Aviso sobre el uso de la Inteligencia Artificial y transparencia algorítmica

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edición: América Latina (español)

Última actualización: 23 de julio de 2026

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1. Premisa y finalidad del documento

1.1 Por qué este aviso

El Servicio hice integra algunas funciones basadas en sistemas de inteligencia artificial (las Funcionalidades de IA). Este aviso explica de manera transparente: cuáles son dichas funciones, qué hacen, qué datos utilizan, dónde se realiza el procesamiento (inferencia) y cuáles son los derechos de las personas interesadas.

1.2 Doble función del documento

El presente documento cumple una doble finalidad:

1. Transparencia conforme al RGPD (Reg. (UE) 2016/679), en particular la obligación de informar acerca de la existencia de un eventual proceso de decisión automatizado y la lógica utilizada (art. 13(2)(f) y art. 22 RGPD).
2. Transparencia conforme al Reglamento (UE) 2024/1689 sobre la inteligencia artificial (en adelante, «Ley de IA»): información sobre el uso de sistemas de IA, sobre los límites de dichos sistemas y sobre la necesaria supervisión humana.

1.3 Relación con los demás documentos

El presente aviso es complementario y debe leerse junto con:

• las Condiciones Generales del Servicio (condizioni-generali-servizio.md);
• el Aviso de Privacidad (informativa-privacy.md), respecto de los datos de los que hice es Responsable del tratamiento;
• el Acuerdo de Tratamiento de Datos — DPA (dpa-trattamento-dati.md), respecto de los Datos del Cliente de los que hice es Encargado del tratamiento;
• los Modelos de aviso para el Cliente (modelli-informative-cliente.md), que el Cliente entrega a sus propios interesados (p. ej., candidatos).

Los términos con inicial mayúscula tienen el significado definido en las Condiciones Generales del Servicio y en el glosario compartido. En particular: Servicio, Cliente, Usuario, Tenant, Datos del Cliente, Funcionalidades de IA / Sistemas de IA, Responsable del tratamiento, Encargado del tratamiento, Interesado.

1.4 Destinatarios

Este aviso está dirigido a todos los Usuarios del Servicio. Es particularmente relevante para los Clientes que utilizan hice en el vertical de recruiting (selección de personal) y para las personas cuyos datos se tratan en dicho contexto (en primer lugar, los candidatos).

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2. Principios generales sobre el uso de la IA en hice

hice adopta los siguientes principios en el uso de las Funcionalidades de IA. Se mencionan aquí de forma resumida y se detallan en las secciones siguientes.

1. La IA es una herramienta de apoyo, no un decisor. Las Funcionalidades de IA asisten al Usuario; no adoptan de forma autónoma decisiones que produzcan efectos jurídicos o significativos sobre las personas (véase §6).
2. Human-in-the-loop (HITL) en las acciones de escritura. Las acciones por las que el asistente de IA propone crear, modificar o eliminar datos requieren una confirmación humana explícita antes de ejecutarse (véanse §5.1 y §7.1).
3. No-entrenamiento con los Datos del Cliente. hice no utiliza los Datos del Cliente para entrenar modelos de IA de base (véase §8).
4. Supervisión humana y verificación del resultado. Los resultados de la IA pueden contener errores o «alucinaciones» y deben ser verificados por el Usuario antes de cualquier uso (véase §7).
5. Transparencia y trazabilidad. hice documenta sus Funcionalidades de IA y registra las acciones relevantes mediante registros de auditoría (audit log) con fines de seguridad y verificación.
6. Privilegio del procesamiento local y de la minimización. Cuando es técnicamente posible, el procesamiento se realiza con componentes locales y deterministas; el recurso a modelos lingüísticos externos se limita a lo necesario (véanse §4 y §9).

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3. Las Funcionalidades de IA de hice (descripción detallada)

Esta sección enumera las Funcionalidades de IA efectivamente presentes en el Servicio. Para cada una se indican: (a) qué hace; (b) qué datos utiliza; (c) dónde se realiza la inferencia; (d) si incide y cómo en decisiones que afectan a personas.

Nota técnica. Las cuatro funciones tienen distintos grados de automatización y tecnologías diferentes. En particular, dos de ellas (el OCR y el componente principal del matching) son deterministas y no emplean modelos lingüísticos generativos; las demás pueden utilizar un modelo lingüístico.

