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Modelli di informativa privacy per il Cliente

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edizione: Unione Europea / Italia

Ultimo aggiornamento: 3 luglio 2026

Nota d'uso — leggere prima di utilizzare i modelli

Questa pagina raccoglie modelli editabili di informativa sulla privacy che il Cliente può consegnare alle persone fisiche i cui dati personali tratta all'interno del Servizio hice: in particolare candidati (recruiting) e dipendenti/collaboratori gestiti nella piattaforma.

Prima di usarli, è indispensabile avere chiari i ruoli e i limiti che seguono.

  1. Il Cliente è Titolare del trattamento, hice è Responsabile. Per i Dati del Cliente — inclusi i dati personali di candidati, dipendenti, collaboratori, contatti — il Titolare del trattamento è il Cliente (art. 4(7) GDPR). hice agisce come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per conto del Cliente, secondo l'Accordo sul Trattamento dei Dati (dpa-trattamento-dati.md). Le presenti informative sono quindi informative del Cliente verso i propri interessati, NON informative di hice. hice vi compare unicamente in qualità di responsabile.

  2. Sono modelli, non documenti pronti all'uso. I testi che seguono sono schemi di partenza da personalizzare e validare a cura del Cliente. Il Cliente deve, come minimo: selezionare e adattare finalità, basi giuridiche e periodi di conservazione alla propria organizzazione, al proprio settore e al Paese in cui opera; eliminare le parti non pertinenti; aggiungere eventuali ulteriori trattamenti, categorie di dati o destinatari che lo riguardano (es. altri fornitori, agenzie, trasferimenti specifici); indicare, se lo ritiene utile, i propri recapiti di contatto in aggiunta a quelli già comunicati ai propri interessati.

  3. Il Cliente è autonomo e unico responsabile della conformità. La scelta, la completezza, l'esattezza e la liceità dell'informativa effettivamente consegnata agli interessati ricadono esclusivamente sul Cliente quale Titolare. Spetta al Cliente verificare la base giuridica di ciascun trattamento, assicurare che l'informativa sia resa prima o al momento della raccolta dei dati (artt. 13–14 GDPR) e tenere prova dell'avvenuta consegna.

  4. hice non fornisce consulenza legale. Questi modelli hanno finalità meramente di supporto operativo e non costituiscono consulenza legale, fiscale o di compliance. hice non garantisce che siano esaustivi o adeguati al caso specifico del Cliente. Il Cliente è invitato a far validare i testi da un proprio legale o Responsabile della protezione dei dati (DPO) prima dell'uso, in particolare per i trattamenti di candidati e nel contesto della selezione del personale.

  5. Perché hice mette a disposizione questi modelli. Aiutare il Cliente a essere conforme tutela anche hice: un Titolare informato e in regola riduce il rischio per tutta la catena del trattamento. Resta fermo che il Cliente garantisce di avere una base giuridica per caricare e far trattare a hice i dati personali di terzi (cfr. _foundation.md §4.5 e le Condizioni Generali di Servizio, condizioni-generali-servizio.md).

  6. Come adattare i modelli. Le eventuali parti residue tra [PARENTESI QUADRE] (es. periodi di conservazione, data e versione) sono valori indicativi da confermare o sostituire. I blocchi tra «parentesi uncinate» indicano scelte alternative o porzioni da includere/eliminare a seconda dei casi. Le note in corsivo tra parentesi sono istruzioni per chi compila e vanno rimosse dalla versione finale. L'elenco completo degli elementi da rivedere è in fondo (§4, «Da completare»).

1. Modello A — Informativa ai candidati (recruiting)

Quando usarlo. Da consegnare alle persone che inviano una candidatura o i cui dati (CV, dati di contatto) il Cliente inserisce in hice ai fini di selezione del personale. L'informativa va resa al momento della raccolta dei dati (es. nel form di candidatura, nell'annuncio, nella prima comunicazione) o, se i dati sono raccolti presso terzi (es. database, segnalazioni), entro un mese e comunque alla prima comunicazione con l'interessato (artt. 13–14 GDPR).

Note di adattamento specifiche del Modello A.

  • La sezione sulla conservazione riflette i valori di default applicati dalla funzione di retention candidati di hice (vedi §1, voce 6 del modello). Sono default prudenziali di prodotto, non un parere legale: il Cliente li conferma o li modifica secondo la propria valutazione e la prassi del proprio Paese/settore.
  • La sezione sugli strumenti automatizzati di matching va mantenuta solo se il Cliente utilizza la funzionalità di matching candidati↔opportunità di hice. Se non la usa, va eliminata.

