Instruções de Uso do Sistema de IA (para o Operador/Implantador)

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edição: Brasil (português)

Última atualização: 3 de julho de 2026

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1. Finalidade, destinatários e quadro normativo

1.1 O que são estas instruções

O presente documento contém as instruções de uso do sistema de inteligência artificial de matching de candidatos ↔ oportunidades integrado no Serviço hice. São fornecidas pela CONSOO S.R.L.S. («hice», o Fornecedor) na sua qualidade de fornecedor (provider) do sistema, nos termos do artigo 13 do Regulamento (UE) 2024/1689 sobre inteligência artificial (doravante «AI Act»), que impõe ao fornecedor de um sistema de IA de alto risco a obrigação de acompanhá-lo de instruções de uso claras, completas e compreensíveis para o utilizador.

O matching de candidatos, enquanto sistema de IA destinado a ser utilizado para a seleção de pessoal e para decisões relativas à relação de trabalho, é qualificado como sistema de IA «de alto risco» (Anexo III do AI Act, âmbito trabalho/seleção de pessoal). Para o detalhe da classificação e da distribuição de funções, remete-se à Informação sobre IA (§1.4 e §7).

1.2 Destinatários — o Cliente como «operador/implantador»

Estas instruções dirigem-se ao Cliente que utiliza o matching de candidatos no âmbito da sua própria atividade para selecionar pessoal. Nessa qualidade, o Cliente atua como:

• operador/implantador (deployer) do sistema de IA de alto risco na aceção do AI Act;
• Controlador dos dados dos candidatos nos termos do RGPD (Reg. UE 2016/679); e
• empregador / decisor relativamente ao processo de seleção.

O Cliente é obrigado a ler, compreender e respeitar as presentes instruções e a disponibilizá-las aos Usuários que empregam concretamente a funcionalidade.

1.3 Relação com os demais documentos

Estas instruções são complementares e devem ser lidas em conjunto com:

• a Informação sobre o Uso da Inteligência Artificial e Transparência Algorítmica (informativa-ai-trasparenza.md), que descreve em detalhe todas as Funcionalidades de IA do Serviço, o funcionamento do matching e a distribuição de funções fornecedor/operador-implantador;
• as Condições Gerais do Serviço (condizioni-generali-servizio.md);
• a Informação de Privacidade (informativa-privacy.md), para os dados de que a hice é Controlador;
• o Acordo de Tratamento de Dados — DPA (dpa-trattamento-dati.md), para os Dados do Cliente de que a hice é Operador;
• os Modelos de informação para o Cliente (modelli-informative-cliente.md), que o Cliente entrega aos seus próprios titulares dos dados (em primeiro lugar, os candidatos);
• a Política de Uso Aceitável (politica-uso-accettabile.md).

Os termos com inicial maiúscula têm o significado definido nas Condições Gerais do Serviço e no glossário compartilhado (Serviço, Cliente, Usuário, Tenant, Dados do Cliente, Funcionalidades de IA, Controlador, Operador, Titular dos dados).

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2. Finalidade e limites do sistema

2.1 O que faz o matching de candidatos

O matching de candidatos ↔ oportunidades produz uma lista ordenada (ranking) de candidatos ou consultores potencialmente pertinentes relativamente a uma oportunidade ou posição, ou relativamente a uma busca textual. É uma ferramenta de apoio que ajuda o selecionador a identificar, dentro dos dados do seu próprio Tenant, os perfis a tomar em consideração e avaliar.

O ranking é produzido por um motor de comparação determinístico que opera sobre perfis normalizados: a pontuação é calculada segundo critérios predefinidos (por exemplo, correspondência entre competências, função, nível de senioridade, área de disponibilidade) relativamente aos requisitos da oportunidade. A montante, de forma não síncrona em relação à busca, os perfis podem ser normalizados/enriquecidos (por exemplo, para uniformizar denominações de competências e funções) também com o apoio dos modelos de inteligência artificial; essa fase realiza-se uma única vez por perfil, em segundo plano, e não determina por si só qualquer resultado de seleção. Para o detalhe técnico remete-se à Informação sobre IA (§3.2).

2.2 O que o matching de candidatos NÃO faz

O sistema é um apoio à decisão humana. Em particular, o matching:

• não toma decisões sobre o candidato e não substitui a avaliação da pessoa encarregada da seleção;
• não seleciona, não descarta e não exclui automaticamente nenhum candidato;
• não exprime um juízo definitivo de idoneidade ou não idoneidade: a ordem e a pontuação são apenas uma indicação de pertinência relativamente aos critérios definidos;
• não detecta a confiabilidade, a honestidade nem características pessoais do candidato que não possam ser deduzidas dos dados estruturados de perfil.

A decisão sobre entrevistas, avanços no processo, exclusões ou contratações permanece sempre e integralmente nas mãos de uma pessoa (o Usuário do Cliente).