3.1 Asistente de IA en chat

a) Qué hace. Es un asistente conversacional, en idioma español, que ayuda al Usuario a consultar y operar sobre los datos de su propio Tenant (por ejemplo: obtener información sobre candidatos, contactos, empresas, proyectos; o proponer la creación o la actualización de un registro). Cuando la solicitud corresponde a una acción estructurada, el asistente la dirige a una herramienta interna determinista; cuando la solicitud es de tipo libre, puede generar una respuesta textual mediante un modelo lingüístico.

b) Qué datos usa. El texto del mensaje del Usuario, el historial de la conversación, el contexto de la pantalla, los eventuales archivos adjuntos que el Usuario decida enviar (p. ej., PDF, DOCX, texto) y los datos del Tenant pertinentes a la solicitud. Estos datos pueden contener datos personales de terceros (por ejemplo, texto relativo a un candidato o a un contacto).

c) Dónde se realiza la inferencia. Para las respuestas de tipo libre, la inferencia se realiza mediante los modelos de inteligencia artificial, ejecutados en el proveedor de servicios de procesamiento para las Funcionalidades de IA (véanse §4 y §9). Las fases de reconocimiento de la intención y de direccionamiento hacia las herramientas pueden realizarse localmente en la infraestructura del Servicio mediante componentes de software ejecutados localmente, deterministas y de búsqueda semántica.

d) Incidencia en decisiones. El asistente no adopta decisiones sobre el Usuario ni sobre terceros. Las acciones de escritura propuestas requieren confirmación humana (HITL, §5.1). El acceso al asistente está sujeto a permisos y puede no estar disponible para todos los roles.

3.2 Matching candidatos ↔ oportunidades

a) Qué hace. Produce una lista ordenada (ranking) de candidatos o consultores potencialmente pertinentes respecto de una oportunidad/posición, o respecto de una búsqueda textual. Está pensada para ayudar al reclutador a identificar perfiles que evaluar; es la función más relevante a efectos del recruiting.

b) Qué datos usa. Por un lado, los datos del perfil del candidato/consultor (por ejemplo: rol, nivel de seniority, años de experiencia, competencias, idiomas, ciudad/área de disponibilidad, formación, e información derivada de las notas de entrevista); por otro, los datos de la oportunidad (título, descripción, notas, ubicación). Se trata en gran parte de datos personales de los candidatos y de datos profesionales de los consultores.

c) Dónde se realiza la inferencia. La producción del ranking se realiza mediante un motor de comparación determinista que opera sobre perfiles normalizados almacenados en la infraestructura del Servicio; la puntuación se calcula con criterios predefinidos (por ejemplo, correspondencia entre competencias, rol, seniority, área), sin recurrir, en esta fase, a un modelo de inteligencia artificial generativa.

Aguas arriba, de forma no sincrónica respecto de la búsqueda, los perfiles pueden ser normalizados/enriquecidos (por ejemplo, para uniformar denominaciones de competencias y roles) también con la ayuda de los modelos de inteligencia artificial (véase §4); dicho enriquecimiento se realiza una sola vez por perfil, en segundo plano, y no determina por sí mismo ningún resultado de selección. Para la búsqueda/similitud semántica, el Servicio puede utilizar técnicas de representación vectorial (vectores «embedding»), procesadas por componentes de software ejecutados localmente en la infraestructura del Servicio.

Por completar. La eventual introducción de una fase de reordenamiento (ranking) mediante un modelo de inteligencia artificial posterior a la comparación determinista, en caso de activarse, deberá describirse aquí y evaluarse con prioridad a efectos de la Ley de IA (§10). En el estado actual, la generación del ranking es determinista.

d) Incidencia en decisiones. El matching es un APOYO a la decisión humana y no selecciona ni descarta automáticamente a ningún candidato. La decisión sobre entrevistas, avances o contrataciones recae siempre en una persona (el Usuario del Cliente). Véanse §6 (decisiones automatizadas y derechos) y §10 (reparto de los roles conforme a la Ley de IA).

