Instructions d'Utilisation du Système d'IA (Déployeur)

CONSOO S.R.L.S. — hice

Édition : Union européenne / Italie (français)

Dernière mise à jour : 3 juillet 2026

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1. Objet, destinataires et cadre juridique

1.1 Ce que sont ces instructions

Le présent document contient les instructions d'utilisation du système d'intelligence artificielle de mise en correspondance candidat ↔ opportunité (« matching ») intégré au Service hice. Elles sont fournies par CONSOO S.R.L.S. (« hice », le Fournisseur) en sa qualité de fournisseur du système, conformément à l'article 13 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (ci-après le « AI Act »), qui impose au fournisseur d'un système d'IA à haut risque de l'accompagner d'instructions d'utilisation claires, complètes et compréhensibles destinées au déployeur.

Le matching de candidats, en tant que système d'IA destiné à être utilisé pour la sélection de personnel et pour des décisions relatives à la relation de travail, est classé comme système d'IA « à haut risque » (Annexe III de l'AI Act, domaine de l'emploi/de la sélection de personnel). Pour le détail de la classification et de la répartition des rôles, il est renvoyé à la Notice de Transparence sur l'IA (§1.4 et §7).

1.2 Destinataires — le Client en tant que « déployeur »

Ces instructions s'adressent au Client qui utilise le matching de candidats dans le cadre de sa propre activité pour sélectionner du personnel. En cette qualité, le Client agit comme :

• déployeur du système d'IA à haut risque au sens de l'AI Act ;
• Responsable du traitement des données des candidats au titre du RGPD (Règl. (UE) 2016/679) ; et
• employeur / décideur à l'égard du processus de sélection.

Le Client est tenu de lire, de comprendre et de respecter les présentes instructions et de les mettre à la disposition des Utilisateurs qui exploitent effectivement la fonctionnalité.

1.3 Relation avec les autres documents

Les présentes instructions sont complémentaires et doivent être lues conjointement avec :

• la Notice sur l'Utilisation de l'Intelligence Artificielle et la Transparence Algorithmique (informativa-ai-trasparenza.md), qui décrit en détail l'ensemble des Fonctionnalités d'IA du Service, le fonctionnement du matching et la répartition des rôles fournisseur/déployeur ;
• les Conditions Générales de Service (condizioni-generali-servizio.md) ;
• la Politique de Confidentialité (informativa-privacy.md), pour les données dont hice est le Responsable du traitement ;
• le DPA — Accord de Traitement des Données (dpa-trattamento-dati.md), pour les Données du Client dont hice est le Sous-traitant ;
• les Modèles d'Avis de Confidentialité pour le Client (modelli-informative-cliente.md), que le Client remet à ses propres personnes concernées (en premier lieu, les candidats) ;
• la Politique d'Utilisation Acceptable (politica-uso-accettabile.md).

Les termes en majuscule ont le sens qui leur est attribué dans les Conditions Générales de Service et dans le glossaire commun (Service, Client, Utilisateur, Tenant, Données du Client, Fonctionnalités d'IA, Responsable du traitement, Sous-traitant, Personne concernée).

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2. Finalité et limites du système

2.1 Ce que fait le matching de candidats

Le matching candidat ↔ opportunité produit une liste classée de candidats ou de consultants potentiellement pertinents au regard d'une opportunité ou d'un poste, ou d'une recherche textuelle. Il s'agit d'un outil d'aide qui aide le recruteur à identifier, au sein des données de son propre Tenant, les profils à examiner et à évaluer.

Le classement est produit par un moteur de comparaison déterministe fonctionnant sur des profils normalisés : le score est calculé selon des critères prédéfinis (par exemple, correspondance entre compétences, rôle, niveau de séniorité, zone de disponibilité) au regard des exigences de l'opportunité. En amont, de manière non synchrone avec la recherche, les profils peuvent être normalisés/enrichis (par exemple pour uniformiser les dénominations des compétences et des rôles) également avec le concours de modèles d'intelligence artificielle ; cette étape n'intervient qu'une seule fois par profil, en arrière-plan, et ne détermine pas en elle-même de résultat de sélection. Pour le détail technique, il est renvoyé à la Notice de Transparence sur l'IA (§3.2).

