Instructions for Use of the AI System (Deployer)

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edition: English master (international)

Last updated: 3 July 2026

---

1. Purpose, addressees and legal framework

1.1 What these instructions are

Dokumen ini memuat instruksi penggunaan sistem kecerdasan buatan untuk pencocokan kandidat ↔ peluang yang terintegrasi dalam Layanan hice. Instruksi ini disediakan oleh CONSOO S.R.L.S. («hice», Penyedia) dalam kapasitasnya sebagai penyedia sistem, sesuai dengan Pasal 13 Peraturan (UE) 2024/1689 tentang kecerdasan buatan (selanjutnya «AI Act»), yang mewajibkan penyedia sistem AI berisiko tinggi untuk menyertakan instruksi penggunaan yang jelas, lengkap dan dapat dipahami bagi deployer.

Pencocokan kandidat, sebagai sistem AI yang dimaksudkan untuk digunakan dalam seleksi personel dan untuk keputusan yang berkaitan dengan hubungan kerja, diklasifikasikan sebagai sistem AI «berisiko tinggi» (Lampiran III AI Act, area ketenagakerjaan/seleksi personel). Untuk detail mengenai klasifikasi dan pembagian peran, lihat AI Notice (§1.4 dan §7).

1.2 Addressees — the Customer as «deployer»

Instruksi ini ditujukan kepada Customer yang menggunakan pencocokan kandidat dalam kegiatan usahanya untuk memilih personel. Dalam kapasitas tersebut Customer bertindak sebagai:

• deployer dari sistem AI berisiko tinggi dalam arti AI Act;
• Data Controller atas data kandidat menurut GDPR (Peraturan UE 2016/679); dan
• pemberi kerja / pengambil keputusan terkait proses seleksi.

Customer diwajibkan untuk membaca, memahami dan mematuhi instruksi ini serta menyediakan instruksi ini kepada Para Pengguna yang benar-benar mengoperasikan fungsi tersebut.

1.3 Relationship with other documents

Instruksi ini bersifat pelengkap, dan harus dibaca bersama dengan:

• Notice on the Use of Artificial Intelligence and Algorithmic Transparency (informativa-ai-trasparenza.md), yang menerangkan secara rinci seluruh Fitur AI dari Layanan, cara kerja pencocokan dan pembagian peran penyedia/deployer;
• General Terms of Service (condizioni-generali-servizio.md);
• Privacy Notice (informativa-privacy.md), untuk data yang hago bertindak sebagai Data Controller;
• Data Processing Agreement — DPA (dpa-trattamento-dati.md), untuk Customer Data yang hice proses sebagai Data Processor;
• Customer Notice Templates (modelli-informative-cliente.md), yang disediakan Customer kepada subjek datanya sendiri (terutama kandidat);
• Acceptable Use Policy (politica-uso-accettabile.md).

Istilah-istilah yang dipakai dengan huruf kapital memiliki arti sebagaimana didefinisikan dalam General Terms of Service dan dalam glosarium bersama (Service, Customer, User, Tenant, Customer Data, AI Features, Data Controller, Data Processor, Data Subject).

---

2. Purpose and limits of the system

2.1 What candidate matching does

Pencocokan Kandidat ↔ Peluang menghasilkan daftar peringkat kandidat atau konsultan yang berpotensi relevan terhadap suatu peluang atau posisi, atau terhadap suatu pencarian tekstual. Sistem ini merupakan alat bantu yang membantu perekrut mengidentifikasi, di dalam data Tenant-nya sendiri, profil yang perlu dipertimbangkan dan dinilai.

Peringkat diproduksi oleh sebuah mesin perbandingan deterministik yang beroperasi pada profil yang dinormalisasi: skor dihitung sesuai kriteria yang telah ditetapkan (mis. kesesuaian antara keterampilan, peran, tingkat senioritas, area ketersediaan) terhadap persyaratan peluang. Sebelumnya, pada basis yang tidak sinkron dengan pencarian, profil dapat dinormalisasi/diperkaya (mis. untuk menstandarisasi nama keterampilan dan peran) juga dengan dukungan model kecerdasan buatan; tahap ini berlangsung sekali per profil, di latar belakang, dan tidak dengan sendirinya menentukan hasil seleksi apa pun. Untuk rincian teknis, lihat AI Notice (§3.2).