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CANDIDATI

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 — «GDPR»)

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è il Cliente presso cui ha presentato la Sua candidatura, ossia il soggetto (azienda o professionista) che Le ha messo a disposizione la presente informativa. I recapiti del Titolare (sede legale, P.IVA/C.F., e-mail e, se disponibile, PEC) Le sono comunicati direttamente dal Cliente, anche tramite l'annuncio di selezione o le comunicazioni relative alla Sua candidatura.

«(Includere se nominato:) Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) del Cliente, ove presente, è contattabile tramite i medesimi canali.»

2. Quali dati trattiamo (categorie di dati)

Trattiamo i dati personali che Lei ci fornisce candidandosi o che raccogliamo nell'ambito del processo di selezione, in particolare:

  • dati anagrafici e di contatto (es. nome, cognome, e-mail, telefono, recapiti);
  • dati contenuti nel curriculum vitae e negli allegati (esperienze professionali, formazione, competenze, lingue) e ogni informazione da Lei spontaneamente inserita nella candidatura o emersa nei colloqui;
  • eventuali note di valutazione redatte durante il processo di selezione.

«(Includere SOLO se pertinente — vedi nota sotto:) Le chiediamo di non includere categorie particolari di dati (art. 9 GDPR: origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose, dati relativi alla salute, all'orientamento sessuale, ecc.) né dati giudiziari, salvo che siano strettamente necessari e da noi espressamente richiesti per la specifica posizione. Qualora tali dati emergano, saranno trattati solo nei limiti consentiti dalla legge e, ove necessario, previo Suo consenso.»

3. Perché trattiamo i Suoi dati (finalità)

I Suoi dati sono trattati per: a) gestire la Sua candidatura e svolgere il processo di selezione e valutazione del personale per la posizione di Suo interesse; b) valutare il Suo profilo rispetto a posizioni aperte, anche diverse da quella per cui si è candidato/a, «(se previsto:) nei limiti indicati al punto 6 (conservazione)»; c) contattarLa per le comunicazioni relative all'iter di selezione; d) «(se previsto:) adempiere a obblighi di legge connessi alla selezione e, in caso di esito positivo, avviare le attività propedeutiche all'assunzione».

4. Su quale base giuridica trattiamo i Suoi dati

A seconda della finalità, la base giuridica è:

  • l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR), per la gestione e valutazione della Sua candidatura;
  • il nostro legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) a individuare profili adeguati alle nostre esigenze organizzative, «(se previsto:) incluso valutarLa per posizioni diverse e conservare la Sua candidatura per future opportunità»; tale interesse è bilanciato con i Suoi diritti e libertà;
  • il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR) ove richiesto, ad esempio «per la conservazione del CV oltre la specifica selezione ai fini di future ricerche di personale» «e per il trattamento di eventuali categorie particolari di dati»; il consenso è facoltativo e revocabile in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca;
  • l'adempimento di obblighi legali a cui siamo soggetti (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR), ove applicabili.

(Nota per chi compila: scegliere la/e base/i giuridica/he effettivamente applicabile/i alla propria organizzazione ed eliminare le altre. Se ci si avvale del legittimo interesse, conservare l'esito del bilanciamento.)

5. Strumenti automatizzati di supporto alla selezione

«(Includere SOLO se si utilizza la funzionalità di matching di hice; altrimenti eliminare l'intero punto 5.)

Per organizzare e velocizzare la selezione utilizziamo, all'interno della piattaforma gestionale che adoperiamo (vedi punto 8), uno strumento automatizzato di supporto al matching che confronta le informazioni del Suo profilo (es. competenze, esperienze) con i requisiti delle posizioni aperte e propone un ordinamento dei profili per facilitarne la consultazione da parte dei nostri selezionatori.

Tale strumento ha funzione di mero ausilio: non assume decisioni in modo automatizzato sulla Sua candidatura. La valutazione e la decisione finale sono sempre rimesse a una persona del nostro team. Di conseguenza, non sussiste un processo decisionale interamente automatizzato che produca effetti giuridici o incida in modo analogo significativamente su di Lei (art. 22 GDPR).

In ogni caso, Lei ha diritto a ottenere l'intervento umano da parte nostra, a esprimere la propria opinione, a contestare l'esito e a ricevere informazioni significative sulla logica dello strumento di supporto e sulle conseguenze del trattamento. Per esercitare tali diritti può contattarci ai recapiti del punto 1.»

6. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati

Conserviamo i dati della Sua candidatura per il tempo necessario alla selezione e, successivamente, per un periodo orientato a future opportunità, secondo i seguenti periodi massimi di conservazione, che decorrono dalla data di inserimento della candidatura:

  • [24] mesi se operiamo nell'Unione Europea o nello Spazio Economico Europeo (SEE);
  • [12] mesi se operiamo nel Regno Unito;
  • [24] mesi negli altri Paesi.

Alla scadenza, i dati vengono cancellati o resi anonimi, salvo che un obbligo di legge o l'esercizio/difesa di un diritto in sede giudiziaria ne imponga una conservazione ulteriore. Può chiederci in qualsiasi momento la cancellazione anticipata dei Suoi dati (vedi punto 9).

(Nota per chi compila: i periodi indicati sono i valori di default applicati dalla piattaforma in base al Paese; verificarli e adeguarli alla propria valutazione, al proprio settore e alle indicazioni dell'autorità competente. Indicare un solo periodo se si opera in un unico Paese.)

7. A chi comunichiamo i Suoi dati (destinatari)

I Suoi dati possono essere trattati dal personale autorizzato della nostra organizzazione e comunicati a soggetti che ci forniscono servizi strumentali alla selezione, nominati Responsabili del trattamento ove ne ricorrano i presupposti, tra cui il fornitore della piattaforma gestionale indicata al punto 8. «(Aggiungere eventuali altri destinatari: es. società del gruppo, agenzie per il lavoro, consulenti.)» I Suoi dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità di marketing senza il Suo consenso.

8. Strumento gestionale utilizzato e relativo responsabile

Per la gestione del processo di selezione ci avvaliamo della piattaforma hice, fornita da CONSOO S.R.L.S. (P.IVA/C.F. IT13823860963, REA MI-2745733), con sede in Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milano (MI), Italia, PEC consoo@pec.it, e-mail info@hice.ai, che agisce in qualità di Responsabile del trattamento per nostro conto, sulla base di un accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR.

9. Trasferimenti dei dati verso Paesi extra-SEE

«(Includere/adattare in base alla propria situazione.) I dati sono trattati in via prioritaria all'interno dell'Unione Europea/SEE. Qualora singoli fornitori comportino un trasferimento verso Paesi extra-SEE, esso avviene in presenza di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 ss. GDPR (es. Clausole Contrattuali Tipo della Commissione Europea o decisione di adeguatezza). Può richiederci copia o indicazione di tali garanzie ai recapiti del punto 1.»

10. I Suoi diritti

In qualità di interessato, Lei ha diritto, nei limiti di legge, di:

  • accedere ai Suoi dati e ottenerne copia (art. 15);
  • chiederne la rettifica (art. 16) e la cancellazione (art. 17);
  • ottenere la limitazione del trattamento (art. 18);
  • opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21);
  • richiedere la portabilità dei dati che ci ha fornito (art. 20), ove applicabile;
  • revocare il consenso eventualmente prestato, in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità dei trattamenti precedenti (art. 7);
  • ottenere l'intervento umano ed esercitare i diritti indicati al punto 5, ove pertinente.

Per esercitare i Suoi diritti può scriverci ai recapiti del punto 1. Le daremo riscontro nei termini di legge.

11. Reclamo all'autorità di controllo

Ha inoltre diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). «(Se operate in altro Paese, indicare l'autorità nazionale competente.)»

12. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alla gestione della candidatura è facoltativo, ma l'eventuale mancato conferimento può rendere impossibile valutare la Sua candidatura.

Data ultimo aggiornamento: [DATA]. Versione: [VERSIONE].

2. Modello B — Informativa a dipendenti e collaboratori

Quando usarlo. Da consegnare alle persone fisiche il cui rapporto di lavoro o di collaborazione il Cliente gestisce all'interno di hice (dipendenti, collaboratori, consulenti, anche freelance), con riferimento ai trattamenti svolti tramite la piattaforma (anagrafica, timesheet, note spese, progetti, organigramma, calendario, ecc.). Va resa, di norma, all'instaurazione del rapporto o al primo inserimento dei dati nella piattaforma.

Note di adattamento specifiche del Modello B. Questo modello copre i trattamenti tipicamente effettuati in hice. Il rapporto di lavoro comporta però molti altri trattamenti (buste paga, previdenza, sorveglianza sanitaria, ecc.) che esulano dalla piattaforma: il Cliente deve integrare l'informativa con tali trattamenti o rinviare alla propria informativa generale per i lavoratori. Vanno inoltre rispettate, ove applicabili, le norme giuslavoristiche nazionali (in Italia, tra l'altro, l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori in materia di strumenti di lavoro e controllo a distanza).