2.2 Ce que le matching de candidats ne fait PAS

Le système est une aide à la décision humaine. En particulier, le matching :

• ne prend pas de décision concernant le candidat et ne remplace pas l'appréciation de la personne chargée de la sélection ;
• ne sélectionne, n'écarte ni n'exclut automatiquement aucun candidat ;
• n'exprime pas de jugement définitif d'aptitude ou d'inaptitude : l'ordre et le score ne sont qu'une indication de pertinence au regard des critères fixés ;
• ne détecte ni la fiabilité, ni l'honnêteté, ni les caractéristiques personnelles du candidat qui ne peuvent être déduites des données structurées du profil.

La décision relative aux entretiens, aux avancements dans le processus, aux exclusions ou aux recrutements demeure toujours et entièrement du ressort d'une personne (l'Utilisateur du Client).

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3. Obligation de supervision humaine

3.1 Supervision humaine effective

Le Client, en tant que déployeur, doit confier la supervision du système à des personnes physiques compétentes, dotées de l'autorité, de la formation et des informations nécessaires pour en comprendre le fonctionnement et les limites. La supervision doit être effective et substantielle, et non purement formelle : la personne chargée de la supervision doit être en mesure d'interpréter correctement le résultat, de ne pas s'y fier de manière non critique et d'écarter, outrepasser ou infirmer le classement proposé lorsque l'appréciation professionnelle l'exige.

En pratique, avant d'adopter toute décision affectant un candidat, une personne doit examiner les profils sur le fond (curriculum vitae, expérience, notes d'entretien et toute autre information pertinente) et ne pas se contenter d'accepter l'ordre restitué par le système.

3.2 Interdiction des décisions de sélection automatisées

Il est interdit d'utiliser le matching de candidats pour prendre des décisions de sélection fondées exclusivement sur un traitement automatisé, dépourvues d'intervention humaine significative, qui produisent des effets juridiques ou affectent les candidats de manière significative de façon similaire (art. 22, § 1, RGPD). Cette interdiction comprend, à titre d'exemple, l'élimination automatique des profils en deçà d'un certain seuil de score, l'avancement automatique des profils en tête de classement, ou toute autre forme de filtrage ou de sélection qui n'implique pas une appréciation humaine au cas par cas.

Le système est conçu comme une aide non décisionnelle ; le Client ne doit pas configurer ou exploiter son propre processus de manière à le transformer, en fait, en une décision automatisée. Demeure réservé le droit de la Personne concernée, lorsqu'un traitement constitue néanmoins une décision automatisée au sens de l'art. 22 RGPD, d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer son point de vue et de contester la décision, droit à exercer à l'égard du Responsable du traitement (le Client) ; voir la Notice de Transparence sur l'IA (§6) et le §7 des présentes instructions.

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4. Obligation d'information des candidats

Le Client, en tant que Responsable du traitement et employeur/décideur, est tenu d'informer les candidats et, le cas échéant, les travailleurs de l'utilisation d'outils automatisés dans le processus de sélection et d'évaluation, de manière transparente et avant le début du traitement. L'information doit indiquer, en particulier, l'existence de l'aide automatisée, ses finalités, la logique sous-jacente en termes généraux et le fait que la décision finale relève d'une personne.