2.2 What candidate matching does NOT do

Sistem ini adalah alat bantu pengambilan keputusan oleh manusia. Secara khusus, pencocokan:

• tidak membuat keputusan tentang kandidat dan tidak menggantikan penilaian petugas yang bertanggung jawab atas seleksi;
• tidak secara otomatis memilih, menyingkirkan atau mengecualikan kandidat manapun;
• tidak menyatakan putusan final tentang kelayakan atau ketidaklayakan: urutan dan skor hanya merupakan indikasi relevansi terhadap kriteria yang ditetapkan;
• tidak mendeteksi keandalan, kejujuran atau karakteristik personal kandidat yang tidak dapat diturunkan dari data profil terstruktur.

Keputusan mengenai wawancara, kemajuan dalam proses, pengecualian atau perekrutan selalu tetap sepenuhnya berada pada manusia (Pengguna Customer).

---

3. Human oversight obligation

3.1 Effective human oversight

Customer, sebagai deployer, harus menunjuk pengawasan sistem kepada orang-orang alami yang kompeten, yang diberi wewenang, pelatihan dan informasi yang diperlukan untuk memahami cara kerja dan batasannya. Pengawasan harus efektif dan substansial, bukan sekadar formal: penanggung jawab harus mampu menafsirkan keluaran secara benar, tidak bergantung tanpa kritik kepadanya dan dapat mengabaikan, membatalkan atau membalikkan peringkat yang diusulkan apabila penilaian profesional mengharuskan demikian.

Dalam praktiknya, sebelum mengadopsi keputusan yang mempengaruhi kandidat, seorang person harus memeriksa profil berdasarkan substansi (curriculum, pengalaman, catatan wawancara dan informasi relevan lainnya) dan tidak semata menerima urutan yang dikembalikan oleh sistem.

3.2 Prohibition of automated selection decisions

Dilarang menggunakan pencocokan kandidat untuk membuat keputusan seleksi yang semata-mata berdasarkan pemrosesan otomatis, tanpa intervensi manusia yang bermakna, yang menghasilkan efek hukum atau dampak signifikan serupa terhadap kandidat (Pasal 22(1) GDPR). Larangan ini mencakup, sebagai contoh, pembuangan otomatis profil di bawah ambang skor tertentu, pengunggulan otomatis profil teratas dalam peringkat, atau bentuk penyaringan atau seleksi lain yang tidak melibatkan penilaian manusia kasus per kasus.

Sistem dirancang sebagai alat bantu non-keputusan; Customer tidak boleh mengonfigurasi atau mengoperasikan prosesnya sedemikian rupa sehingga pada kenyataannya berubah menjadi pengambilan keputusan otomatis. Hak Subjek Data tetap tidak terganggu, apabila suatu operasi pemrosesan ternyata merupakan keputusan otomatis dalam arti Pasal 22 GDPR, untuk memperoleh intervensi manusia, menyampaikan pendapat mereka dan mengajukan sanggahan terhadap keputusan, yang harus dilaksanakan terhadap Data Controller (Customer); lihat AI Notice (§6) dan §7 dari instruksi ini.

---

4. Obligation to inform candidates

Customer, sebagai Data Controller dan pemberi kerja/pengambil keputusan, diwajibkan untuk memberitahukan kandidat dan, bila relevan, pekerja tentang penggunaan alat otomatis dalam proses seleksi dan penilaian, secara transparan dan sebelum pemrosesan dimulai. Pemberitahuan harus menunjukkan, secara khusus, adanya bantuan otomatis, tujuannya, logika yang terlibat secara umum dan fakta bahwa keputusan akhir berada pada seorang manusia.

Kewajiban ini berasal baik dari GDPR (Pasal 13–14 dan, bila berlaku, Pasal 22) maupun dari kewajiban transparansi AI Act terhadap orang-orang yang terkena penggunaan sistem. Untuk memudahkan pemenuhan, hice menyediakan Customer Notice Templates (modelli-informative-cliente.md), yang harus Customer sesuaikan dengan organisasinya sendiri, lengkapi dengan rincian Data Controller-nya dan ajukan untuk tinjauan hukum sebelum digunakan. Penggunaan template tersebut tidak membebaskan Customer dari tanggung jawab untuk memastikan kebenaran dan kelengkapan informasi yang diberikan.

