contatos — o Controlador do tratamento é o Cliente (art. 4(7) do GDPR). A hice atua como Operadora do tratamento (art. 28 do GDPR) por conta do Cliente, conforme o Acordo de Tratamento de Dados (dpa-trattamento-dati.md). Os presentes avisos são, portanto, avisos do Cliente perante os seus titulares dos dados, NÃO avisos da hice. A hice neles figura unicamente na qualidade de operadora.

  2. São modelos, não documentos prontos para uso. Os textos a seguir são esquemas de partida a serem personalizados e validados sob responsabilidade do Cliente. O Cliente deve, no mínimo: selecionar e adaptar finalidades, bases legais e períodos de conservação à própria organização, ao próprio setor e ao País em que opera; eliminar as partes não pertinentes; acrescentar eventuais outros tratamentos, categorias de dados ou destinatários que lhe digam respeito (ex. outros fornecedores, agências, transferências específicas); indicar, se considerar útil, os próprios dados de contato além dos já comunicados aos próprios titulares dos dados.

  3. O Cliente é autônomo e único responsável pela conformidade. A escolha, a completude, a exatidão e a licitude do aviso efetivamente entregue aos titulares dos dados recaem exclusivamente sobre o Cliente na qualidade de Controlador. Cabe ao Cliente verificar a base legal de cada tratamento, assegurar que o aviso seja prestado antes ou no momento da coleta dos dados (arts. 13–14 do GDPR) e manter prova da efetiva entrega.

  4. A hice não presta consultoria jurídica. Estes modelos têm finalidade meramente de apoio operacional e não constituem consultoria jurídica, fiscal ou de compliance. A hice não garante que sejam exaustivos ou adequados ao caso específico do Cliente. O Cliente é convidado a validar os textos com seu próprio advogado ou Encarregado pela proteção de dados (DPO) antes do uso, em particular para os tratamentos de candidatos e no contexto da seleção de pessoal.

  5. Por que a hice disponibiliza estes modelos. Ajudar o Cliente a estar em conformidade também protege a hice: um Controlador informado e em conformidade reduz o risco de toda a cadeia do tratamento. Permanece firme que o Cliente garante possuir uma base legal para carregar e fazer a hice tratar os dados pessoais de terceiros (cf. _foundation.md §4.5 e as Condições Gerais do Serviço, condizioni-generali-servizio.md).

  6. Como adaptar os modelos. As eventuais partes remanescentes entre [COLCHETES] (ex. períodos de conservação, data e versão) são valores indicativos a confirmar ou substituir. Os blocos entre «aspas angulares» indicam escolhas alternativas ou porções a incluir/eliminar conforme o caso. As notas em itálico entre parênteses são instruções para quem preenche e devem ser removidas da versão final. A lista completa dos elementos a rever está no final (§4, «A completar»).

1. Modelo A — Aviso aos candidatos (recrutamento)

Quando usá-lo. A ser entregue às pessoas que enviam uma candidatura ou cujos dados (currículo, dados de contato) o Cliente insere na hice para fins de seleção de pessoal. O aviso deve ser prestado no momento da coleta dos dados (ex. no formulário de candidatura, no anúncio, na primeira comunicação) ou, se os dados forem coletados junto a terceiros (ex. banco de dados, indicações), dentro de um mês e, em todo caso, na primeira comunicação com o titular dos dados (arts. 13–14 do GDPR).

Notas de adaptação específicas do Modelo A.

  • A seção sobre a conservação reflete os valores padrão aplicados pela função de retenção de candidatos da hice (ver §1, item 6 do modelo). São padrões prudenciais de produto, não um parecer jurídico: o Cliente os confirma ou os modifica conforme a própria avaliação e a praxe do próprio País/setor.
  • A seção sobre os instrumentos automatizados de matching deve ser mantida somente se o Cliente utilizar a funcionalidade de matching candidatos↔oportunidades da hice. Caso não a utilize, deve ser eliminada.

AVISO SOBRE O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS DOS CANDIDATOS

(nos termos dos arts. 13 e 14 do Regulamento (UE) 2016/679 — «GDPR»)

1. Controlador do tratamento

Controlador do tratamento dos seus dados pessoais é o Cliente perante o qual apresentou a sua candidatura, ou seja, o sujeito (empresa ou profissional) que lhe disponibilizou o presente aviso. Os contatos do Controlador (sede, cadastro fiscal, e-mail e, se disponível, PEC) são comunicados a você diretamente pelo Cliente, inclusive por meio do anúncio de seleção ou das comunicações relativas à sua candidatura.

