Instrucciones de Uso del Sistema de IA (para el Responsable del Despliegue)

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edición: América Latina (español)

Última actualización: 3 de julio de 2026

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1. Finalidad, destinatarios y marco normativo

1.1 Qué son estas instrucciones

El presente documento contiene las instrucciones de uso del sistema de inteligencia artificial de matching de candidatos ↔ oportunidades integrado en el Servicio hice. Son proporcionadas por CONSOO S.R.L.S. («hice», el Proveedor) en su calidad de proveedor (provider) del sistema, de conformidad con el artículo 13 del Reglamento (UE) 2024/1689 sobre inteligencia artificial (en adelante, «Reglamento de IA»), que impone al proveedor de un sistema de IA de alto riesgo la obligación de acompañarlo de instrucciones de uso claras, completas y comprensibles para el usuario.

El matching de candidatos, en cuanto sistema de IA destinado a ser utilizado para la selección de personal y para decisiones relativas a la relación laboral, está calificado como sistema de IA «de alto riesgo» (Anexo III del Reglamento de IA, ámbito de empleo/selección de personal). Para el detalle de la clasificación y de la distribución de funciones, se remite a la Información sobre IA (§1.4 y §7).

1.2 Destinatarios — el Cliente como «responsable del despliegue»

Estas instrucciones se dirigen al Cliente que utiliza el matching de candidatos en el marco de su propia actividad para seleccionar personal. En tal calidad, el Cliente actúa como:

• usuario/responsable del despliegue (deployer) del sistema de IA de alto riesgo en el sentido del Reglamento de IA;
• Responsable del tratamiento de los datos de los candidatos conforme al RGPD (Reg. UE 2016/679); y
• empleador / decisor respecto del proceso de selección.

El Cliente está obligado a leer, comprender y respetar las presentes instrucciones y a ponerlas a disposición de los Usuarios que emplean concretamente la función.

1.3 Relación con los demás documentos

Estas instrucciones son complementarias y deben leerse junto con:

• la Información sobre el Uso de la Inteligencia Artificial y Transparencia Algorítmica (informativa-ai-trasparenza.md), que describe en detalle todas las Funcionalidades de IA del Servicio, el funcionamiento del matching y la distribución de funciones proveedor/responsable del despliegue;
• las Condiciones Generales del Servicio (condizioni-generali-servizio.md);
• la Información de Privacidad (informativa-privacy.md), para los datos de los que hice es Responsable del tratamiento;
• el Acuerdo de Tratamiento de Datos — DPA (dpa-trattamento-dati.md), para los Datos del Cliente de los que hice es Encargado del tratamiento;
• los Modelos de información para el Cliente (modelli-informative-cliente.md), que el Cliente entrega a sus propios interesados (en primer lugar, los candidatos);
• la Política de Uso Aceptable (politica-uso-accettabile.md).

Los términos con inicial mayúscula tienen el significado definido en las Condiciones Generales del Servicio y en el glosario compartido (Servicio, Cliente, Usuario, Tenant, Datos del Cliente, Funcionalidades de IA, Responsable del tratamiento, Encargado del tratamiento, Interesado).

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2. Finalidad y límites del sistema

2.1 Qué hace el matching de candidatos

El matching de candidatos ↔ oportunidades produce una lista ordenada (ranking) de candidatos o consultores potencialmente pertinentes respecto de una oportunidad o posición, o respecto de una búsqueda textual. Es una herramienta de apoyo que ayuda al seleccionador a identificar, dentro de los datos de su propio Tenant, los perfiles que conviene tomar en consideración y evaluar.

El ranking es producido por un motor de comparación determinista que opera sobre perfiles normalizados: la puntuación se calcula según criterios predefinidos (por ejemplo, correspondencia entre competencias, rol, nivel de seniority, área de disponibilidad) respecto de los requisitos de la oportunidad. Aguas arriba, de manera no sincrónica con respecto a la búsqueda, los perfiles pueden ser normalizados/enriquecidos (por ejemplo, para uniformar denominaciones de competencias y roles) también con el apoyo de los modelos de inteligencia artificial; dicha fase se realiza una sola vez por perfil, en segundo plano, y no determina por sí misma ningún resultado de selección. Para el detalle técnico se remite a la Información sobre IA (§3.2).

2.2 Qué NO hace el matching de candidatos

El sistema es un apoyo a la decisión humana. En particular, el matching:

• no toma decisiones sobre el candidato y no sustituye la valoración de la persona encargada de la selección;
• no selecciona, no descarta y no excluye automáticamente a ningún candidato;
• no expresa un juicio definitivo de idoneidad o no idoneidad: el orden y la puntuación son únicamente una indicación de pertinencia respecto de los criterios establecidos;
• no detecta la fiabilidad, la honestidad ni características personales del candidato que no puedan deducirse de los datos estructurados de perfil.

La decisión sobre entrevistas, avances en el proceso, exclusiones o contrataciones permanece siempre e íntegramente en manos de una persona (el Usuario del Cliente).