Cette obligation découle à la fois du RGPD (articles 13 à 14 et, le cas échéant, article 22) et des obligations de transparence de l'AI Act à l'égard des personnes affectées par l'utilisation du système. Pour faciliter la mise en conformité, hice met à disposition les Modèles d'Avis de Confidentialité pour le Client (modelli-informative-cliente.md), que le Client doit adapter à sa propre organisation, compléter avec ses propres coordonnées de Responsable du traitement et soumettre à un contrôle juridique avant utilisation. L'adoption de ces modèles ne dispense pas le Client de sa responsabilité de garantir l'exactitude et l'exhaustivité de l'information fournie.

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5. Exactitude, limites et interprétation du score

5.1 Erreurs et biais possibles

Comme tout outil automatisé, le matching de candidats peut produire des résultats inexacts ou non représentatifs. En particulier :

• l'ordre et le score dépendent de la qualité et de l'exhaustivité des données d'entrée : des profils incomplets, obsolètes ou renseignés de manière hétérogène peuvent produire un classement trompeur (un bon profil peut apparaître de faible pertinence simplement parce que ses données sont incomplètes) ;
• l'étape de normalisation/enrichissement en amont (§2.1) peut introduire des erreurs d'interprétation (par exemple lors de l'uniformisation des dénominations de compétences) ;
• comme tout système classant des personnes sur la base de données passées, le risque de disparité ou de biais ne peut être exclu (par exemple à l'égard de parcours de carrière non linéaires, de formulations linguistiques différentes ou de groupes sous-représentés dans les données). Le Client doit demeurer vigilant à l'égard de résultats potentiellement discriminatoires et les corriger au moyen d'une appréciation humaine.

hice fournit le système « en l'état » et, dans la mesure permise par la loi, ne garantit ni l'exactitude, ni l'exhaustivité, ni l'adéquation du classement à un usage particulier (cf. Notice de Transparence sur l'IA §7 et Conditions Générales de Service).

5.2 Données d'entrée recommandées

Pour obtenir des résultats plus fiables et réduire le risque de résultats biaisés, le Client est invité à :

• maintenir les profils des candidats/consultants complets et à jour (compétences, niveau de séniorité, années d'expérience, langues, zone de disponibilité, formation) ;
• saisir les notes d'entretien avec exactitude, car elles peuvent alimenter les profils utilisés par le moteur ;
• compléter les opportunités avec un intitulé, une description et des exigences clairs et pertinents, en évitant tout critère inapproprié ou étranger au poste ;
• éviter de saisir des données inutiles ou des catégories particulières de données non pertinentes pour l'appréciation professionnelle (principe de minimisation des données).

5.3 Comment interpréter le score

Le score et l'ordre expriment une estimation de pertinence au regard des critères fixés, et non un classement de la valeur des personnes ni une prédiction de performance. Un score élevé signifie seulement que le profil correspond aux critères de recherche ; un score faible n'équivaut pas à un jugement d'inaptitude. Le classement doit être utilisé comme un point de départ pour orienter la recherche et réduire le temps de présélection, et non comme le résultat de la sélection. En cas de scores égaux ou proches, et en tout état de cause avant toute décision, l'appréciation humaine doit prévaloir.

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6. Conservation des journaux et traçabilité côté Client

6.1 Journalisation automatique au sein du Service

Le Service enregistre automatiquement les événements pertinents (journal d'audit) à des fins de sécurité, de vérification et de traçabilité, comme décrit dans la Notice de Transparence sur l'IA et dans la documentation technique. Cette journalisation contribue à la traçabilité du fonctionnement du système.

À compléter. L'étendue, le format et la durée de conservation des journaux automatiques conformes aux exigences de l'AI Act pour le système à haut risque sont en cours de mise en œuvre/définition (cf. Notice de Transparence sur l'IA §10.5 et _foundation.md §8). Des indications opérationnelles à l'attention du Client sur l'accès et l'extraction des journaux seront ajoutées une fois ce point finalisé.

