Plantillas de Aviso de Privacidad para el Cliente

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edición: América Latina (español)

Última actualización: 3 de julio de 2026

Nota de uso — leer antes de utilizar las plantillas

Esta página reúne plantillas editables de aviso de privacidad que el Cliente puede entregar a las personas físicas cuyos datos personales trata dentro del Servicio hice: en particular candidatos (recruiting) y empleados/colaboradores gestionados en la plataforma.

Antes de utilizarlas, es indispensable tener claros los roles y los límites que siguen.

El Cliente es Responsable del tratamiento, hice es Encargado. Para los Datos del Cliente —incluidos los datos personales de candidatos, empleados, colaboradores y contactos— el Responsable del tratamiento es el Cliente (art. 4(7) GDPR). hice actúa como Encargado del tratamiento (art. 28 GDPR) por cuenta del Cliente, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos (dpa-trattamento-dati.md). Por lo tanto, los presentes avisos son avisos del Cliente hacia sus propios interesados, NO avisos de hice. hice aparece en ellos únicamente en calidad de encargado.
Son plantillas, no documentos listos para usar. Los textos que siguen son esquemas de partida que el Cliente debe personalizar y validar. Como mínimo, el Cliente debe: seleccionar y adaptar finalidades, bases jurídicas y plazos de conservación a su propia organización, a su sector y al país en el que opera; eliminar las partes no pertinentes; agregar eventuales tratamientos adicionales, categorías de datos o destinatarios que le conciernan (p. ej. otros proveedores, agencias, transferencias específicas); indicar, si lo considera útil, sus propios datos de contacto además de los ya comunicados a sus propios interesados.
El Cliente es autónomo y único responsable del cumplimiento. La elección, la integridad, la exactitud y la licitud del aviso efectivamente entregado a los interesados recaen exclusivamente en el Cliente en su calidad de Responsable. Corresponde al Cliente verificar la base jurídica de cada tratamiento, asegurar que el aviso se proporcione antes o en el momento de la recopilación de los datos (arts. 13–14 GDPR) y conservar prueba de su entrega.
hice no presta asesoramiento legal. Estas plantillas tienen una finalidad meramente de apoyo operativo y no constituyen asesoramiento legal, fiscal o de cumplimiento. hice no garantiza que sean exhaustivas o adecuadas al caso específico del Cliente. Se invita al Cliente a hacer validar los textos por su propio abogado o Delegado de Protección de Datos (DPO) antes de su uso, en particular para los tratamientos de candidatos y en el contexto de la selección de personal.
Por qué hice pone a disposición estas plantillas. Ayudar al Cliente a cumplir también protege a hice: un Responsable informado y en regla reduce el riesgo para toda la cadena del tratamiento. Queda firme que el Cliente garantiza disponer de una base jurídica para cargar y hacer tratar a hice los datos personales de terceros (cfr. _foundation.md §4.5 y las Condiciones Generales del Servicio, condizioni-generali-servizio.md).
Cómo adaptar las plantillas. Las eventuales partes que queden entre [CORCHETES] (p. ej. plazos de conservación, fecha y versión) son valores indicativos que deben confirmarse o sustituirse. Los bloques entre «comillas angulares» indican opciones alternativas o porciones que deben incluirse/eliminarse según el caso. Las notas en cursiva entre paréntesis son instrucciones para quien completa y deben eliminarse de la versión final. La lista completa de los elementos a revisar está al final (§4, «Por completar»).

1. Plantilla A — Aviso de privacidad para candidatos (recruiting)

Cuándo usarla. Para entregar a las personas que envían una candidatura o cuyos datos (CV, datos de contacto) el Cliente introduce en hice con fines de selección de personal. El aviso debe proporcionarse en el momento de la recopilación de los datos (p. ej. en el formulario de candidatura, en el anuncio, en la primera comunicación) o, si los datos se recopilan a través de terceros (p. ej. bases de datos, recomendaciones), dentro del plazo de un mes y, en todo caso, en la primera comunicación con el interesado (arts. 13–14 GDPR).