3.3 Parsing y normalización del CV

a) Qué hace. Extrae de un currículum (PDF/DOCX) información estructurada (por ejemplo: nombre, datos de contacto, rol, años de experiencia, competencias, idiomas, formación, experiencias) para precompletar la ficha del candidato y reducir la introducción manual.

b) Qué datos usa. El archivo del CV cargado por el Usuario y el texto contenido en él, que constituye un dato personal del candidato.

c) Dónde se realiza la inferencia. La extracción se realiza según una arquitectura de dos rutas:

1. una ruta local determinista basada en componentes de software ejecutados localmente (extracción de texto + expresiones regulares + reconocimiento de entidades lingüísticas + comparación con un catálogo de competencias), que opera localmente en la infraestructura del Servicio y es la ruta de base;
2. un eventual enriquecimiento mediante los modelos de inteligencia artificial (§4), activable para mejorar la estructuración de los datos. En caso de indisponibilidad o error de los modelos, el Servicio recurre al resultado de la ruta local (fallback).

d) Incidencia en decisiones. El parsing no evalúa al candidato y no adopta decisiones: se limita a transcribir/estructurar información, que el Usuario debe verificar y corregir (la extracción automática puede contener errores, §7.2).

3.4 OCR (reconocimiento de texto) de recibos y facturas

a) Qué hace. Reconoce el texto de recibos/facturas (a partir de imagen o PDF) y extrae algunos campos (por ejemplo: proveedor, importe, impuesto, fecha, líneas de detalle) para facilitar la introducción de notas de gastos y compras.

b) Qué datos usa. El archivo cargado por el Usuario (imagen o PDF del documento) y el texto reconocido. Puede contener datos identificativos y datos fiscales de terceros (proveedores).

c) Dónde se realiza la inferencia. El OCR es ejecutado por componentes de software ejecutados localmente íntegramente en la infraestructura del Servicio, sin recurrir a modelos de inteligencia artificial ni a servicios en la nube externos de inferencia. La posterior extracción de los campos se realiza con reglas deterministas. Se trata de una función de reconocimiento óptico de caracteres, no de un sistema de IA generativa.

d) Incidencia en decisiones. El OCR no adopta decisiones y no evalúa a personas: los datos extraídos se proponen al Usuario, quien los verifica y confirma.

3.5 Tabla resumen

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4. Modelos y proveedores involucrados

4.1 Modelos de inteligencia artificial

Para las funciones que lo requieren (asistente en chat; enriquecimiento del parsing del CV; eventual normalización de los perfiles), hice utiliza los modelos de inteligencia artificial, ejecutados en el proveedor de servicios de procesamiento para las Funcionalidades de IA. Dicho proveedor opera como subencargado del tratamiento (véase §4.3).

4.2 Componentes locales y deterministas

Los siguientes procesamientos se realizan mediante componentes de software ejecutados localmente en la infraestructura del Servicio y no implican el envío de datos a los modelos de inteligencia artificial externos:

• la extracción y estructuración de base del CV (expresiones regulares, reconocimiento de entidades lingüísticas, comparación con un catálogo de competencias);
• el OCR de recibos y facturas (con las correspondientes fases locales de preprocesamiento y compresión de las imágenes);
• el motor de matching determinista y las representaciones vectoriales («embedding») para la búsqueda/similitud semántica.

4.3 Proveedores y subencargados

El procesamiento mediante los modelos de inteligencia artificial externos implica recurrir a un subencargado del tratamiento (el proveedor de servicios de procesamiento para las Funcionalidades de IA). La lista actualizada de los subencargados, con los servicios prestados, las categorías de datos y las garantías para las eventuales transferencias, figura en el DPA (dpa-trattamento-dati.md) y es coherente con el registro interno de subencargados. Los componentes de software ejecutados localmente no constituyen subencargados externos, ya que operan en la infraestructura del Servicio.

4.4 Separación de proveedores para Correo y Calendario

Las funciones de IA pueden utilizar modelos lingüísticos y servicios API cloud de terceros seleccionados por HICE. Los turnos que contienen datos o resultados procedentes de Correo o Calendario se dirigen a un proyecto API separado y dedicado, distinto del proveedor utilizado para las funciones generales. La separación se aplica antes de enviar contenido a un modelo y el flujo se bloquea si el proveedor dedicado no está configurado.

Para este canal, HICE selecciona condiciones según las cuales las entradas y salidas no se usan por defecto para entrenar modelos y no participa en programas voluntarios de compartición de datos. La información específica exigida para Google Workspace figura en el §9.7 de la Política de Privacidad.

