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Modèles d'Avis de Confidentialité pour le Client

CONSOO S.R.L.S. — hice

Édition : Union européenne / Italie (français)

Dernière mise à jour : 3 juillet 2026

Note d'utilisation — à lire avant d'utiliser les modèles

Cette page rassemble des modèles modifiables d'avis de confidentialité que le Client peut fournir aux personnes physiques dont il traite les données personnelles au sein du Service hice : en particulier les candidats (recrutement) et les salariés/collaborateurs gérés dans la plateforme.

Avant de les utiliser, il est essentiel d'avoir bien compris les rôles et les limites qui suivent.

  1. Le Client est le Responsable du traitement ; hice est le Sous-traitant. Pour les Données du Client — y compris les données personnelles des candidats, salariés, collaborateurs et contacts — le Responsable du traitement est le Client (article 4, paragraphe 7, du RGPD). hice agit en qualité de Sous-traitant (article 28 du RGPD) pour le compte du Client, dans le cadre du DPA — Accord de Traitement des Données (dpa-trattamento-dati.md). Ces avis constituent donc les avis du Client à destination de ses propres personnes concernées, et NON des avis de hice. hice n'y figure qu'en sa seule qualité de sous-traitant.

  2. Ce sont des modèles, non des documents prêts à l'emploi. Les textes qui suivent sont des trames de départ à personnaliser et valider par le Client. Au minimum, le Client doit : sélectionner et adapter les finalités, les bases juridiques et les durées de conservation à sa propre organisation, à son secteur et à son pays d'exploitation ; supprimer toute partie non pertinente ; ajouter tout traitement supplémentaire, toute catégorie de données ou tout destinataire le concernant (par exemple d'autres prestataires, des agences, des transferts spécifiques) ; indiquer, s'il le juge utile, ses propres coordonnées en complément de celles déjà communiquées à ses propres personnes concernées.

  3. Le Client est autonome et seul responsable de la conformité. Le choix, l'exhaustivité, l'exactitude et la licéité de l'avis effectivement fourni aux personnes concernées relèvent exclusivement du Client en sa qualité de Responsable du traitement. Il appartient au Client de vérifier la base juridique de chaque traitement, de veiller à ce que l'avis soit fourni avant ou au moment de la collecte des données (articles 13 et 14 du RGPD) et de conserver la preuve qu'il a été fourni.

  4. hice ne fournit pas de conseil juridique. Ces modèles ne constituent qu'un support opérationnel et ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou de conformité. hice ne garantit pas qu'ils soient exhaustifs ou adaptés au cas particulier du Client. Le Client est invité à faire valider les textes par son propre avocat ou son Délégué à la Protection des Données (DPO) avant toute utilisation, en particulier pour le traitement des candidats et dans le cadre de la sélection du personnel.

  5. Pourquoi hice met ces modèles à disposition. Aider le Client à être conforme protège également hice : un Responsable du traitement informé et conforme réduit le risque pour l'ensemble de la chaîne de traitement. Il demeure que le Client garantit disposer d'une base juridique pour téléverser les données personnelles de tiers et les faire traiter par hice (voir _foundation.md §4.5 et les Conditions Générales de Service, condizioni-generali-servizio.md).

  6. Comment adapter les modèles. Toute partie restante entre [CROCHETS] (par exemple les durées de conservation, la date et la version) constitue une valeur indicative à confirmer ou à remplacer. Les blocs entre «chevrons» indiquent des choix alternatifs ou des portions à inclure/supprimer selon le cas. Les notes en italique entre parenthèses sont des instructions destinées à la personne qui complète le document et doivent être supprimées de la version finale. La liste complète des points à revoir figure à la fin (§4, « À compléter »).