Notas de adaptación específicas de la Plantilla A.

La sección sobre conservación refleja los valores por defecto aplicados por la función de retención de candidatos de hice (véase §1, punto 6 de la plantilla). Son valores por defecto prudenciales de producto, no un dictamen legal: el Cliente los confirma o los modifica según su propia valoración y la práctica de su país/sector.
La sección sobre herramientas automatizadas de matching debe mantenerse solo si el Cliente utiliza la funcionalidad de matching de candidatos ↔ oportunidades de hice. Si no la utiliza, debe eliminarse.

AVISO SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS CANDIDATOS

(conforme a los arts. 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 — «GDPR»)

1. Responsable del tratamiento

El Responsable del tratamiento de sus datos personales es el Cliente ante el que presentó su candidatura, es decir, el sujeto (empresa o profesional) que le puso a disposición el presente aviso. Los datos de contacto del Responsable (domicilio, identificación fiscal, correo electrónico y, si está disponible, PEC) se los comunica directamente el Cliente, incluso a través del anuncio de selección o de las comunicaciones relativas a su candidatura.

«(Incluir si está designado:) El Delegado de Protección de Datos (DPO) del Cliente, si lo hubiera, puede ser contactado a través de los mismos canales.»

2. Qué datos tratamos (categorías de datos)

Tratamos los datos personales que usted nos proporciona al postularse o que recopilamos en el marco del proceso de selección, en particular:

datos identificativos y de contacto (p. ej. nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, datos de contacto);

datos contenidos en el currículum vitae y en los anexos (experiencia profesional, formación, competencias, idiomas) y toda información que usted introduzca espontáneamente en la candidatura o que surja en las entrevistas;

eventuales notas de evaluación redactadas durante el proceso de selección.

«(Incluir SOLO si es pertinente — véase la nota más abajo:) Le solicitamos que no incluya categorías especiales de datos (art. 9 GDPR: origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, datos relativos a la salud, a la orientación sexual, etc.) ni datos judiciales, salvo que sean estrictamente necesarios y expresamente requeridos por nosotros para el puesto específico. En caso de que tales datos surjan, serán tratados solo dentro de los límites permitidos por la ley y, cuando sea necesario, previo consentimiento suyo.»

3. Por qué tratamos sus datos (finalidades)

Sus datos se tratan para: a) gestionar su candidatura y llevar a cabo el proceso de selección y evaluación del personal para el puesto de su interés; b) evaluar su perfil respecto de puestos abiertos, incluso distintos de aquel para el que se postuló, «(si está previsto:) dentro de los límites indicados en el punto 6 (conservación)»; c) contactarlo para las comunicaciones relativas al proceso de selección; d) «(si está previsto:) cumplir con obligaciones legales relacionadas con la selección y, en caso de resultado positivo, iniciar las actividades previas a la contratación».

4. Sobre qué base jurídica tratamos sus datos

Según la finalidad, la base jurídica es:

la ejecución de medidas precontractuales adoptadas a solicitud suya (art. 6, ap. 1, lit. b, GDPR), para la gestión y evaluación de su candidatura;

nuestro interés legítimo (art. 6, ap. 1, lit. f, GDPR) en identificar perfiles adecuados a nuestras necesidades organizativas, «(si está previsto:) incluyendo evaluarlo para puestos distintos y conservar su candidatura para futuras oportunidades»; dicho interés se pondera con sus derechos y libertades;

su consentimiento (art. 6, ap. 1, lit. a, GDPR) cuando se requiera, por ejemplo «para la conservación del CV más allá de la selección específica con fines de futuras búsquedas de personal» «y para el tratamiento de eventuales categorías especiales de datos»; el consentimiento es facultativo y revocable en cualquier momento, sin perjuicio de la licitud del tratamiento realizado antes de la revocación;

el cumplimiento de obligaciones legales a las que estamos sujetos (art. 6, ap. 1, lit. c, GDPR), cuando corresponda.

