Istruzioni per l'uso del sistema di IA ad alto rischio — matching candidati

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edizione: Unione Europea / Italia

Ultimo aggiornamento: 3 luglio 2026

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1. Scopo, destinatari e quadro normativo

1.1 Cosa sono queste istruzioni

Il presente documento contiene le istruzioni per l'uso del sistema di intelligenza artificiale matching candidati ↔ opportunità integrato nel Servizio hice. Sono fornite da CONSOO S.R.L.S. («hice», il Fornitore) in qualità di fornitore (provider) del sistema, ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale (di seguito «AI Act»), che impone al fornitore di un sistema di IA ad alto rischio di corredarlo di istruzioni d'uso chiare, complete e comprensibili per l'utilizzatore.

Il matching candidati, in quanto sistema di IA destinato a essere utilizzato per la selezione del personale e per decisioni relative al rapporto di lavoro, è qualificato come sistema di IA «ad alto rischio» (Allegato III dell'AI Act, ambito lavoro/selezione del personale). Per il dettaglio della classificazione e della ripartizione dei ruoli, si rinvia all'Informativa AI (§1.4 e §7).

1.2 Destinatari — il Cliente quale «deployer»

Queste istruzioni si rivolgono al Cliente che utilizza il matching candidati nell'ambito della propria attività per selezionare personale. In tale veste il Cliente agisce come:

• utilizzatore (deployer) del sistema di IA ad alto rischio ai sensi dell'AI Act;
• Titolare del trattamento dei dati dei candidati ai sensi del GDPR (Reg. UE 2016/679); e
• datore di lavoro / decisore rispetto al processo di selezione.

Il Cliente è tenuto a leggere, comprendere e rispettare le presenti istruzioni e a renderle disponibili agli Utenti che impiegano concretamente la funzione.

1.3 Rapporto con gli altri documenti

Queste istruzioni sono complementari e vanno lette insieme a:

• l'Informativa sull'uso dell'Intelligenza Artificiale e trasparenza algoritmica (informativa-ai-trasparenza.md), che descrive in dettaglio tutte le Funzionalità AI del Servizio, il funzionamento del matching e la ripartizione dei ruoli provider/deployer;
• le Condizioni Generali di Servizio (condizioni-generali-servizio.md);
• l'Informativa Privacy (informativa-privacy.md), per i dati di cui hice è Titolare;
• l'Accordo sul Trattamento dei Dati — DPA (dpa-trattamento-dati.md), per i Dati del Cliente di cui hice è Responsabile;
• i Modelli di informativa per il Cliente (modelli-informative-cliente.md), che il Cliente consegna ai propri interessati (in primo luogo i candidati);
• la Politica di Uso Accettabile (politica-uso-accettabile.md).

I termini con iniziale maiuscola hanno il significato definito nelle Condizioni Generali di Servizio e nel glossario condiviso (Servizio, Cliente, Utente, Tenant, Dati del Cliente, Funzionalità AI, Titolare, Responsabile, Interessato).

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2. Finalità e limiti del sistema

2.1 Cosa fa il matching candidati

Il matching candidati ↔ opportunità produce un elenco ordinato (ranking) di candidati o consulenti potenzialmente pertinenti rispetto a un'opportunità o posizione, oppure rispetto a una ricerca testuale. È uno strumento di ausilio che aiuta il selezionatore a individuare, all'interno dei dati del proprio Tenant, i profili da prendere in considerazione e valutare.

Il ranking è prodotto da un motore di confronto deterministico che opera su profili normalizzati: il punteggio è calcolato secondo criteri predefiniti (ad esempio corrispondenza tra competenze, ruolo, livello di seniority, area di disponibilità) rispetto ai requisiti dell'opportunità. A monte, in via non sincrona rispetto alla ricerca, i profili possono essere normalizzati/arricchiti (ad esempio per uniformare denominazioni di competenze e ruoli) anche con l'ausilio dei modelli di intelligenza artificiale; tale fase avviene una sola volta per profilo, in background, e non determina di per sé alcun esito di selezione. Per il dettaglio tecnico si rinvia all'Informativa AI (§3.2).

2.2 Cosa NON fa il matching candidati

Il sistema è un ausilio alla decisione umana. In particolare, il matching:

• non assume decisioni sul candidato e non sostituisce la valutazione della persona incaricata della selezione;
• non seleziona, non scarta e non esclude automaticamente alcun candidato;
• non esprime un giudizio definitivo di idoneità o non idoneità: l'ordine e il punteggio sono soltanto un'indicazione di pertinenza rispetto ai criteri impostati;
• non rileva l'affidabilità, l'onestà o caratteristiche personali del candidato non desumibili dai dati strutturati di profilo.

La decisione su colloqui, avanzamenti di processo, esclusioni o assunzioni resta sempre e interamente in capo a una persona (l'Utente del Cliente).