---

5. Accuracy, limits and interpretation of the score

5.1 Possible errors and bias

Seperti alat otomatis lainnya, pencocokan kandidat dapat menghasilkan hasil yang tidak akurat atau tidak representatif. Secara khusus:

• urutan dan skor bergantung pada kualitas dan kelengkapan data masukan: profil yang tidak lengkap, usang atau dimasukkan secara tidak konsisten dapat menghasilkan peringkat yang menyesatkan (profil yang baik dapat tampak kurang relevan semata karena datanya tidak lengkap);
• tahap normalisasi/perkayaan sebelumnya (§2.1) dapat memperkenalkan kesalahan interpretasi (mis. saat menstandarisasi nama keterampilan);
• seperti sistem yang memberi peringkat orang berdasarkan data masa lalu, risiko disparitas atau bias tidak dapat dikesampingkan (mis. terhadap jalur karier non-linear, formulasi linguistik yang berbeda atau kelompok yang kurang terwakili dalam data). Customer harus tetap waspada terhadap kemungkinan hasil diskriminatif dan mengoreksinya melalui penilaian manusia.

hice menyediakan sistem «sebagaimana adanya» dan, sejauh diizinkan oleh hukum, tidak menjamin ketepatan, kelengkapan atau kesesuaian peringkat untuk tujuan tertentu (cf. AI Notice §7 dan General Terms of Service).

5.2 Recommended input data

Untuk memperoleh hasil yang lebih andal dan mengurangi risiko hasil yang menyimpang, Customer disarankan untuk:

• menjaga profil kandidat/konsultan lengkap dan mutakhir (keterampilan, tingkat senioritas, tahun pengalaman, bahasa, area ketersediaan, pendidikan);
• memasukkan catatan wawancara secara akurat, karena catatan tersebut dapat memperkaya profil yang digunakan oleh mesin;
• melengkapi peluang dengan judul, deskripsi dan persyaratan yang jelas serta relevan, menghindari kriteria yang tidak tepat atau tidak terkait dengan posisi;
• menghindari memasukkan data yang tidak diperlukan atau kategori data khusus yang tidak relevan untuk penilaian profesional (prinsip minimalisasi data).

5.3 How to interpret the score

Skor dan urutan menyatakan perkiraan relevansi terhadap kriteria yang ditetapkan, bukan peringkat nilai orang atau prediksi kinerja. Skor tinggi hanya berarti bahwa profil sesuai dengan kriteria pencarian; skor rendah tidak berarti penilaian ketidaklayakan. Peringkat harus digunakan sebagai titik awal untuk memandu pencarian dan mengurangi waktu penyaringan, bukan sebagai hasil akhir seleksi. Ketika skor sama atau berdekatan, dan dalam setiap kasus sebelum keputusan apa pun, penilaian manusia harus diutamakan.

---

6. Log retention and traceability on the Customer side

6.1 Automatic logging within the Service

Layanan secara otomatis mencatat peristiwa relevan (audit log) untuk tujuan keamanan, verifikasi dan keterlacakan, sebagaimana dijelaskan dalam AI Notice dan dokumentasi teknis. Pencatatan tersebut berkontribusi pada keterlacakan operasi sistem.

To be completed. Lingkup, format dan periode retensi log otomatis yang memenuhi persyaratan AI Act untuk sistem berisiko tinggi sedang diimplementasikan/ditetapkan (cf. AI Notice §10.5 dan _foundation.md §8). Panduan operasional kepada Customer mengenai cara mengakses dan mengekspor log akan ditambahkan setelah selesai.