(Nota para quien completa: elegir la(s) base(s) jurídica(s) efectivamente aplicable(s) a la propia organización y eliminar las demás. Si se recurre al interés legítimo, conservar el resultado de la ponderación.)

5. Herramientas automatizadas de apoyo a la selección

«(Incluir SOLO si se utiliza la funcionalidad de matching de hice; de lo contrario, eliminar todo el punto 5.)

Para organizar y agilizar la selección utilizamos, dentro de la plataforma de gestión que empleamos (véase el punto 8), una herramienta automatizada de apoyo al matching que compara la información de su perfil (p. ej. competencias, experiencia) con los requisitos de los puestos abiertos y propone un ordenamiento de los perfiles para facilitar su consulta por parte de nuestros seleccionadores.

Dicha herramienta tiene una función de mera asistencia: no toma decisiones de forma automatizada sobre su candidatura. La evaluación y la decisión final quedan siempre en manos de una persona de nuestro equipo. En consecuencia, no existe un proceso de decisión enteramente automatizado que produzca efectos jurídicos o que le afecte de modo similarmente significativo (art. 22 GDPR).

En todo caso, usted tiene derecho a obtener la intervención humana por nuestra parte, a expresar su opinión, a impugnar el resultado y a recibir información significativa sobre la lógica de la herramienta de apoyo y sobre las consecuencias del tratamiento. Para ejercer tales derechos puede contactarnos en los datos del punto 1.»

6. Durante cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos los datos de su candidatura durante el tiempo necesario para la selección y, posteriormente, durante un período orientado a futuras oportunidades, según los siguientes plazos máximos de conservación, que comienzan a contar desde la fecha de incorporación de la candidatura:

[24] meses si operamos en la Unión Europea o en el Espacio Económico Europeo (EEE);

[12] meses si operamos en el Reino Unido;

[24] meses en los demás países.

Al vencimiento, los datos se eliminan o se anonimizan, salvo que una obligación legal o el ejercicio/defensa de un derecho en sede judicial impongan una conservación ulterior. Puede solicitarnos en cualquier momento la eliminación anticipada de sus datos (véase el punto 9).

(Nota para quien completa: los plazos indicados son los valores por defecto aplicados por la plataforma en función del país; verifíquelos y adáptelos a su propia valoración, a su sector y a las indicaciones de la autoridad competente. Indicar un solo plazo si se opera en un único país.)

7. A quién comunicamos sus datos (destinatarios)

Sus datos pueden ser tratados por el personal autorizado de nuestra organización y comunicados a sujetos que nos prestan servicios instrumentales a la selección, designados Encargados del tratamiento cuando concurran los presupuestos, entre ellos el proveedor de la plataforma de gestión indicada en el punto 8. «(Agregar eventuales otros destinatarios: p. ej. sociedades del grupo, agencias de empleo, asesores.)» Sus datos no se difunden ni se ceden a terceros con fines de marketing sin su consentimiento.

8. Herramienta de gestión utilizada y su encargado

Para la gestión del proceso de selección nos servimos de la plataforma hice, suministrada por CONSOO S.R.L.S. (NIF/RFC/ID FISCAL IT13823860963, REA MI-2745733), con domicilio en Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milán (MI), Italia, PEC consoo@pec.it, correo electrónico info@hice.ai, que actúa en calidad de Encargado del tratamiento por nuestra cuenta, sobre la base de un acuerdo conforme al art. 28 GDPR.

9. Transferencias de los datos a países fuera del EEE

«(Incluir/adaptar según la propia situación.) Los datos se tratan con prioridad dentro de la Unión Europea/EEE. En caso de que proveedores individuales impliquen una transferencia a países fuera del EEE, esta se realiza en presencia de garantías adecuadas conforme a los arts. 44 y ss. GDPR (p. ej. Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea o decisión de adecuación). Puede solicitarnos copia o indicación de tales garantías en los datos del punto 1.»