«(Incluir se nomeado:) O Encarregado pela proteção de dados (DPO) do Cliente, se houver, pode ser contatado pelos mesmos canais.»

2. Quais dados tratamos (categorias de dados)

Tratamos os dados pessoais que você nos fornece ao se candidatar ou que coletamos no âmbito do processo de seleção, em particular:

  • dados cadastrais e de contato (ex. nome, sobrenome, e-mail, telefone, endereços);
  • dados contidos no currículo e nos anexos (experiências profissionais, formação, competências, idiomas) e qualquer informação por você espontaneamente inserida na candidatura ou surgida nas entrevistas;
  • eventuais notas de avaliação redigidas durante o processo de seleção.

«(Incluir SOMENTE se pertinente — ver nota abaixo:) Pedimos que você não inclua categorias especiais de dados (art. 9 do GDPR: origem racial ou étnica, opiniões políticas, convicções religiosas, dados relativos à saúde, à orientação sexual etc.) nem dados judiciais, salvo se forem estritamente necessários e por nós expressamente solicitados para a posição específica. Caso tais dados surjam, serão tratados apenas nos limites permitidos pela lei e, quando necessário, mediante o seu consentimento.»

3. Por que tratamos os seus dados (finalidades)

Os seus dados são tratados para: a) gerir a sua candidatura e conduzir o processo de seleção e avaliação de pessoal para a posição de seu interesse; b) avaliar o seu perfil em relação a posições em aberto, inclusive diferentes daquela à qual você se candidatou, «(se previsto:) nos limites indicados no item 6 (conservação)»; c) contatá-lo(a) para as comunicações relativas ao processo de seleção; d) «(se previsto:) cumprir obrigações legais conexas à seleção e, em caso de resultado positivo, iniciar as atividades preparatórias à contratação».

4. Sobre qual base legal tratamos os seus dados

Conforme a finalidade, a base legal é:

  • a execução de medidas pré-contratuais adotadas a seu pedido (art. 6, par. 1, alínea b, do GDPR), para a gestão e avaliação da sua candidatura;
  • o nosso legítimo interesse (art. 6, par. 1, alínea f, do GDPR) em identificar perfis adequados às nossas necessidades organizacionais, «(se previsto:) incluindo avaliá-lo(a) para posições diferentes e conservar a sua candidatura para oportunidades futuras»; tal interesse é ponderado com os seus direitos e liberdades;
  • o seu consentimento (art. 6, par. 1, alínea a, do GDPR) quando exigido, por exemplo «para a conservação do currículo além da seleção específica para fins de futuras buscas de pessoal» «e para o tratamento de eventuais categorias especiais de dados»; o consentimento é facultativo e revogável a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento realizado antes da revogação;
  • o cumprimento de obrigações legais às quais estamos sujeitos (art. 6, par. 1, alínea c, do GDPR), quando aplicáveis.

(Nota para quem preenche: escolher a(s) base(s) legal(is) efetivamente aplicável(is) à própria organização e eliminar as demais. Caso se recorra ao legítimo interesse, conservar o resultado da ponderação.)

5. Instrumentos automatizados de apoio à seleção

«(Incluir SOMENTE se for utilizada a funcionalidade de matching da hice; caso contrário, eliminar todo o item 5.)

Para organizar e agilizar a seleção utilizamos, dentro da plataforma de gestão que adotamos (ver item 8), um instrumento automatizado de apoio ao matching que confronta as informações do seu perfil (ex. competências, experiências) com os requisitos das posições em aberto e propõe uma ordenação dos perfis para facilitar a sua consulta por parte dos nossos selecionadores.

Tal instrumento tem função de mero auxílio: não toma decisões de forma automatizada sobre a sua candidatura. A avaliação e a decisão final estão sempre reservadas a uma pessoa da nossa equipe. Por conseguinte, não existe um processo decisório inteiramente automatizado que produza efeitos jurídicos ou incida de modo análogo significativamente sobre você (art. 22 do GDPR).

Em todo caso, você tem direito a obter a intervenção humana de nossa parte, a manifestar a sua opinião, a contestar o resultado e a receber informações significativas sobre a lógica do instrumento de apoio e sobre as consequências do tratamento. Para exercer tais direitos, pode nos contatar pelos contatos do item 1.»

6. Por quanto tempo conservamos os seus dados

Conservamos os dados da sua candidatura pelo tempo necessário à seleção e, posteriormente, por um período orientado a oportunidades futuras, segundo os seguintes períodos máximos de conservação, que se contam a partir da data de inserção da candidatura:

  • [24] meses se atuarmos na União Europeia ou no Espaço Econômico Europeu (EEE);
  • [12] meses se atuarmos no Reino Unido;
  • [24] meses nos demais Países.