1. Modèle A — Avis de confidentialité pour les candidats (recrutement)

Quand l'utiliser. À fournir aux personnes qui soumettent une candidature ou dont le Client saisit les données (CV, coordonnées) dans hice aux fins de sélection du personnel. L'avis doit être fourni au moment de la collecte des données (par exemple dans le formulaire de candidature, dans l'offre d'emploi, lors de la première communication) ou, lorsque les données sont collectées auprès de tiers (par exemple bases de données, cooptations), dans un délai d'un mois et en tout état de cause dès la première communication avec la personne concernée (articles 13 et 14 du RGPD).

Notes d'adaptation propres au Modèle A.

  • La section conservation reflète les valeurs par défaut appliquées par la fonction de conservation des candidats de hice (voir §1, point 6 du modèle). Il s'agit de valeurs par défaut du produit, prudentielles, non d'un conseil juridique : le Client les confirme ou les modifie selon sa propre appréciation et la pratique de son pays/secteur.
  • La section relative aux outils automatisés d'appariement ne doit être conservée que si le Client utilise la fonctionnalité d'appariement candidat↔opportunité de hice. S'il ne l'utilise pas, la section doit être supprimée.

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ RELATIF AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DES CANDIDATS

(conformément aux articles 13 et 14 du règlement (UE) 2016/679 — le « RGPD »)

1. Responsable du traitement

Le Responsable du traitement de vos données personnelles est le Client auprès duquel vous avez soumis votre candidature, c'est-à-dire l'entité (société ou professionnel) qui vous a mis le présent avis à disposition. Les coordonnées du Responsable du traitement (siège social, numéro de TVA/code fiscal, e-mail et, le cas échéant, PEC) vous sont communiquées directement par le Client, y compris au moyen de l'offre d'emploi ou des communications relatives à votre candidature.

«(À inclure si désigné :) Le Délégué à la Protection des Données (DPO) du Client, s'il en a désigné un, peut être contacté par les mêmes canaux.»

2. Quelles données nous traitons (catégories de données)

Nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez lors de votre candidature ou que nous recueillons dans le cadre du processus de sélection, notamment :

  • les données d'identification et de contact (par exemple nom, prénom, e-mail, téléphone, coordonnées) ;
  • les données contenues dans votre curriculum vitae et ses pièces jointes (expérience professionnelle, formation, compétences, langues) ainsi que toute information que vous incluez spontanément dans votre candidature ou qui ressort des entretiens ;
  • les éventuelles notes d'évaluation rédigées au cours du processus de sélection.

«(À inclure UNIQUEMENT si pertinent — voir la note ci-dessous :) Nous vous demandons de ne pas inclure de données appartenant à des catégories particulières (article 9 du RGPD : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, données concernant la santé, orientation sexuelle, etc.) ni de données relatives à des condamnations pénales, sauf si elles sont strictement nécessaires et expressément demandées par nous pour le poste concerné. Si de telles données venaient à apparaître, elles ne seraient traitées que dans les limites permises par la loi et, si nécessaire, sous réserve de votre consentement.»

3. Pourquoi nous traitons vos données (finalités)

Vos données sont traitées afin de : a) gérer votre candidature et mener le processus de sélection et d'évaluation du personnel pour le poste qui vous intéresse ; b) évaluer votre profil au regard des postes ouverts, y compris des postes autres que celui pour lequel vous avez postulé, «(si prévu :) dans les limites fixées au point 6 (conservation)» ; c) vous contacter pour des communications relatives au processus de sélection ; d) «(si prévu :) respecter les obligations légales liées à la sélection et, en cas d'issue favorable, engager les démarches préparatoires à l'embauche».

4. La base juridique sur laquelle nous traitons vos données

Selon la finalité, la base juridique est :

  • l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD), pour la gestion et l'évaluation de votre candidature ;
  • notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD) à identifier des profils adaptés à nos besoins organisationnels, «(si prévu :) y compris vous évaluer pour différents postes et conserver votre candidature en vue d'opportunités futures» ; cet intérêt est mis en balance avec vos droits et libertés ;
  • votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a, du RGPD) lorsqu'il est requis, par exemple «pour la conservation de votre CV au-delà de la sélection spécifique aux fins de recherches de personnel futures» «et pour le traitement d'éventuelles catégories particulières de données» ; le consentement est facultatif et peut être retiré à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant son retrait ;
  • le respect d'obligations légales auxquelles nous sommes soumis (article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD), le cas échéant.