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3. Obbligo di sorveglianza umana

3.1 Sorveglianza umana effettiva

Il Cliente, quale deployer, deve affidare la sorveglianza del sistema a persone fisiche competenti, dotate dell'autorità, della formazione e delle informazioni necessarie a comprenderne il funzionamento e i limiti. La sorveglianza deve essere effettiva e sostanziale, non meramente formale: la persona incaricata deve essere in grado di interpretare correttamente l'output, di non fare affidamento acritico su di esso e di disattendere, ignorare o ribaltare il ranking proposto quando la valutazione professionale lo richiede.

In concreto, prima di adottare qualsiasi decisione che incida su un candidato, una persona deve esaminare i profili nel merito (curriculum, esperienza, note di colloquio e ogni altra informazione pertinente) e non limitarsi a recepire l'ordine restituito dal sistema.

3.2 Divieto di decisioni di selezione automatizzate

È vietato utilizzare il matching candidati per adottare decisioni di selezione basate unicamente su un trattamento automatizzato, prive di un intervento umano significativo, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sui candidati (art. 22, par. 1, GDPR). Rientrano in tale divieto, a titolo esemplificativo, lo scarto automatico dei profili al di sotto di una certa soglia di punteggio, l'avanzamento automatico dei profili in cima al ranking o qualsiasi altra forma di filtro o selezione che non preveda una valutazione umana caso per caso.

Il sistema è progettato come ausilio non decisionale; il Cliente non deve configurare o impiegare il proprio processo in modo da trasformarlo, di fatto, in una decisione automatizzata. Resta fermo il diritto dell'Interessato, qualora un trattamento integrasse comunque una decisione automatizzata ai sensi dell'art. 22 GDPR, di ottenere l'intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione, da esercitarsi nei confronti del Titolare (il Cliente); si vedano l'Informativa AI (§6) e §7 delle presenti istruzioni.

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4. Obbligo di informare i candidati

Il Cliente, quale Titolare del trattamento e datore di lavoro/decisore, è tenuto a informare i candidati e, ove rilevante, i lavoratori dell'uso di strumenti automatizzati nel processo di selezione e valutazione, in modo trasparente e prima dell'inizio del trattamento. L'informativa deve indicare, in particolare, l'esistenza dell'ausilio automatizzato, le sue finalità, la logica in termini generali e il fatto che la decisione finale è rimessa a una persona.

Tale obbligo discende sia dal GDPR (artt. 13–14 e, ove applicabile, art. 22) sia dagli obblighi di trasparenza dell'AI Act verso le persone interessate dall'uso del sistema. Per agevolare l'adempimento, hice mette a disposizione i Modelli di informativa per il Cliente (modelli-informative-cliente.md), che il Cliente deve adattare alla propria organizzazione, integrare con i propri dati di Titolare e sottoporre a verifica legale prima dell'uso. L'adozione di tali modelli non solleva il Cliente dalla responsabilità di assicurare la correttezza e la completezza dell'informazione resa.

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5. Accuratezza, limiti e interpretazione del punteggio

5.1 Possibili errori e bias

Come ogni strumento automatizzato, il matching candidati può produrre risultati imprecisi o non rappresentativi. In particolare:

• l'ordine e il punteggio dipendono dalla qualità e completezza dei dati di input: profili incompleti, non aggiornati o inseriti in modo non uniforme possono produrre un ranking fuorviante (un buon profilo può risultare poco pertinente solo perché i suoi dati sono lacunosi);
• la fase di normalizzazione/arricchimento a monte (§2.1) può introdurre errori di interpretazione (ad esempio nell'uniformare denominazioni di competenze);
• come ogni sistema che ordina persone sulla base di dati pregressi, non può escludersi il rischio di disparità o bias (ad esempio rispetto a percorsi di carriera non lineari, formulazioni linguistiche diverse o gruppi sottorappresentati nei dati). Il Cliente deve restare vigile rispetto a esiti potenzialmente discriminatori e correggerli con la valutazione umana.

hice fornisce il sistema «così come è» (as-is) e, nei limiti consentiti dalla legge, non garantisce l'esattezza, la completezza o l'idoneità del ranking a uno scopo specifico (cfr. Informativa AI §7 e Condizioni Generali di Servizio).

5.2 Dati di input raccomandati

Per ottenere risultati più affidabili e ridurre il rischio di esiti distorti, il Cliente è invitato a:

• mantenere i profili dei candidati/consulenti completi e aggiornati (competenze, livello di seniority, anni di esperienza, lingue, area di disponibilità, formazione);
• inserire le note di colloquio in modo accurato, poiché possono alimentare i profili utilizzati dal motore;
• compilare le opportunità con titolo, descrizione e requisiti chiari e pertinenti, evitando criteri impropri o non attinenti alla posizione;
• evitare di inserire dati non necessari o categorie particolari di dati non pertinenti alla valutazione professionale (principio di minimizzazione).

5.3 Come interpretare il punteggio

Il punteggio e l'ordine esprimono una stima di pertinenza rispetto ai criteri impostati, non una graduatoria di valore delle persone né una previsione di rendimento. Un punteggio elevato significa soltanto che il profilo corrisponde ai criteri di ricerca; un punteggio basso non equivale a un giudizio di non idoneità. Il ranking va usato come punto di partenza per orientare la ricerca e ridurre il tempo di scrematura, non come esito della selezione. A parità o prossimità di punteggio, e in ogni caso prima di qualsiasi decisione, è la valutazione umana a dover prevalere.