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3. Obrigação de supervisão humana

3.1 Supervisão humana efetiva

O Cliente, enquanto operador/implantador, deve confiar a supervisão do sistema a pessoas físicas competentes, dotadas da autoridade, da formação e das informações necessárias para compreender o seu funcionamento e os seus limites. A supervisão deve ser efetiva e substancial, não meramente formal: a pessoa encarregada deve ser capaz de interpretar corretamente o resultado, de não confiar acriticamente nele e de desconsiderar, ignorar ou reverter o ranking proposto quando a avaliação profissional o exigir.

Em concreto, antes de adotar qualquer decisão que incida sobre um candidato, uma pessoa deve examinar os perfis quanto ao mérito (currículo, experiência, notas de entrevista e qualquer outra informação pertinente) e não se limitar a acolher a ordem devolvida pelo sistema.

3.2 Proibição de decisões de seleção automatizadas

É proibido utilizar o matching de candidatos para adotar decisões de seleção baseadas unicamente num tratamento automatizado, desprovidas de uma intervenção humana significativa, que produzam efeitos jurídicos ou afetem de modo análogo significativamente os candidatos (art. 22, n.º 1, RGPD). Estão compreendidos nessa proibição, a título de exemplo, o descarte automático dos perfis abaixo de um determinado limiar de pontuação, o avanço automático dos perfis situados no topo do ranking ou qualquer outra forma de filtro ou seleção que não preveja uma avaliação humana caso a caso.

O sistema foi concebido como apoio não decisório; o Cliente não deve configurar nem empregar o seu próprio processo de modo a transformá-lo, de fato, numa decisão automatizada. Fica ressalvado o direito do Titular dos dados, caso um tratamento integre de qualquer modo uma decisão automatizada na aceção do art. 22 RGPD, de obter a intervenção humana, de exprimir a sua opinião e de contestar a decisão, direito a exercer perante o Controlador (o Cliente); ver a Informação sobre IA (§6) e o §7 das presentes instruções.

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4. Obrigação de informar os candidatos

O Cliente, enquanto Controlador e empregador/decisor, é obrigado a informar os candidatos e, quando relevante, os trabalhadores do uso de ferramentas automatizadas no processo de seleção e avaliação, de forma transparente e antes do início do tratamento. A informação deve indicar, em particular, a existência do apoio automatizado, as suas finalidades, a lógica em termos gerais e o fato de que a decisão final cabe a uma pessoa.

Esta obrigação decorre tanto do RGPD (arts. 13–14 e, quando aplicável, art. 22) como das obrigações de transparência do AI Act perante as pessoas afetadas pelo uso do sistema. Para facilitar o cumprimento, a hice disponibiliza os Modelos de informação para o Cliente (modelli-informative-cliente.md), que o Cliente deve adaptar à sua própria organização, integrar com os seus próprios dados de Controlador e submeter a verificação jurídica antes do uso. A adoção de tais modelos não exime o Cliente da responsabilidade de assegurar a exatidão e a integridade da informação prestada.

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5. Exatidão, limites e interpretação da pontuação

5.1 Possíveis erros e vieses

Como toda ferramenta automatizada, o matching de candidatos pode produzir resultados imprecisos ou não representativos. Em particular:

• a ordem e a pontuação dependem da qualidade e integridade dos dados de entrada: perfis incompletos, não atualizados ou inseridos de forma não uniforme podem produzir um ranking enganoso (um bom perfil pode resultar pouco pertinente apenas porque os seus dados são lacunares);
• a fase de normalização/enriquecimento a montante (§2.1) pode introduzir erros de interpretação (por exemplo, ao uniformizar denominações de competências);
• como todo sistema que ordena pessoas com base em dados pregressos, não se pode excluir o risco de disparidade ou viés (por exemplo, relativamente a trajetórias de carreira não lineares, formulações linguísticas diferentes ou grupos sub-representados nos dados). O Cliente deve permanecer vigilante perante resultados potencialmente discriminatórios e corrigi-los com a avaliação humana.

A hice fornece o sistema «no estado em que se encontra» (as-is) e, nos limites permitidos pela lei, não garante a exatidão, a integridade ou a idoneidade do ranking para um fim específico (cfr. Informação sobre IA §7 e Condições Gerais do Serviço).

5.2 Dados de entrada recomendados

Para obter resultados mais confiáveis e reduzir o risco de resultados distorcidos, convida-se o Cliente a:

• manter os perfis dos candidatos/consultores completos e atualizados (competências, nível de senioridade, anos de experiência, idiomas, área de disponibilidade, formação);
• inserir as notas de entrevista de forma exata, pois podem alimentar os perfis utilizados pelo motor;
• preencher as oportunidades com título, descrição e requisitos claros e pertinentes, evitando critérios impróprios ou alheios à posição;
• evitar inserir dados desnecessários ou categorias especiais de dados não pertinentes para a avaliação profissional (princípio da minimização).