(Note pour la personne qui complète le document : choisissez la ou les bases juridiques effectivement applicables à votre organisation et supprimez les autres. En cas de recours à l'intérêt légitime, conservez le résultat du test de mise en balance.)

5. Outils automatisés en support de la sélection

«(À inclure UNIQUEMENT si la fonctionnalité d'appariement de hice est utilisée ; sinon, supprimer l'intégralité du point 5.)

Afin d'organiser et d'accélérer la sélection, au sein de la plateforme de gestion que nous utilisons (voir point 8), nous employons un outil automatisé d'aide à l'appariement qui compare les informations de votre profil (par exemple compétences, expérience) avec les exigences des postes ouverts et propose un classement des profils afin de faciliter leur examen par nos recruteurs.

Cet outil a une fonction purement d'assistance : il ne prend pas de décision de façon automatisée concernant votre candidature. L'évaluation et la décision finale sont toujours laissées à une personne de notre équipe. Il n'existe par conséquent aucun processus décisionnel entièrement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD).

En tout état de cause, vous avez le droit d'obtenir une intervention humaine de notre part, d'exprimer votre point de vue, de contester le résultat et de recevoir des informations utiles sur la logique de l'outil d'assistance ainsi que sur les conséquences du traitement. Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées au point 1.»

6. Combien de temps nous conservons vos données

Nous conservons les données de votre candidature aussi longtemps que nécessaire pour la sélection puis, ensuite, pendant une période orientée vers de futures opportunités, selon les durées maximales de conservation suivantes, courant à compter de la date de saisie de la candidature :

  • [24] mois si nous opérons dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen (EEE) ;
  • [12] mois si nous opérons au Royaume-Uni ;
  • [24] mois dans les autres pays.

À l'expiration de ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées, sauf si une obligation légale ou l'exercice/la défense d'un droit en justice en impose la conservation ultérieure. Vous pouvez à tout moment nous demander de supprimer vos données par anticipation (voir point 9).

(Note pour la personne qui complète le document : les durées indiquées sont les valeurs par défaut appliquées par la plateforme en fonction du pays ; vérifiez-les et adaptez-les à votre propre appréciation, à votre secteur et aux indications de l'autorité compétente. Indiquez une durée unique si vous opérez dans un seul pays.)

7. À qui nous communiquons vos données (destinataires)

Vos données peuvent être traitées par le personnel autorisé de notre organisation et communiquées à des entités qui nous fournissent des services nécessaires à la sélection, désignées comme Sous-traitants lorsque les conditions applicables sont réunies, y compris le prestataire de la plateforme de gestion indiqué au point 8. «(Ajoutez tout autre destinataire : par exemple sociétés du groupe, agences d'emploi, conseillers.)» Vos données ne sont ni diffusées ni transférées à des tiers à des fins de marketing sans votre consentement.

8. Outil de gestion utilisé et son sous-traitant

Pour la gestion du processus de sélection, nous utilisons la plateforme hice, fournie par CONSOO S.R.L.S. (numéro de TVA/code fiscal IT13823860963, REA MI-2745733), dont le siège social est situé Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milan (MI), Italie, adresse de messagerie certifiée (PEC) consoo@pec.it, e-mail info@hice.ai, qui agit en qualité de Sous-traitant pour notre compte, dans le cadre d'un accord conclu conformément à l'article 28 du RGPD.

9. Transferts de données vers des pays hors EEE

«(À inclure/adapter selon votre situation propre.) Les données sont traitées en priorité au sein de l'Union européenne/EEE. Si certains prestataires impliquent un transfert vers des pays hors EEE, celui-ci intervient sous réserve de garanties appropriées conformément aux articles 44 et suivants du RGPD (par exemple les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une décision d'adéquation). Vous pouvez nous demander une copie ou le détail de ces garanties aux coordonnées indiquées au point 1.»