No vencimento, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo se uma obrigação legal ou o exercício/defesa de um direito em juízo impuser uma conservação adicional. Você pode nos solicitar a qualquer momento a eliminação antecipada dos seus dados (ver item 9).

(Nota para quem preenche: os períodos indicados são os valores padrão aplicados pela plataforma com base no País; verificá-los e adequá-los à própria avaliação, ao próprio setor e às orientações da autoridade competente. Indicar um único período caso se atue em um único País.)

7. A quem comunicamos os seus dados (destinatários)

Os seus dados podem ser tratados pelo pessoal autorizado da nossa organização e comunicados a sujeitos que nos fornecem serviços instrumentais à seleção, nomeados Operadores do tratamento quando presentes os pressupostos, entre os quais o fornecedor da plataforma de gestão indicada no item 8. «(Acrescentar eventuais outros destinatários: ex. sociedades do grupo, agências de emprego, consultores.)» Os seus dados não são divulgados nem cedidos a terceiros para finalidades de marketing sem o seu consentimento.

8. Instrumento de gestão utilizado e respectivo operador

Para a gestão do processo de seleção utilizamos a plataforma hice, fornecida por CONSOO S.R.L.S. (CNPJ/CPF/ID FISCAL IT13823860963, REA MI-2745733), com sede em Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milão (MI), Itália, PEC consoo@pec.it, e-mail info@hice.ai, que atua na qualidade de Operadora do tratamento por nossa conta, com base em um acordo nos termos do art. 28 do GDPR.

9. Transferências dos dados para Países fora do EEE

«(Incluir/adaptar conforme a própria situação.) Os dados são tratados prioritariamente dentro da União Europeia/EEE. Caso fornecedores específicos impliquem uma transferência para Países fora do EEE, esta ocorre na presença de garantias adequadas nos termos dos arts. 44 e seguintes do GDPR (ex. Cláusulas Contratuais Padrão da Comissão Europeia ou decisão de adequação). Você pode nos solicitar cópia ou indicação de tais garantias pelos contatos do item 1.»

10. Os seus direitos

Na qualidade de titular dos dados, você tem direito, nos limites da lei, de:

  • acessar os seus dados e obter cópia deles (art. 15);
  • solicitar a sua retificação (art. 16) e a sua eliminação (art. 17);
  • obter a limitação do tratamento (art. 18);
  • opor-se ao tratamento fundado no legítimo interesse (art. 21);
  • solicitar a portabilidade dos dados que você nos forneceu (art. 20), quando aplicável;
  • revogar o consentimento eventualmente prestado, a qualquer momento, sem prejuízo da licitude dos tratamentos anteriores (art. 7);
  • obter a intervenção humana e exercer os direitos indicados no item 5, quando pertinente.

Para exercer os seus direitos, pode nos escrever pelos contatos do item 1. Daremos resposta nos prazos da lei.

11. Reclamação à autoridade de controle

Você tem ainda direito de apresentar reclamação à autoridade de controle competente. Na Itália é o Garante para a proteção dos dados pessoais (www.garanteprivacy.it). «(Caso atuem em outro País, indicar a autoridade nacional competente.)»

12. Natureza do fornecimento

O fornecimento dos dados necessários à gestão da candidatura é facultativo, mas a eventual ausência de fornecimento pode tornar impossível avaliar a sua candidatura.

Data da última atualização: [DATA]. Versão: [VERSÃO].

2. Modelo B — Aviso a empregados e colaboradores

Quando usá-lo. A ser entregue às pessoas físicas cuja relação de trabalho ou de colaboração o Cliente gere dentro da hice (empregados, colaboradores, consultores, inclusive freelancers), com referência aos tratamentos realizados por meio da plataforma (cadastro, controle de horas, despesas, projetos, organograma, calendário etc.). Deve ser prestado, em regra, na constituição da relação ou na primeira inserção dos dados na plataforma.

Notas de adaptação específicas do Modelo B. Este modelo abrange os tratamentos tipicamente efetuados na hice. A relação de trabalho comporta, porém, muitos outros tratamentos (folha de pagamento, previdência, vigilância sanitária etc.) que estão fora da plataforma: o Cliente deve integrar o aviso com tais tratamentos ou remeter ao seu aviso geral para os trabalhadores. Devem ainda ser respeitadas, quando aplicáveis, as normas trabalhistas nacionais (na Itália, entre outras, o art. 4 do Estatuto dos Trabalhadores em matéria de instrumentos de trabalho e controle à distância).