6.2 Traçabilité des décisions par le Client

Indépendamment des journaux du système, le Client, en tant que déployeur et Responsable du traitement, est tenu de documenter son propre processus décisionnel afin d'être en mesure de démontrer l'effectivité de la supervision humaine. Il est notamment recommandé de :

• conserver la preuve que chaque décision concernant un candidat a été prise par une personne, sur la base d'une appréciation sur le fond et non du seul score ;
• conserver pendant une durée adéquate les journaux et les informations mis à disposition par le système pendant la période d'utilisation, dans les limites fixées par le droit applicable et de manière cohérente avec les durées de conservation des données des candidats (cf. les politiques de conservation du Client et le DPA) ;
• garantir la confidentialité et l'intégrité de cette documentation, en la traitant conformément au RGPD.

Les fonctionnalités de conservation et de suppression des données des candidats suivent les paramètres du Service et les choix du Client ; pour les règles régissant le traitement, il est renvoyé au DPA.

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7. Responsabilités du déployeur et du fournisseur

7.1 Responsabilités du Client (déployeur)

Le Client est responsable, notamment, de :

• utiliser le système conformément aux présentes instructions et au droit applicable, y compris le droit du travail et le droit de la non-discrimination ;
• garantir une supervision humaine effective et l'interdiction des décisions automatisées (§3) ;
• informer les candidats de l'utilisation d'outils automatisés (§4) ;
• garantir la qualité et la licéité des données d'entrée, en disposant de la base juridique et des consentements nécessaires pour les données des candidats et des tiers (cf. _foundation.md §4.5 et le DPA) ;
• surveiller le fonctionnement du système pendant l'utilisation, en contrôlant ses résultats et en signalant à hice (info@hice.ai) tout risque, anomalie, dysfonctionnement ou incident grave dont il aurait connaissance ;
• garantir la conformité locale : pour les éditions ou usages en dehors de l'Union européenne / de l'Italie, le respect des règles impératives locales demeure de la responsabilité du Client, qui doit en vérifier l'applicabilité auprès d'un avocat local (cf. _foundation.md §4.1 et §9) ;
• garantir un niveau adéquat de maîtrise de l'IA (« AI literacy ») du personnel exploitant le système (article 4 de l'AI Act), afin qu'il en comprenne le fonctionnement et les limites.

7.2 Responsabilités du Fournisseur (hice, fournisseur)

hice, en tant que fournisseur du système d'IA à haut risque, est responsable, notamment, de : concevoir le matching comme une aide non décisionnelle avec supervision humaine ; instaurer et maintenir un système de gestion des risques ; appliquer des pratiques appropriées de gouvernance et de qualité des données ; élaborer et tenir à jour la documentation technique ; garantir la journalisation automatique des événements ; assurer la transparence et fournir les présentes instructions d'utilisation ; garantir des niveaux adéquats d'exactitude, de robustesse et de cybersécurité. Le détail des obligations du fournisseur est décrit dans la Notice de Transparence sur l'IA (§10.3) ; l'état de mise en œuvre des obligations techniques est indiqué dans la Notice de Transparence sur l'IA (§10.5).

7.3 Limitations de responsabilité

La fourniture du système et des Fonctionnalités d'IA est soumise aux garanties, exclusions et limitations de responsabilité énoncées dans les Conditions Générales de Service (condizioni-generali-servizio.md) et rappelées dans la Notice de Transparence sur l'IA (§7.5), dans les limites impératives de la loi (demeurent réservés les cas de dol et de faute lourde, les dommages corporels et tout ce qui ne peut être exclu par la loi). La répartition des responsabilités en matière de protection des données suit l'article 82 RGPD et le DPA. hice n'est pas responsable des conséquences résultant d'une utilisation du système non conforme aux présentes instructions, de l'absence de supervision humaine ou de la saisie de données inexactes, illicites ou non pertinentes par le Client.

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8. Contacts

Pour toute question relative à l'utilisation du système, tout signalement de dysfonctionnement ou de risque et toute information relative aux présentes instructions, écrire à info@hice.ai.