10. Vos droits

En tant que personne concernée, vous avez le droit, dans les limites prévues par la loi, de :

  • accéder à vos données et en obtenir une copie (article 15) ;
  • demander leur rectification (article 16) et leur effacement (article 17) ;
  • obtenir la limitation du traitement (article 18) ;
  • vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime (article 21) ;
  • demander la portabilité des données que vous nous avez fournies (article 20), le cas échéant ;
  • retirer tout consentement donné, à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement antérieur (article 7) ;
  • obtenir une intervention humaine et exercer les droits énoncés au point 5, le cas échéant.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous écrire aux coordonnées indiquées au point 1. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi.

11. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. En Italie, il s'agit du Garante per la protezione dei dati personali (l'autorité italienne de protection des données, www.garanteprivacy.it). «(Si vous opérez dans un autre pays, indiquez l'autorité nationale compétente.)»

12. Caractère de la fourniture des données

La fourniture des données nécessaires à la gestion de la candidature est facultative, mais son défaut peut rendre impossible l'évaluation de votre candidature.

Date de dernière mise à jour : [DATE]. Version : [VERSION].

2. Modèle B — Avis de confidentialité pour les salariés et collaborateurs

Quand l'utiliser. À fournir aux personnes physiques dont le Client gère au sein de hice la relation de travail ou de collaboration (salariés, collaborateurs, consultants, y compris les indépendants), en ce qui concerne les traitements effectués au moyen de la plateforme (données de base, feuille de temps, notes de frais, projets, organigramme, calendrier, etc.). Il est normalement fourni à l'établissement de la relation ou lors de la première saisie des données dans la plateforme.

Notes d'adaptation propres au Modèle B. Ce modèle couvre les traitements typiquement effectués dans hice. La relation de travail entraîne toutefois de nombreux autres traitements (paie, sécurité sociale, surveillance de la santé, etc.) qui se situent en dehors de la plateforme : le Client doit compléter l'avis avec ces traitements ou renvoyer à son propre avis général destiné aux travailleurs. En outre, le cas échéant, les règles nationales de droit du travail doivent être respectées (en Italie, notamment l'article 4 du Statut des travailleurs relatif aux outils de travail et à la surveillance à distance).

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ RELATIF AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DES SALARIÉS ET COLLABORATEURS

(conformément à l'article 13 du règlement (UE) 2016/679 — le « RGPD »)

1. Responsable du traitement

Le Responsable du traitement est le Client, en sa qualité d'employeur ou de donneur d'ordre pour lequel vous exercez votre activité de travail ou de collaboration. Les coordonnées du Responsable du traitement (siège social, numéro de TVA/code fiscal, e-mail et, le cas échéant, PEC) vous sont communiquées directement par le Client, y compris au moyen de votre contrat ou des communications ordinaires de l'entreprise. «(Si désigné :) Le Délégué à la Protection des Données (DPO) du Client, s'il en a désigné un, peut être contacté par les mêmes canaux.»

2. Portée du présent avis

Le présent avis concerne le traitement de vos données personnelles effectué au moyen de la plateforme de gestion hice (voir point 7) pour la gestion de votre relation de travail/collaboration. «(Le cas échéant :) Pour les traitements complémentaires liés à la relation (par exemple le traitement de la paie, les obligations sociales et fiscales, la surveillance de la santé), veuillez vous reporter à l'avis général destiné au personnel [RÉFÉRENCE/ANNEXE].»