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3. Obligación de supervisión humana

3.1 Supervisión humana efectiva

El Cliente, en cuanto responsable del despliegue, debe confiar la supervisión del sistema a personas físicas competentes, dotadas de la autoridad, la formación y la información necesarias para comprender su funcionamiento y sus límites. La supervisión debe ser efectiva y sustancial, no meramente formal: la persona encargada debe ser capaz de interpretar correctamente el resultado, de no confiar acríticamente en él y de desatender, ignorar o revertir el ranking propuesto cuando la valoración profesional así lo requiera.

En concreto, antes de adoptar cualquier decisión que incida sobre un candidato, una persona debe examinar los perfiles en cuanto al fondo (currículum, experiencia, notas de entrevista y cualquier otra información pertinente) y no limitarse a recibir el orden devuelto por el sistema.

3.2 Prohibición de decisiones de selección automatizadas

Está prohibido utilizar el matching de candidatos para adoptar decisiones de selección basadas únicamente en un tratamiento automatizado, carentes de una intervención humana significativa, que produzcan efectos jurídicos o incidan de modo análogo significativamente sobre los candidatos (art. 22, ap. 1, RGPD). Quedan comprendidos en dicha prohibición, a título de ejemplo, el descarte automático de los perfiles por debajo de un determinado umbral de puntuación, el avance automático de los perfiles situados en la cima del ranking o cualquier otra forma de filtro o selección que no contemple una valoración humana caso por caso.

El sistema está diseñado como apoyo no decisional; el Cliente no debe configurar ni emplear su propio proceso de manera que lo transforme, de hecho, en una decisión automatizada. Queda a salvo el derecho del Interesado, en caso de que un tratamiento integrara de todos modos una decisión automatizada en el sentido del art. 22 RGPD, a obtener la intervención humana, a expresar su opinión y a impugnar la decisión, derecho que se ejerce frente al Responsable del tratamiento (el Cliente); véanse la Información sobre IA (§6) y el §7 de las presentes instrucciones.

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4. Obligación de informar a los candidatos

El Cliente, en cuanto Responsable del tratamiento y empleador/decisor, está obligado a informar a los candidatos y, cuando proceda, a los trabajadores del uso de herramientas automatizadas en el proceso de selección y evaluación, de forma transparente y antes del inicio del tratamiento. La información debe indicar, en particular, la existencia del apoyo automatizado, sus finalidades, la lógica en términos generales y el hecho de que la decisión final queda en manos de una persona.

Esta obligación deriva tanto del RGPD (arts. 13–14 y, cuando proceda, art. 22) como de las obligaciones de transparencia del Reglamento de IA frente a las personas afectadas por el uso del sistema. Para facilitar el cumplimiento, hice pone a disposición los Modelos de información para el Cliente (modelli-informative-cliente.md), que el Cliente debe adaptar a su propia organización, integrar con sus propios datos de Responsable del tratamiento y someter a verificación legal antes de su uso. La adopción de tales modelos no exime al Cliente de la responsabilidad de garantizar la exactitud y la integridad de la información facilitada.

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5. Exactitud, límites e interpretación de la puntuación

5.1 Posibles errores y sesgos

Como toda herramienta automatizada, el matching de candidatos puede producir resultados imprecisos o no representativos. En particular:

• el orden y la puntuación dependen de la calidad e integridad de los datos de entrada: perfiles incompletos, no actualizados o introducidos de forma no uniforme pueden producir un ranking engañoso (un buen perfil puede resultar poco pertinente solo porque sus datos son incompletos);
• la fase de normalización/enriquecimiento aguas arriba (§2.1) puede introducir errores de interpretación (por ejemplo, al uniformar denominaciones de competencias);
• como todo sistema que ordena personas sobre la base de datos previos, no puede excluirse el riesgo de disparidad o sesgo (por ejemplo, respecto de trayectorias profesionales no lineales, formulaciones lingüísticas distintas o grupos infrarrepresentados en los datos). El Cliente debe permanecer vigilante ante resultados potencialmente discriminatorios y corregirlos mediante la valoración humana.

hice proporciona el sistema «tal cual» (as-is) y, en los límites permitidos por la ley, no garantiza la exactitud, la integridad ni la idoneidad del ranking para un fin específico (cfr. Información sobre IA §7 y Condiciones Generales del Servicio).

5.2 Datos de entrada recomendados

Para obtener resultados más fiables y reducir el riesgo de resultados distorsionados, se invita al Cliente a:

• mantener los perfiles de los candidatos/consultores completos y actualizados (competencias, nivel de seniority, años de experiencia, idiomas, área de disponibilidad, formación);
• introducir las notas de entrevista de forma exacta, ya que pueden alimentar los perfiles utilizados por el motor;
• cumplimentar las oportunidades con un título, una descripción y unos requisitos claros y pertinentes, evitando criterios impropios o ajenos a la posición;
• evitar introducir datos innecesarios o categorías especiales de datos no pertinentes para la valoración profesional (principio de minimización).