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6. Conservazione dei log e tracciabilità lato Cliente

6.1 Registrazione automatica nel Servizio

Il Servizio registra automaticamente gli eventi rilevanti (audit log) a fini di sicurezza, verifica e tracciabilità, secondo quanto descritto nell'Informativa AI e nella documentazione tecnica. Tale registrazione contribuisce alla tracciabilità del funzionamento del sistema.

Da completare. L'estensione, il formato e il periodo di conservazione dei log automatici conformi ai requisiti dell'AI Act per il sistema ad alto rischio sono in corso di implementazione/definizione (cfr. Informativa AI §10.5 e _foundation.md §8). Le indicazioni operative al Cliente su accesso ed estrazione dei log saranno integrate al completamento.

6.2 Tracciabilità delle decisioni a cura del Cliente

Indipendentemente dai log di sistema, il Cliente, quale deployer e Titolare, è tenuto a documentare il proprio processo decisionale in modo da poter dimostrare l'effettività della sorveglianza umana. Si raccomanda in particolare di:

• conservare evidenza del fatto che ogni decisione su un candidato è stata adottata da una persona, sulla base di una valutazione nel merito e non del solo punteggio;
• conservare per un tempo adeguato i log e le informazioni rese disponibili dal sistema durante il periodo d'uso, nei limiti previsti dalla normativa applicabile e coerentemente con i tempi di conservazione dei dati dei candidati (cfr. politiche di retention del Cliente e DPA);
• garantire la riservatezza e l'integrità di tale documentazione, trattandola nel rispetto del GDPR.

Le funzionalità di conservazione e cancellazione dei dati dei candidati seguono le impostazioni del Servizio e le scelte del Cliente; per la disciplina del trattamento si rinvia al DPA.

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7. Responsabilità del deployer e del provider

7.1 Responsabilità del Cliente (deployer)

Il Cliente è responsabile, tra l'altro, di:

• utilizzare il sistema conformemente alle presenti istruzioni e alla legge applicabile, inclusa la normativa giuslavoristica e di non discriminazione;
• garantire la sorveglianza umana effettiva e il divieto di decisioni automatizzate (§3);
• informare i candidati dell'uso di strumenti automatizzati (§4);
• assicurare la qualità e liceità dei dati di input, disponendo della base giuridica e dei consensi necessari per i dati dei candidati e dei terzi (cfr. _foundation.md §4.5 e DPA);
• sorvegliare il funzionamento del sistema durante l'uso, monitorarne gli esiti e segnalare a hice (info@hice.ai) eventuali rischi, anomalie, malfunzionamenti o incidenti gravi di cui venga a conoscenza;
• assicurare la conformità locale: per le edizioni o gli usi al di fuori dell'Unione Europea / Italia, il rispetto delle norme imperative locali resta a carico del Cliente, che deve verificarne l'applicabilità con un legale locale (cfr. _foundation.md §4.1 e §9);
• assicurare un livello adeguato di alfabetizzazione in materia di IA del personale che impiega il sistema (art. 4 AI Act), affinché ne comprenda funzionamento e limiti.

7.2 Responsabilità del Fornitore (hice, provider)

hice, quale fornitore del sistema di IA ad alto rischio, è responsabile, tra l'altro, di: progettare il matching come ausilio non decisionale con supervisione umana; istituire e mantenere un sistema di gestione del rischio; applicare adeguate pratiche di governance e qualità dei dati; predisporre e aggiornare la documentazione tecnica; assicurare la registrazione automatica degli eventi; fornire trasparenza e le presenti istruzioni d'uso; garantire livelli adeguati di accuratezza, robustezza e cybersicurezza. Il dettaglio degli obblighi del provider è descritto nell'Informativa AI (§10.3); lo stato di implementazione degli adempimenti tecnici è indicato nell'Informativa AI (§10.5).

7.3 Limiti di responsabilità

La fornitura del sistema e delle Funzionalità AI è soggetta alle garanzie, alle esclusioni e alle limitazioni di responsabilità previste dalle Condizioni Generali di Servizio (condizioni-generali-servizio.md) e richiamate nell'Informativa AI (§7.5), nei limiti inderogabili di legge (restano fermi i casi di dolo e colpa grave, i danni alla persona e quanto non escludibile per legge). La ripartizione delle responsabilità in materia di protezione dei dati segue l'art. 82 GDPR e il DPA. hice non risponde delle conseguenze derivanti da un uso del sistema non conforme alle presenti istruzioni, dall'assenza di sorveglianza umana o dall'inserimento di dati inesatti, illeciti o non pertinenti da parte del Cliente.

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8. Contatti

Per domande sull'uso del sistema, per segnalazioni di malfunzionamenti o rischi e per ogni informazione relativa alle presenti istruzioni, scrivere a info@hice.ai.