3. Quelles données nous traitons (catégories de données)

Au sein de la plateforme, nous traitons, selon votre rôle :

  • les données d'identification et de contact (nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone, fonction, classification professionnelle) ;
  • les données relatives à l'organisation (position dans l'organigramme, équipe, responsables et subordonnés) ;
  • les données de suivi de l'activité : heures travaillées et présence (feuille de temps), affectation aux projets et aux tâches ;
  • les notes de frais et les justificatifs y afférents, les données de remboursement ;
  • les données relatives aux absences/congés/jours fériés «(si gérées dans la plateforme)» ;
  • les données de calendrier et de communications «(si la synchronisation ou la messagerie interne est activée)» ;
  • les éventuelles données d'accès et journaux techniques d'utilisation de la plateforme.

«(À inclure uniquement si effectivement traitées :) Les éventuelles catégories particulières de données (par exemple des données susceptibles de révéler l'état de santé en lien avec des absences) ne sont traitées que lorsque cela est nécessaire et dans les limites permises par les règles du droit du travail et par l'article 9 du RGPD.»

4. Pourquoi nous traitons vos données (finalités)

Les données sont traitées afin de : a) gérer la relation de travail/collaboration et organiser l'activité ; b) enregistrer et gérer les heures et la présence (feuille de temps) et assurer le suivi des projets ; c) gérer les notes de frais et les remboursements y afférents ; d) gérer l'organigramme et les processus internes d'autorisation/ approbation ; e) «(le cas échéant :) gérer les absences, congés et jours fériés, le calendrier et les communications internes» ; f) respecter les obligations légales liées à la relation et assurer la sécurité des systèmes d'information.

5. La base juridique sur laquelle nous traitons vos données

Selon la finalité, la base juridique est :

  • l'exécution du contrat de travail/collaboration auquel vous êtes partie, ou de mesures précontractuelles (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD) ;
  • le respect d'obligations légales auxquelles nous sommes soumis (article 6, paragraphe 1, point c, du RGPD), y compris les obligations en matière de droit du travail, fiscales, comptables et de sécurité ;
  • notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD) à la bonne organisation de l'activité, au reporting interne et à la sécurité des systèmes, mis en balance avec vos droits ;
  • pour les éventuelles catégories particulières de données, les conditions de l'article 9 du RGPD, en particulier les obligations et les droits en matière de droit du travail et de protection sociale (article 9, paragraphe 2, point b).

6. À qui nous communiquons vos données (destinataires)

Les données sont traitées par le personnel autorisé (par exemple responsables, administration, ressources humaines) et peuvent être communiquées à des entités qui nous fournissent des services nécessaires, désignées comme Sous-traitants lorsque les conditions applicables sont réunies, y compris le prestataire de la plateforme indiqué au point 7, «(ajoutez tout autre destinataire : par exemple conseiller en droit du travail, sociétés du groupe, organismes de sécurité sociale/fiscaux, dans la mesure requise par la loi)».

7. Outil de gestion utilisé et son sous-traitant

Pour la gestion, nous utilisons la plateforme hice, fournie par CONSOO S.R.L.S. (numéro de TVA/code fiscal IT13823860963, REA MI-2745733), dont le siège social est situé Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milan (MI), Italie, adresse de messagerie certifiée (PEC) consoo@pec.it, e-mail info@hice.ai, qui agit en qualité de Sous-traitant pour notre compte conformément à l'article 28 du RGPD.

8. Transferts de données vers des pays hors EEE

«(À inclure/adapter.) Les données sont traitées en priorité au sein de l'Union européenne/EEE. Tout transfert vers des pays hors EEE intervient sous réserve de garanties appropriées conformément aux articles 44 et suivants du RGPD (par exemple les clauses contractuelles types ou une décision d'adéquation). Vous pouvez nous demander des informations aux coordonnées indiquées au point 1.»

9. Combien de temps nous conservons vos données

Nous conservons les données pendant la durée de la relation et, par la suite, aussi longtemps que nécessaire pour respecter les obligations légales (par exemple fiscales, sociales, comptables) et pour établir ou défendre un droit en justice, conformément aux délais applicables prévus par la loi. «(Indiquez, si elles sont définies, les durées spécifiques : par exemple données comptables/fiscales [10] ans ; feuille de temps et notes de frais [durée] ; journaux techniques [durée].)»