AVISO SOBRE O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS DE EMPREGADOS E COLABORADORES

(nos termos do art. 13 do Regulamento (UE) 2016/679 — «GDPR»)

1. Controlador do tratamento

Controlador do tratamento é o Cliente, na qualidade de empregador ou contratante para o qual você presta a sua atividade laboral ou de colaboração. Os contatos do Controlador (sede, cadastro fiscal, e-mail e, se disponível, PEC) são comunicados a você diretamente pelo Cliente, inclusive por meio do contrato ou das comunicações internas ordinárias. «(Se nomeado:) O Encarregado pela proteção de dados (DPO) do Cliente, se houver, pode ser contatado pelos mesmos canais.»

2. Âmbito do aviso

O presente aviso diz respeito aos tratamentos dos seus dados pessoais efetuados por meio da plataforma de gestão hice (ver item 7) para a gestão da sua relação de trabalho/colaboração. «(Se aplicável:) Para os demais tratamentos conexos à relação (ex. processamento das remunerações, obrigações previdenciárias e fiscais, vigilância sanitária), remete-se ao aviso geral para o pessoal [REFERÊNCIA/ANEXO].»

3. Quais dados tratamos (categorias de dados)

No âmbito da plataforma tratamos, conforme o seu papel:

  • dados cadastrais e de contato (nome, sobrenome, e-mail corporativo, telefone, cargo, enquadramento);
  • dados relativos à organização (posição no organograma, equipe, responsáveis e subordinados);
  • dados de prestação de contas da atividade: horas trabalhadas e presenças (controle de horas), alocação a projetos e atividades;
  • despesas e respectivos comprovantes, dados para o reembolso;
  • dados relativos a ausências/licenças/férias «(se geridos na plataforma)»;
  • dados de calendário e comunicações «(se ativada a sincronização ou o chat interno)»;
  • eventuais dados de acesso e logs técnicos de uso da plataforma.

«(Incluir somente se efetivamente tratadas:) Eventuais categorias especiais de dados (ex. dados aptos a revelar o estado de saúde conexos a ausências) são tratadas apenas se necessário e nos limites permitidos pela normativa trabalhista e pelo art. 9 do GDPR.»

4. Por que tratamos os seus dados (finalidades)

Os dados são tratados para: a) a gestão da relação de trabalho/colaboração e a organização da atividade; b) o registro e a gestão das horas e das presenças (controle de horas) e a prestação de contas em projetos; c) a gestão das despesas e dos respectivos reembolsos; d) a gestão do organograma e dos processos de autorização/aprovação internos; e) «(se aplicável:) a gestão de ausências, licenças e férias, de calendário e das comunicações internas»; f) o cumprimento de obrigações legais conexas à relação e a segurança dos sistemas de informação.

5. Sobre qual base legal tratamos os seus dados

Conforme a finalidade, a base legal é:

  • a execução do contrato de trabalho/colaboração do qual você é parte ou de medidas pré-contratuais (art. 6, par. 1, alínea b, do GDPR);
  • o cumprimento de obrigações legais às quais estamos sujeitos (art. 6, par. 1, alínea c, do GDPR), incluindo obrigações em matéria trabalhista, fiscal, contábil e de segurança;
  • o nosso legítimo interesse (art. 6, par. 1, alínea f, do GDPR) em uma correta organização da atividade, na prestação de contas interna e na segurança dos sistemas, ponderado com os seus direitos;
  • para eventuais categorias especiais de dados, as condições do art. 9 do GDPR, em particular as obrigações e os direitos em matéria de direito do trabalho e proteção social (art. 9, par. 2, alínea b).

6. A quem comunicamos os seus dados (destinatários)

Os dados são tratados pelo pessoal autorizado (ex. responsáveis, administração, recursos humanos) e podem ser comunicados a sujeitos que nos fornecem serviços instrumentais, nomeados Operadores do tratamento quando presentes os pressupostos, entre os quais o fornecedor da plataforma indicado no item 7, «(acrescentar eventuais outros: ex. consultor trabalhista, sociedades do grupo, entes previdenciários/fiscais conforme a lei)».

7. Instrumento de gestão utilizado e respectivo operador

Para a gestão utilizamos a plataforma hice, fornecida por CONSOO S.R.L.S. (CNPJ/CPF/ID FISCAL IT13823860963, REA MI-2745733), com sede em Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milão (MI), Itália, PEC consoo@pec.it, e-mail info@hice.ai, que atua na qualidade de Operadora do tratamento por nossa conta nos termos do art. 28 do GDPR.