5.3 Cómo interpretar la puntuación

La puntuación y el orden expresan una estimación de pertinencia respecto de los criterios establecidos, no una clasificación del valor de las personas ni una previsión de rendimiento. Una puntuación elevada significa únicamente que el perfil corresponde a los criterios de búsqueda; una puntuación baja no equivale a un juicio de no idoneidad. El ranking debe utilizarse como punto de partida para orientar la búsqueda y reducir el tiempo de cribado, no como resultado de la selección. Ante puntuaciones iguales o próximas, y en todo caso antes de cualquier decisión, debe prevalecer la valoración humana.

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6. Conservación de los registros y trazabilidad del lado del Cliente

6.1 Registro automático en el Servicio

El Servicio registra automáticamente los eventos relevantes (registro de auditoría, audit log) con fines de seguridad, verificación y trazabilidad, según lo descrito en la Información sobre IA y en la documentación técnica. Dicho registro contribuye a la trazabilidad del funcionamiento del sistema.

Por completar. El alcance, el formato y el período de conservación de los registros automáticos conformes a los requisitos del Reglamento de IA para el sistema de alto riesgo se encuentran en curso de implementación/definición (cfr. Información sobre IA §10.5 y _foundation.md §8). Las indicaciones operativas al Cliente sobre acceso y extracción de los registros se integrarán al completarse.

6.2 Trazabilidad de las decisiones a cargo del Cliente

Con independencia de los registros del sistema, el Cliente, en cuanto responsable del despliegue y Responsable del tratamiento, está obligado a documentar su propio proceso decisional de manera que pueda demostrar la efectividad de la supervisión humana. Se recomienda, en particular:

• conservar evidencia de que cada decisión sobre un candidato fue adoptada por una persona, sobre la base de una valoración en cuanto al fondo y no de la sola puntuación;
• conservar durante un plazo adecuado los registros y la información puestos a disposición por el sistema durante el período de uso, dentro de los límites previstos por la normativa aplicable y de forma coherente con los plazos de conservación de los datos de los candidatos (cfr. las políticas de conservación del Cliente y el DPA);
• garantizar la confidencialidad y la integridad de dicha documentación, tratándola conforme al RGPD.

Las funcionalidades de conservación y supresión de los datos de los candidatos siguen la configuración del Servicio y las elecciones del Cliente; para la disciplina del tratamiento se remite al DPA.

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7. Responsabilidades del responsable del despliegue y del proveedor

7.1 Responsabilidades del Cliente (responsable del despliegue)

El Cliente es responsable, entre otras cosas, de:

• utilizar el sistema conforme a las presentes instrucciones y a la ley aplicable, incluida la normativa laboral y de no discriminación;
• garantizar la supervisión humana efectiva y la prohibición de decisiones automatizadas (§3);
• informar a los candidatos del uso de herramientas automatizadas (§4);
• asegurar la calidad y licitud de los datos de entrada, disponiendo de la base jurídica y de los consentimientos necesarios para los datos de los candidatos y de terceros (cfr. _foundation.md §4.5 y el DPA);
• supervisar el funcionamiento del sistema durante el uso, monitorear sus resultados y comunicar a hice (info@hice.ai) los riesgos, anomalías, fallos o incidentes graves de los que tenga conocimiento;
• asegurar el cumplimiento local: para las ediciones o los usos fuera de la Unión Europea / Italia, el respeto de las normas imperativas locales queda a cargo del Cliente, que debe verificar su aplicabilidad con un abogado local (cfr. _foundation.md §4.1 y §9);
• asegurar un nivel adecuado de alfabetización en materia de IA del personal que emplea el sistema (art. 4 del Reglamento de IA), de modo que comprenda su funcionamiento y sus límites.

7.2 Responsabilidades del Proveedor (hice, provider)

hice, en cuanto proveedor del sistema de IA de alto riesgo, es responsable, entre otras cosas, de: diseñar el matching como apoyo no decisional con supervisión humana; instituir y mantener un sistema de gestión del riesgo; aplicar prácticas adecuadas de gobernanza y calidad de los datos; preparar y actualizar la documentación técnica; asegurar el registro automático de los eventos; proporcionar transparencia y las presentes instrucciones de uso; garantizar niveles adecuados de exactitud, robustez y ciberseguridad. El detalle de las obligaciones del proveedor se describe en la Información sobre IA (§10.3); el estado de implementación de las obligaciones técnicas se indica en la Información sobre IA (§10.5).

7.3 Límites de responsabilidad

El suministro del sistema y de las Funcionalidades de IA está sujeto a las garantías, las exclusiones y las limitaciones de responsabilidad previstas en las Condiciones Generales del Servicio (condizioni-generali-servizio.md) y recordadas en la Información sobre IA (§7.5), dentro de los límites inderogables de la ley (quedan a salvo los casos de dolo y culpa grave, los daños a la persona y todo aquello que no pueda excluirse por ley). La distribución de las responsabilidades en materia de protección de datos sigue el art. 82 RGPD y el DPA. hice no responde de las consecuencias derivadas de un uso del sistema no conforme a las presentes instrucciones, de la ausencia de supervisión humana o de la introducción de datos inexactos, ilícitos o no pertinentes por parte del Cliente.

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8. Contactos

Para preguntas sobre el uso del sistema, para comunicaciones de fallos o riesgos y para cualquier información relativa a las presentes instrucciones, escriba a info@hice.ai.