6.2 Traceability of decisions by the Customer

Terlepas dari log sistem, Customer, sebagai deployer dan Data Controller, diwajibkan untuk mendokumentasikan proses pengambilan keputusannya sendiri sehingga dapat menunjukkan efektivitas pengawasan manusia. Secara khusus, dianjurkan untuk:

• menyimpan bukti bahwa setiap keputusan mengenai seorang kandidat dibuat oleh seorang person, berdasarkan penilaian substansial dan bukan semata berdasarkan skor;
• mempertahankan untuk periode yang memadai log dan informasi yang disediakan oleh sistem selama masa penggunaan, dalam batas-batas yang ditetapkan oleh hukum yang berlaku dan konsisten dengan periode retensi untuk data kandidat (cf. kebijakan retensi Customer dan DPA);
• memastikan kerahasiaan dan integritas dokumentasi tersebut, memprosesnya sesuai dengan GDPR.Fungsi untuk retensi dan penghapusan data kandidat mengikuti pengaturan Layanan dan pilihan Pelanggan; untuk ketentuan yang mengatur pemrosesan, merujuk pada DPA.

---

7. Tanggung jawab deployer dan penyedia

7.1 Tanggung jawab Pelanggan (deployer)

Pelanggan bertanggung jawab, antara lain, untuk:

• menggunakan sistem sesuai dengan petunjuk ini dan dengan ketentuan hukum yang berlaku, termasuk hukum ketenagakerjaan dan hukum anti-diskriminasi;
• menjamin pengawasan manusia yang efektif dan pelarangan keputusan otomatis (§3);
• memberitahukan kandidat tentang penggunaan alat otomatis (§4);
• memastikan kualitas dan legalitas data masukan, memiliki dasar hukum dan persetujuan yang diperlukan untuk data kandidat dan pihak ketiga (lihat _foundation.md §4.5 dan DPA);
• memantau operasi sistem selama penggunaan, mengawasi hasilnya dan melaporkan kepada hice (info@hice.ai) setiap risiko, anomali, kerusakan, atau insiden serius yang diketahui;
• memastikan kepatuhan lokal: untuk edisi atau penggunaan di luar Uni Eropa / Italia, kepatuhan terhadap aturan wajib setempat menjadi tanggung jawab Pelanggan, yang harus memverifikasi penerapannya dengan pengacara lokal (lihat _foundation.md §4.1 dan §9);
• memastikan tingkat literasi AI yang memadai dari staf yang mengoperasikan sistem (Pasal 4 AI Act), sehingga mereka memahami cara kerjanya dan batasannya.

7.2 Tanggung jawab Penyedia (hice, provider)

hice, sebagai penyedia sistem AI berisiko tinggi, bertanggung jawab, antara lain, untuk: merancang pencocokan sebagai alat bantu non-keputusan dengan pengawasan manusia; menetapkan dan memelihara sistem manajemen risiko; menerapkan praktik tata kelola data dan kualitas yang tepat; menyiapkan dan memperbarui dokumentasi teknis; memastikan pencatatan otomatis peristiwa; menyediakan transparansi dan petunjuk penggunaan ini; memastikan tingkat akurasi, ketangguhan, dan keamanan siber yang memadai. Rincian kewajiban penyedia dijelaskan dalam AI Notice (§10.3); status pelaksanaan kewajiban teknis diindikasikan dalam AI Notice (§10.5).

7.3 Batasan tanggung jawab

Penyediaan sistem dan Fitur AI tunduk pada jaminan, pengecualian dan batasan tanggung jawab yang tercantum dalam Ketentuan Umum Layanan (condizioni-generali-servizio.md) dan yang dirujuk dalam AI Notice (§7.5), dalam batas wajib hukum (kasus kesengajaan dan kelalaian berat, cedera badan dan hal-hal yang tidak dapat dikecualikan menurut hukum tetap tidak terpengaruh). Pembagian tanggung jawab dalam hal perlindungan data mengikuti Pasal 82 GDPR dan DPA. hice tidak bertanggung jawab atas konsekuensi yang timbul dari penggunaan sistem yang tidak sesuai dengan petunjuk ini, dari ketiadaan pengawasan manusia atau dari pemasukan data yang tidak akurat, melanggar hukum atau tidak relevan oleh Pelanggan.

---

8. Kontak

Untuk pertanyaan mengenai penggunaan sistem, untuk pelaporan kerusakan atau risiko dan untuk informasi apa pun yang berkaitan dengan petunjuk ini, tulis ke info@hice.ai.