8. Transferências dos dados para Países fora do EEE

«(Incluir/adaptar.) Os dados são tratados prioritariamente na União Europeia/EEE. Eventuais transferências para Países fora do EEE ocorrem na presença de garantias adequadas nos termos dos arts. 44 e seguintes do GDPR (ex. Cláusulas Contratuais Padrão ou decisão de adequação). Você pode nos solicitar informações pelos contatos do item 1.»

9. Por quanto tempo conservamos os seus dados

Conservamos os dados pela duração da relação e, posteriormente, pelo tempo necessário ao cumprimento das obrigações legais (ex. fiscais, previdenciárias, contábeis) e à defesa de um direito em juízo, segundo os prazos legais aplicáveis. «(Indicar, se definidos, os períodos específicos: ex. dados contábeis/fiscais [10] anos; controle de horas e despesas [período]; logs técnicos [período].)»

10. Os seus direitos

Nos limites da lei, você tem direito de acessar os seus dados (art. 15), solicitar a sua retificação (art. 16) e a sua eliminação (art. 17), obter a limitação (art. 18) ou opor-se ao tratamento fundado no legítimo interesse (art. 21), bem como à portabilidade quando aplicável (art. 20). Para exercer os direitos, pode nos escrever pelos contatos do item 1.

11. Reclamação à autoridade de controle

Você tem direito de apresentar reclamação à autoridade de controle competente. Na Itália é o Garante para a proteção dos dados pessoais (www.garanteprivacy.it). «(Caso atuem em outro País, indicar a autoridade nacional competente.)»

12. Natureza do fornecimento

O fornecimento dos dados necessários à gestão da relação é obrigatório para dar execução ao contrato e cumprir as obrigações legais; a ausência de fornecimento pode tornar impossível a gestão da relação.

Data da última atualização: [DATA]. Versão: [VERSÃO].

3. Aviso legal final

3.1 Os modelos contidos nesta página (Modelo A e Modelo B) são fornecidos a título exemplificativo e não exaustivo. Não levam em conta as especificidades do Cliente individual, do setor, do País de atuação, da configuração efetiva do Serviço, nem de eventuais normas setoriais ou nacionais adicionais ao GDPR.

3.2 É ônus exclusivo do Cliente, na qualidade de Controlador do tratamento, adaptar, integrar, completar e validar os modelos antes de entregá-los aos próprios titulares dos dados, assegurando a sua conformidade com toda a normativa aplicável e a sua adequação ao caso concreto. Recomenda-se a revisão por parte de um advogado ou de um DPO.

3.3 A hice (CONSOO S.R.L.S.) disponibiliza os modelos unicamente como apoio operacional e não presta com eles consultoria jurídica. A hice não assume qualquer responsabilidade pelo uso dos modelos por parte do Cliente, por sua completude ou adequação, nem pela conformidade dos avisos efetivamente prestados aos titulares dos dados, que permanecem de exclusiva responsabilidade do Cliente.

3.4 Permanece firme o previsto nas Condições Gerais do Serviço (condizioni-generali-servizio.md), no Aviso de Privacidade (informativa-privacy.md), no Acordo de Tratamento de Dados (dpa-trattamento-dati.md) e no Aviso de IA e transparência algorítmica (informativa-ai-trasparenza.md), aos quais se remete para a disciplina da relação entre a hice e o Cliente e dos respectivos papéis de privacidade.

4. Guia de preenchimento para o Cliente

Os seguintes elementos ficam sob responsabilidade do Cliente, que os preenche nos próprios modelos:

Elementos que permanecem sob responsabilidade do Cliente (em ambos os modelos):

  1. [DATA] e [VERSÃO] — data e versão do aviso do Cliente.
  2. Escolha e adaptação das bases legais, das finalidades e dos destinatários efetivamente aplicáveis; eliminação dos blocos «alternativos» não pertinentes.
  3. Eventual autoridade de controle nacional diversa do Garante italiano.

Elementos específicos do Modelo A (candidatos):

  1. [24] meses UE/EEE, [12] meses Reino Unido, [24] meses demais Países — períodos de conservação: são os padrões de produto da função de retenção de candidatos da hice (mig 0159, candidate_retention_months), contados a partir da data de inserção; o Cliente os confirma ou os modifica.
  2. Inclusão ou eliminação do item 5 (instrumentos automatizados de matching) conforme o uso efetivo da funcionalidade.
  3. Inclusão ou eliminação do bloco sobre categorias especiais de dados.

Elementos específicos do Modelo B (empregados/colaboradores):

  1. Períodos de conservação específicos (dados contábeis/fiscais, controle de horas, despesas, logs) — item 9.
  2. Integração com os tratamentos fora da plataforma (folha de pagamento, previdência, vigilância sanitária) e remissão ao aviso geral para o pessoal.