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DI DIPENDENTI E COLLABORATORI

(ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 — «GDPR»)

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è il Cliente, quale datore di lavoro o committente presso cui Lei presta la Sua attività lavorativa o di collaborazione. I recapiti del Titolare (sede legale, P.IVA/C.F., e-mail e, se disponibile, PEC) Le sono comunicati direttamente dal Cliente, anche tramite il contratto o le comunicazioni aziendali ordinarie. «(Se nominato:) Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) del Cliente, ove presente, è contattabile tramite i medesimi canali.»

2. Ambito dell'informativa

La presente informativa riguarda i trattamenti dei Suoi dati personali effettuati attraverso la piattaforma gestionale hice (vedi punto 7) per la gestione del Suo rapporto di lavoro/collaborazione. «(Se applicabile:) Per gli ulteriori trattamenti connessi al rapporto (es. elaborazione delle retribuzioni, adempimenti previdenziali e fiscali, sorveglianza sanitaria) si rinvia all'informativa generale per il personale [RIFERIMENTO/ALLEGATO].»

3. Quali dati trattiamo (categorie di dati)

Nell'ambito della piattaforma trattiamo, a seconda del Suo ruolo:

  • dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, e-mail aziendale, telefono, ruolo, inquadramento);
  • dati relativi all'organizzazione (posizione nell'organigramma, team, responsabili e riporti);
  • dati di rendicontazione dell'attività: ore lavorate e presenze (timesheet), assegnazione a progetti e attività;
  • note spese e relativi giustificativi, dati per il rimborso;
  • dati relativi a assenze/permessi/ferie «(se gestiti in piattaforma)»;
  • dati di calendario e comunicazioni «(se attivata la sincronizzazione o la chat interna)»;
  • eventuali dati di accesso e log tecnici d'uso della piattaforma.

«(Includere solo se effettivamente trattate:) Eventuali categorie particolari di dati (es. dati idonei a rivelare lo stato di salute connessi ad assenze) sono trattate solo se necessario e nei limiti consentiti dalla normativa giuslavoristica e dall'art. 9 GDPR.»

4. Perché trattiamo i Suoi dati (finalità)

I dati sono trattati per: a) la gestione del rapporto di lavoro/collaborazione e l'organizzazione dell'attività; b) la rilevazione e gestione delle ore e delle presenze (timesheet) e la rendicontazione su progetti; c) la gestione delle note spese e dei relativi rimborsi; d) la gestione dell'organigramma e dei processi autorizzativi/approvativi interni; e) «(se applicabile:) la gestione di assenze, permessi e ferie, di calendario e delle comunicazioni interne»; f) l'adempimento di obblighi di legge connessi al rapporto e la sicurezza dei sistemi informativi.

5. Su quale base giuridica trattiamo i Suoi dati

A seconda della finalità, la base giuridica è:

  • l'esecuzione del contratto di lavoro/collaborazione di cui Lei è parte o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);
  • l'adempimento di obblighi legali a cui siamo soggetti (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR), inclusi obblighi in materia di lavoro, fiscali, contabili e di sicurezza;
  • il nostro legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) a una corretta organizzazione dell'attività, alla rendicontazione interna e alla sicurezza dei sistemi, bilanciato con i Suoi diritti;
  • per eventuali categorie particolari di dati, le condizioni dell'art. 9 GDPR, in particolare gli obblighi e i diritti in materia di diritto del lavoro e protezione sociale (art. 9, par. 2, lett. b).

6. A chi comunichiamo i Suoi dati (destinatari)

I dati sono trattati dal personale autorizzato (es. responsabili, amministrazione, risorse umane) e possono essere comunicati a soggetti che ci forniscono servizi strumentali, nominati Responsabili del trattamento ove ne ricorrano i presupposti, tra cui il fornitore della piattaforma indicato al punto 7, «(aggiungere eventuali altri: es. consulente del lavoro, società del gruppo, enti previdenziali/fiscali secondo legge)».

7. Strumento gestionale utilizzato e relativo responsabile

Per la gestione utilizziamo la piattaforma hice, fornita da CONSOO S.R.L.S. (P.IVA/C.F. IT13823860963, REA MI-2745733), con sede in Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milano (MI), Italia, PEC consoo@pec.it, e-mail info@hice.ai, che agisce in qualità di Responsabile del trattamento per nostro conto ai sensi dell'art. 28 GDPR.