10. Sus derechos

En calidad de interesado, usted tiene derecho, dentro de los límites de la ley, a:

acceder a sus datos y obtener copia de ellos (art. 15);

solicitar su rectificación (art. 16) y su supresión (art. 17);

obtener la limitación del tratamiento (art. 18);

oponerse al tratamiento fundado en el interés legítimo (art. 21);

solicitar la portabilidad de los datos que nos ha proporcionado (art. 20), cuando corresponda;

revocar el consentimiento eventualmente prestado, en cualquier momento, sin perjuicio de la licitud de los tratamientos anteriores (art. 7);

obtener la intervención humana y ejercer los derechos indicados en el punto 5, cuando sea pertinente.

Para ejercer sus derechos puede escribirnos a los datos del punto 1. Le daremos respuesta en los plazos de ley.

11. Reclamación ante la autoridad de control

Asimismo, tiene derecho a presentar reclamación ante la autoridad de control competente. En Italia es el Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). «(Si opera en otro país, indicar la autoridad nacional competente.)»

12. Naturaleza del suministro de los datos

El suministro de los datos necesarios para la gestión de la candidatura es facultativo, pero su eventual falta de suministro puede hacer imposible evaluar su candidatura.

Fecha de última actualización: [FECHA]. Versión: [VERSIÓN].

2. Plantilla B — Aviso de privacidad para empleados y colaboradores

Cuándo usarla. Para entregar a las personas físicas cuya relación laboral o de colaboración el Cliente gestiona dentro de hice (empleados, colaboradores, consultores, incluso freelance), con referencia a los tratamientos realizados a través de la plataforma (datos identificativos, timesheet, notas de gastos, proyectos, organigrama, calendario, etc.). Debe proporcionarse, por regla general, al inicio de la relación o en la primera incorporación de los datos a la plataforma.

Notas de adaptación específicas de la Plantilla B. Esta plantilla cubre los tratamientos típicamente efectuados en hice. La relación laboral conlleva, sin embargo, muchos otros tratamientos (nóminas, previsión social, vigilancia sanitaria, etc.) que quedan fuera de la plataforma: el Cliente debe integrar el aviso con tales tratamientos o remitir a su propio aviso general para los trabajadores. Asimismo, deben respetarse, cuando corresponda, las normas laborales nacionales (en Italia, entre otras, el art. 4 del Estatuto de los Trabajadores en materia de instrumentos de trabajo y control a distancia).

AVISO SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS Y COLABORADORES

(conforme al art. 13 del Reglamento (UE) 2016/679 — «GDPR»)

1. Responsable del tratamiento

El Responsable del tratamiento es el Cliente, en su calidad de empleador o comitente para el que usted presta su actividad laboral o de colaboración. Los datos de contacto del Responsable (domicilio, identificación fiscal, correo electrónico y, si está disponible, PEC) se los comunica directamente el Cliente, incluso a través del contrato o de las comunicaciones internas ordinarias. «(Si está designado:) El Delegado de Protección de Datos (DPO) del Cliente, si lo hubiera, puede ser contactado a través de los mismos canales.»

2. Ámbito del aviso

El presente aviso se refiere a los tratamientos de sus datos personales efectuados a través de la plataforma de gestión hice (véase el punto 7) para la gestión de su relación laboral/de colaboración. «(Si corresponde:) Para los tratamientos adicionales relacionados con la relación (p. ej. elaboración de las retribuciones, cumplimientos de previsión social y fiscales, vigilancia sanitaria) se remite al aviso general para el personal [REFERENCIA/ANEXO].»