10. Vos droits

Dans les limites prévues par la loi, vous avez le droit d'accéder à vos données (article 15), d'en demander la rectification (article 16) et l'effacement (article 17), d'en obtenir la limitation (article 18) ou de vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime (article 21), ainsi que d'obtenir la portabilité, le cas échéant (article 20). Pour exercer vos droits, vous pouvez nous écrire aux coordonnées indiquées au point 1.

11. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. En Italie, il s'agit du Garante per la protezione dei dati personali (l'autorité italienne de protection des données, www.garanteprivacy.it). «(Si vous opérez dans un autre pays, indiquez l'autorité nationale compétente.)»

12. Caractère de la fourniture des données

La fourniture des données nécessaires à la gestion de la relation est obligatoire pour exécuter le contrat et respecter les obligations légales ; son défaut peut rendre impossible la gestion de la relation.

Date de dernière mise à jour : [DATE]. Version : [VERSION].

3. Avertissement final

3.1 Les modèles figurant sur cette page (Modèle A et Modèle B) sont fournis à titre d'exemple et de façon non exhaustive. Ils ne tiennent pas compte des spécificités propres à chaque Client, du secteur, du pays d'exploitation, de la configuration réelle du Service, ni d'une éventuelle législation sectorielle ou nationale s'ajoutant au RGPD.

3.2 Il incombe exclusivement au Client, en sa qualité de Responsable du traitement, d'adapter, de compléter et de valider les modèles avant de les fournir à ses propres personnes concernées, en veillant à leur conformité avec l'ensemble de la législation applicable et à leur adéquation au cas d'espèce. Une relecture par un avocat ou un DPO est recommandée.

3.3 hice (CONSOO S.R.L.S.) met les modèles à disposition uniquement à titre de support opérationnel et ne fournit ainsi aucun conseil juridique. hice n'assume aucune responsabilité au titre de l'utilisation des modèles par le Client, de leur exhaustivité ou de leur adéquation, ni de la conformité des avis effectivement fournis aux personnes concernées, qui relève exclusivement de la responsabilité du Client.

3.4 Les dispositions des Conditions Générales de Service (condizioni-generali-servizio.md), de la Politique de Confidentialité (informativa-privacy.md), du DPA — Accord de Traitement des Données (dpa-trattamento-dati.md) et de la Notice de Transparence sur l'IA (informativa-ai-trasparenza.md) demeurent en vigueur et sont applicables pour ce qui concerne les règles régissant la relation entre hice et le Client ainsi que leurs rôles respectifs en matière de protection des données.

4. Guide de remplissage pour le Client

Les éléments suivants sont à la charge du Client, qui les complète dans ses propres modèles :

Éléments restant à la charge du Client (dans les deux modèles) :

  1. [DATE] et [VERSION] — date et version de l'avis du Client.
  2. Choix et adaptation des bases juridiques, des finalités et des destinataires effectivement applicables ; suppression des blocs « alternatifs » non pertinents.
  3. Toute autorité de contrôle nationale autre que le Garante italien.

Éléments propres au Modèle A (candidats) :

  1. [24] mois UE/EEE, [12] mois Royaume-Uni, [24] mois autres pays — durées de conservation : il s'agit des valeurs par défaut du produit de hice pour la fonction de conservation des candidats (mig 0159, candidate_retention_months), courant à compter de la date de saisie ; le Client les confirme ou les modifie.
  2. Inclusion ou suppression du point 5 (outils automatisés d'appariement) selon l'utilisation effective de la fonctionnalité.
  3. Inclusion ou suppression du bloc relatif aux catégories particulières de données.

Éléments propres au Modèle B (salariés/collaborateurs) :

  1. Durées de conservation spécifiques (données comptables/fiscales, feuille de temps, notes de frais, journaux) — point 9.
  2. Complément relatif aux traitements hors plateforme (paie, sécurité sociale, surveillance de la santé) et renvoi à l'avis général destiné au personnel.