8. Trasferimenti dei dati verso Paesi extra-SEE

«(Includere/adattare.) I dati sono trattati in via prioritaria nell'Unione Europea/SEE. Eventuali trasferimenti verso Paesi extra-SEE avvengono in presenza di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 ss. GDPR (es. Clausole Contrattuali Tipo o decisione di adeguatezza). Può richiederci informazioni ai recapiti del punto 1.»

9. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati

Conserviamo i dati per la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge (es. fiscali, contributivi, contabili) e a far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, secondo i termini di legge applicabili. «(Indicare, se definiti, i periodi specifici: es. dati contabili/fiscali [10] anni; timesheet e note spese [periodo]; log tecnici [periodo].)»

10. I Suoi diritti

Nei limiti di legge, ha diritto di accedere ai Suoi dati (art. 15), chiederne la rettifica (art. 16) e la cancellazione (art. 17), ottenere la limitazione (art. 18) o opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21), nonché alla portabilità ove applicabile (art. 20). Per esercitare i diritti può scriverci ai recapiti del punto 1.

11. Reclamo all'autorità di controllo

Ha diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). «(Se operate in altro Paese, indicare l'autorità nazionale competente.)»

12. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari alla gestione del rapporto è obbligatorio per dare esecuzione al contratto e adempiere agli obblighi di legge; il mancato conferimento può rendere impossibile la gestione del rapporto.

Data ultimo aggiornamento: [DATA]. Versione: [VERSIONE].

3. Disclaimer finale

3.1 I modelli contenuti in questa pagina (Modello A e Modello B) sono forniti a titolo esemplificativo e non esaustivo. Non tengono conto delle specificità del singolo Cliente, del settore, del Paese di operatività, della configurazione effettiva del Servizio, né di eventuali normative di settore o nazionali ulteriori rispetto al GDPR.

3.2 È onere esclusivo del Cliente, in qualità di Titolare del trattamento, adattare, integrare, completare e validare i modelli prima di consegnarli ai propri interessati, assicurandone la conformità a tutta la normativa applicabile e l'adeguatezza al caso concreto. Si raccomanda la revisione da parte di un legale o di un DPO.

3.3 hice (CONSOO S.R.L.S.) mette a disposizione i modelli unicamente come supporto operativo e non fornisce con essi consulenza legale. hice non assume alcuna responsabilità per l'uso dei modelli da parte del Cliente, per la loro completezza o adeguatezza, né per la conformità delle informative effettivamente rese agli interessati, che restano di esclusiva responsabilità del Cliente.

3.4 Resta fermo quanto previsto dalle Condizioni Generali di Servizio (condizioni-generali-servizio.md), dall'Informativa Privacy (informativa-privacy.md), dall'Accordo sul Trattamento dei Dati (dpa-trattamento-dati.md) e dall'Informativa AI e trasparenza algoritmica (informativa-ai-trasparenza.md), cui si rinvia per la disciplina del rapporto tra hice e il Cliente e dei rispettivi ruoli privacy.

4. Guida alla compilazione per il Cliente

I seguenti elementi sono a cura del Cliente, che li compila nei propri modelli:

Elementi ancora a cura del Cliente (in entrambi i modelli):

  1. [DATA] e [VERSIONE] — data e versione dell'informativa del Cliente.
  2. Scelta e adattamento delle basi giuridiche, delle finalità e dei destinatari effettivamente applicabili; eliminazione dei blocchi «alternativi» non pertinenti.
  3. Eventuale autorità di controllo nazionale diversa dal Garante italiano.

Elementi specifici del Modello A (candidati):

  1. [24] mesi UE/SEE, [12] mesi Regno Unito, [24] mesi altri Paesi — periodi di conservazione: sono i default di prodotto della funzione retention candidati di hice (mig 0159, candidate_retention_months), decorrenti dalla data di inserimento; il Cliente li conferma o li modifica.
  2. Inclusione o eliminazione del punto 5 (strumenti automatizzati di matching) a seconda dell'uso effettivo della funzionalità.
  3. Inclusione o eliminazione del blocco su categorie particolari di dati.

Elementi specifici del Modello B (dipendenti/collaboratori):

  1. Periodi di conservazione specifici (dati contabili/fiscali, timesheet, note spese, log) — punto 9.
  2. Integrazione con i trattamenti fuori piattaforma (buste paga, previdenza, sorveglianza sanitaria) e rinvio all'informativa generale per il personale.