3. Qué datos tratamos (categorías de datos)

En el marco de la plataforma tratamos, según su rol:

datos identificativos y de contacto (nombre, apellidos, correo electrónico corporativo, teléfono, rol, categoría profesional);

datos relativos a la organización (posición en el organigrama, equipo, responsables y subordinados);

datos de registro de la actividad: horas trabajadas y presencias (timesheet), asignación a proyectos y actividades;

notas de gastos y los correspondientes justificantes, datos para el reembolso;

datos relativos a ausencias/permisos/vacaciones «(si se gestionan en la plataforma)»;

datos de calendario y comunicaciones «(si se activa la sincronización o el chat interno)»;

eventuales datos de acceso y registros técnicos (logs) de uso de la plataforma.

«(Incluir solo si efectivamente se tratan:) Eventuales categorías especiales de datos (p. ej. datos idóneos para revelar el estado de salud relacionados con ausencias) se tratan solo si es necesario y dentro de los límites permitidos por la normativa laboral y el art. 9 GDPR.»

4. Por qué tratamos sus datos (finalidades)

Los datos se tratan para: a) la gestión de la relación laboral/de colaboración y la organización de la actividad; b) el registro y gestión de las horas y de las presencias (timesheet) y el registro sobre proyectos; c) la gestión de las notas de gastos y de los correspondientes reembolsos; d) la gestión del organigrama y de los procesos de autorización/aprobación internos; e) «(si corresponde:) la gestión de ausencias, permisos y vacaciones, de calendario y de las comunicaciones internas»; f) el cumplimiento de obligaciones legales relacionadas con la relación y la seguridad de los sistemas de información.

5. Sobre qué base jurídica tratamos sus datos

Según la finalidad, la base jurídica es:

la ejecución del contrato de trabajo/colaboración del que usted es parte o de medidas precontractuales (art. 6, ap. 1, lit. b, GDPR);

el cumplimiento de obligaciones legales a las que estamos sujetos (art. 6, ap. 1, lit. c, GDPR), incluidas obligaciones en materia laboral, fiscal, contable y de seguridad;

nuestro interés legítimo (art. 6, ap. 1, lit. f, GDPR) en una correcta organización de la actividad, en el registro interno y en la seguridad de los sistemas, ponderado con sus derechos;

para eventuales categorías especiales de datos, las condiciones del art. 9 GDPR, en particular las obligaciones y los derechos en materia de derecho laboral y protección social (art. 9, ap. 2, lit. b).

6. A quién comunicamos sus datos (destinatarios)

Los datos se tratan por el personal autorizado (p. ej. responsables, administración, recursos humanos) y pueden comunicarse a sujetos que nos prestan servicios instrumentales, designados Encargados del tratamiento cuando concurran los presupuestos, entre ellos el proveedor de la plataforma indicado en el punto 7, «(agregar eventuales otros: p. ej. asesor laboral, sociedades del grupo, entidades de previsión social/fiscales conforme a la ley)».

7. Herramienta de gestión utilizada y su encargado

Para la gestión utilizamos la plataforma hice, suministrada por CONSOO S.R.L.S. (NIF/RFC/ID FISCAL IT13823860963, REA MI-2745733), con domicilio en Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milán (MI), Italia, PEC consoo@pec.it, correo electrónico info@hice.ai, que actúa en calidad de Encargado del tratamiento por nuestra cuenta conforme al art. 28 GDPR.

8. Transferencias de los datos a países fuera del EEE

«(Incluir/adaptar.) Los datos se tratan con prioridad en la Unión Europea/EEE. Eventuales transferencias a países fuera del EEE se realizan en presencia de garantías adecuadas conforme a los arts. 44 y ss. GDPR (p. ej. Cláusulas Contractuales Tipo o decisión de adecuación). Puede solicitarnos información en los datos del punto 1.»

9. Durante cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos los datos durante la duración de la relación y, posteriormente, durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales (p. ej. fiscales, de cotización, contables) y para hacer valer o defender un derecho en sede judicial, según los plazos de ley aplicables. «(Indicar, si están definidos, los plazos específicos: p. ej. datos contables/fiscales [10] años; timesheet y notas de gastos [plazo]; registros técnicos [plazo].)»