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5. Human-in-the-loop y supervisión humana

5.1 Confirmación humana en las acciones de escritura (HITL)

Cuando el asistente de IA propone una acción de escritura —es decir, la creación, la modificación o la eliminación de datos en el Servicio (por ejemplo, crear una tarea, actualizar un registro, eliminar un contacto)— dicha acción no se ejecuta automáticamente. El Servicio muestra al Usuario un resumen de la propuesta y la acción se ejecuta solo tras la confirmación explícita del Usuario (mecanismo human-in-the-loop). El Usuario sigue siendo, por tanto, siempre el autor de la modificación.

5.2 Supervisión humana en las evaluaciones y selecciones

Para las funciones potencialmente relevantes en el ámbito de la selección (en primer lugar, el matching de candidatos), el Servicio está diseñado como herramienta de apoyo: toda evaluación, avance o exclusión de un candidato requiere la intervención y la decisión de una persona. Ni el matching ni el parsing del CV adoptan de forma autónoma medidas sobre los candidatos.

5.3 Permisos y roles

El acceso a las Funcionalidades de IA está regulado por el sistema de permisos del Servicio. Algunas funciones (por ejemplo, el asistente en chat) pueden estar reservadas a determinados roles y no estar disponibles para todos los Usuarios del Tenant.

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6. Decisiones automatizadas y derechos del Interesado (art. 22 RGPD)

6.1 Ausencia de decisiones exclusivamente automatizadas

hice diseña las Funcionalidades de IA de modo que no haya decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o incidan de manera análoga significativamente sobre las personas (art. 22, ap. 1, RGPD). En particular, en el contexto del recruiting, el matching es un apoyo y la decisión final corresponde siempre a una persona (véase §5.2).

6.2 Rol de hice y rol del Cliente

Es esencial aclarar los roles (véase también §10):

• respecto de los Datos del Cliente (incluidos los datos de los candidatos), el Responsable del tratamiento es el Cliente; hice actúa como Encargado por cuenta de aquel (art. 28 RGPD), conforme al DPA;
• en consecuencia, las obligaciones de información hacia los candidatos y la garantía de la supervisión humana en la selección recaen, en primer lugar, sobre el Cliente en su calidad de Responsable y empleador/decisor. hice pone a disposición herramientas y modelos (modelli-informative-cliente.md) para facilitar su cumplimiento.

6.3 Derechos del Interesado

Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que un tratamiento integrara —en razón de la configuración adoptada por el Cliente— una decisión automatizada en el sentido del art. 22 RGPD, el Interesado tiene derecho a:

• obtener la intervención humana por parte del Responsable (el Cliente);
• expresar su punto de vista;
• impugnar la decisión;
• recibir información significativa sobre la lógica utilizada y sobre las consecuencias previstas del tratamiento (art. 13(2)(f), 14(2)(g), 15(1)(h) RGPD).

El ejercicio de tales derechos debe dirigirse en primer lugar al Responsable (el Cliente). hice, como Encargado, asiste al Cliente en dar curso a las solicitudes de los Interesados conforme al DPA. Respecto de los datos de los que hice es Responsable (véase el Aviso de Privacidad), los derechos se ejercen escribiendo a info@hice.ai.

6.4 Reclamación ante la autoridad

El Interesado tiene en todo caso derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente en su jurisdicción.

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7. Límites de la IA y responsabilidad de verificación

7.1 Resultados «as-is» que deben verificarse

Las Funcionalidades de IA se prestan «tal cual» (as-is). Los resultados generados —respuestas del asistente, ranking de matching, campos extraídos de CV o de recibos— pueden ser incompletos, imprecisos o erróneos. Es responsabilidad del Usuario verificar y validar los resultados antes de utilizarlos o de adoptar decisiones.

7.2 «Alucinaciones» y errores

Los modelos lingüísticos pueden producir información plausible pero no veraz (las llamadas «alucinaciones»). También los componentes deterministas (parsing, OCR) pueden cometer errores de extracción (por ejemplo, en documentos de baja calidad o no estándar). hice no garantiza la exactitud, integridad o idoneidad para un fin específico de los resultados de la IA, dentro de los límites permitidos por la ley.

7.3 Confirmación humana en las escrituras

De forma coherente con §5.1, las acciones de escritura sugeridas por la IA están sujetas a confirmación humana: ello constituye una salvaguarda frente a la ejecución de acciones erróneas, pero no sustituye la verificación sustancial de los contenidos por parte del Usuario.