5.3 Como interpretar a pontuação

A pontuação e a ordem exprimem uma estimativa de pertinência relativamente aos critérios definidos, não uma classificação do valor das pessoas nem uma previsão de desempenho. Uma pontuação elevada significa apenas que o perfil corresponde aos critérios de busca; uma pontuação baixa não equivale a um juízo de não idoneidade. O ranking deve ser utilizado como ponto de partida para orientar a busca e reduzir o tempo de triagem, não como resultado da seleção. Perante pontuações iguais ou próximas, e em qualquer caso antes de qualquer decisão, deve prevalecer a avaliação humana.

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6. Conservação dos registros e rastreabilidade do lado do Cliente

6.1 Registro automático no Serviço

O Serviço registra automaticamente os eventos relevantes (registro de auditoria, audit log) para fins de segurança, verificação e rastreabilidade, conforme descrito na Informação sobre IA e na documentação técnica. Esse registro contribui para a rastreabilidade do funcionamento do sistema.

A completar. O alcance, o formato e o período de conservação dos registros automáticos conformes aos requisitos do AI Act para o sistema de alto risco encontram-se em curso de implementação/definição (cfr. Informação sobre IA §10.5 e _foundation.md §8). As indicações operacionais ao Cliente sobre acesso e extração dos registros serão integradas após a conclusão.

6.2 Rastreabilidade das decisões a cargo do Cliente

Independentemente dos registros do sistema, o Cliente, enquanto operador/implantador e Controlador, é obrigado a documentar o seu próprio processo decisório de modo a poder demonstrar a efetividade da supervisão humana. Recomenda-se, em particular:

• conservar evidência de que cada decisão sobre um candidato foi adotada por uma pessoa, com base numa avaliação quanto ao mérito e não apenas na pontuação;
• conservar durante um prazo adequado os registros e as informações disponibilizados pelo sistema durante o período de uso, dentro dos limites previstos pela normativa aplicável e de forma coerente com os prazos de conservação dos dados dos candidatos (cfr. as políticas de retenção do Cliente e o DPA);
• garantir a confidencialidade e a integridade dessa documentação, tratando-a em conformidade com o RGPD.

As funcionalidades de conservação e eliminação dos dados dos candidatos seguem as configurações do Serviço e as escolhas do Cliente; para a disciplina do tratamento remete-se ao DPA.

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7. Responsabilidades do operador/implantador e do fornecedor

7.1 Responsabilidades do Cliente (operador/implantador)

O Cliente é responsável, entre outras coisas, por:

• utilizar o sistema em conformidade com as presentes instruções e com a lei aplicável, incluída a normativa trabalhista e de não discriminação;
• garantir a supervisão humana efetiva e a proibição de decisões automatizadas (§3);
• informar os candidatos do uso de ferramentas automatizadas (§4);
• assegurar a qualidade e licitude dos dados de entrada, dispondo da base jurídica e dos consentimentos necessários para os dados dos candidatos e de terceiros (cfr. _foundation.md §4.5 e o DPA);
• supervisionar o funcionamento do sistema durante o uso, monitorar os seus resultados e comunicar à hice (info@hice.ai) os riscos, anomalias, falhas ou incidentes graves de que venha a ter conhecimento;
• assegurar a conformidade local: para as edições ou os usos fora da União Europeia / Itália, o respeito das normas imperativas locais fica a cargo do Cliente, que deve verificar a sua aplicabilidade com um advogado local (cfr. _foundation.md §4.1 e §9);
• assegurar um nível adequado de literacia em matéria de IA do pessoal que emprega o sistema (art. 4 do AI Act), de modo que compreenda o seu funcionamento e os seus limites.

7.2 Responsabilidades do Fornecedor (hice, provider)

A hice, enquanto fornecedora do sistema de IA de alto risco, é responsável, entre outras coisas, por: conceber o matching como apoio não decisório com supervisão humana; instituir e manter um sistema de gestão do risco; aplicar práticas adequadas de governança e qualidade dos dados; preparar e atualizar a documentação técnica; assegurar o registro automático dos eventos; fornecer transparência e as presentes instruções de uso; garantir níveis adequados de exatidão, robustez e cibersegurança. O detalhe das obrigações do fornecedor é descrito na Informação sobre IA (§10.3); o estado de implementação das obrigações técnicas é indicado na Informação sobre IA (§10.5).

7.3 Limites de responsabilidade

O fornecimento do sistema e das Funcionalidades de IA está sujeito às garantias, às exclusões e às limitações de responsabilidade previstas nas Condições Gerais do Serviço (condizioni-generali-servizio.md) e recordadas na Informação sobre IA (§7.5), dentro dos limites inderrogáveis da lei (ficam ressalvados os casos de dolo e culpa grave, os danos à pessoa e tudo aquilo que não possa ser excluído por lei). A distribuição das responsabilidades em matéria de proteção de dados segue o art. 82 RGPD e o DPA. A hice não responde pelas consequências decorrentes de um uso do sistema não conforme às presentes instruções, da ausência de supervisão humana ou da inserção de dados inexatos, ilícitos ou não pertinentes por parte do Cliente.

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8. Contatos

Para perguntas sobre o uso do sistema, para comunicações de falhas ou riscos e para qualquer informação relativa às presentes instruções, escrever para info@hice.ai.