10. Sus derechos

Dentro de los límites de la ley, tiene derecho a acceder a sus datos (art. 15), solicitar su rectificación (art. 16) y su supresión (art. 17), obtener la limitación (art. 18) u oponerse al tratamiento fundado en el interés legítimo (art. 21), así como a la portabilidad cuando corresponda (art. 20). Para ejercer sus derechos puede escribirnos a los datos del punto 1.

11. Reclamación ante la autoridad de control

Tiene derecho a presentar reclamación ante la autoridad de control competente. En Italia es el Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). «(Si opera en otro país, indicar la autoridad nacional competente.)»

12. Naturaleza del suministro de los datos

El suministro de los datos necesarios para la gestión de la relación es obligatorio para dar ejecución al contrato y cumplir con las obligaciones legales; la falta de suministro puede hacer imposible la gestión de la relación.

Fecha de última actualización: [FECHA]. Versión: [VERSIÓN].

3. Descargo final

3.1 Las plantillas contenidas en esta página (Plantilla A y Plantilla B) se proporcionan a título ejemplificativo y no exhaustivo. No tienen en cuenta las particularidades del Cliente individual, del sector, del país de operación, de la configuración efectiva del Servicio, ni de eventuales normativas sectoriales o nacionales adicionales respecto del GDPR.

3.2 Es carga exclusiva del Cliente, en su calidad de Responsable del tratamiento, adaptar, integrar, completar y validar las plantillas antes de entregarlas a sus propios interesados, asegurando su conformidad con toda la normativa aplicable y su adecuación al caso concreto. Se recomienda la revisión por parte de un abogado o de un DPO.

3.3 hice (CONSOO S.R.L.S.) pone a disposición las plantillas únicamente como apoyo operativo y no presta con ellas asesoramiento legal. hice no asume ninguna responsabilidad por el uso de las plantillas por parte del Cliente, por su integridad o adecuación, ni por la conformidad de los avisos efectivamente proporcionados a los interesados, que quedan bajo la exclusiva responsabilidad del Cliente.

3.4 Queda firme lo previsto por las Condiciones Generales del Servicio (condizioni-generali-servizio.md), la Política de Privacidad (informativa-privacy.md), el Acuerdo de Tratamiento de Datos (dpa-trattamento-dati.md) y el Aviso de IA y transparencia algorítmica (informativa-ai-trasparenza.md), a los que se remite para la regulación de la relación entre hice y el Cliente y de sus respectivos roles de privacidad.

4. Guía de cumplimentación para el Cliente

Los siguientes elementos están a cargo del Cliente, que los completa en sus propias plantillas:

Elementos que siguen a cargo del Cliente (en ambas plantillas):

[FECHA] y [VERSIÓN] — fecha y versión del aviso del Cliente.
Elección y adaptación de las bases jurídicas, de las finalidades y de los destinatarios efectivamente aplicables; eliminación de los bloques «alternativos» no pertinentes.
Eventual autoridad de control nacional distinta del Garante italiano.

Elementos específicos de la Plantilla A (candidatos):

[24] meses UE/EEE, [12] meses Reino Unido, [24] meses otros países — plazos de conservación: son los valores por defecto de producto de la función de retención de candidatos de hice (mig 0159, candidate_retention_months), que comienzan a contar desde la fecha de incorporación; el Cliente los confirma o los modifica.
Inclusión o eliminación del punto 5 (herramientas automatizadas de matching) según el uso efectivo de la funcionalidad.
Inclusión o eliminación del bloque sobre categorías especiales de datos.

Elementos específicos de la Plantilla B (empleados/colaboradores):

Plazos de conservación específicos (datos contables/fiscales, timesheet, notas de gastos, logs) — punto 9.
Integración con los tratamientos fuera de la plataforma (nóminas, previsión social, vigilancia sanitaria) y remisión al aviso general para el personal.