7.4 Uso conforme

El Usuario se compromete a no utilizar las Funcionalidades de IA infringiendo la ley, los derechos de terceros o la Política de Uso Aceptable (politica-uso-accettabile.md) y, en particular, a no adoptar decisiones carentes de una adecuada supervisión humana sobre la base únicamente de los resultados de la IA.

7.5 Limitación de responsabilidad

La prestación de las Funcionalidades de IA está sujeta a las exclusiones y limitaciones de responsabilidad previstas en las Condiciones Generales del Servicio (condizioni-generali-servizio.md), dentro de los límites inderogables de la ley (quedan a salvo los casos de dolo y culpa grave y los daños no excluibles por ley).

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8. Compromiso de «no-entrenamiento» con los Datos del Cliente

hice no utiliza los Datos del Cliente para entrenar ni reentrenar modelos de inteligencia artificial de base. Los Datos del Cliente enviados a las Funcionalidades de IA se tratan con el único fin de prestar la función solicitada (por ejemplo, generar una respuesta, normalizar un perfil, estructurar un CV) y no con fines de entrenamiento de modelos generales.

Los modelos de inteligencia artificial utilizados son modelos preentrenados de terceros empleados en pura inferencia: hice no ejecuta procedimientos de fine-tuning de los modelos con los Datos del Cliente. Este compromiso se reitera en las Condiciones Generales del Servicio, en el Aviso de Privacidad y en el DPA.

Por completar. Las eventuales políticas de conservación/registro de los prompts por parte del proveedor de servicios de procesamiento para las Funcionalidades de IA deben verificarse y regularse en los acuerdos con el subencargado (véase §9).

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9. Ubicación de la inferencia y transferencias de datos

9.1 Procesamiento local

Las funciones de OCR, la extracción de base del CV, el matching determinista y la generación de representaciones vectoriales se realizan localmente, mediante componentes de software ejecutados localmente en la infraestructura del Servicio.

9.2 Procesamiento mediante los modelos de inteligencia artificial

Las funciones que emplean los modelos de inteligencia artificial (asistente en chat; enriquecimiento del parsing del CV; normalización de los perfiles) envían el texto de los prompts al proveedor de servicios de procesamiento para las Funcionalidades de IA. Dichos prompts pueden contener datos personales (por ejemplo, el texto de un CV o de un chat).

9.3 Ubicación y transferencias

Los datos se tratan en la región de referencia y/o en otras jurisdicciones en las que operan nuestros proveedores, aplicando siempre garantías adecuadas conforme a la normativa aplicable. El detalle de los subencargados y de las correspondientes garantías figura en el DPA (dpa-trattamento-dati.md).

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10. Marco de la Ley de IA: reparto de los roles y supervisión humana

10.1 Por qué es relevante

El Reglamento (UE) 2024/1689 (Ley de IA) introduce obligaciones diferenciadas según el rol desempeñado respecto de un sistema de IA y el nivel de riesgo del propio sistema. Conviene distinguir los roles, porque algunos deberes recaen sobre hice y otros sobre el Cliente.

10.2 Clasificación del matching de candidatos como sistema «de alto riesgo»

Los sistemas de IA destinados a la selección de personal y a decisiones relativas a la relación laboral se incluyen, conforme a la Ley de IA, entre los sistemas «de alto riesgo» (Anexo III, ámbito trabajo/selección de personal). En consecuencia, el matching candidatos ↔ oportunidades se califica como sistema de IA de alto riesgo. A tales sistemas se les aplican las obligaciones reforzadas previstas por la Ley de IA, diferenciadas según el rol de proveedor (provider) o de responsable del despliegue (deployer), descritas en los §10.3 y §10.4. Las demás Funcionalidades de IA (asistente en chat, parsing del CV, OCR) no están destinadas a la selección de personal y no se incluyen en dicha clasificación.

10.3 Rol de hice (proveedor/provider) y obligaciones correspondientes

hice desarrolla y pone a disposición las Funcionalidades de IA como parte del Servicio y, en lo que respecta al matching de candidatos, asume el rol de proveedor (provider) de un sistema de IA de alto riesgo conforme a la Ley de IA. En tal calidad, hice está obligado, entre otras cosas, a:

• establecer y mantener un sistema de gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del sistema;
• aplicar prácticas adecuadas de gobernanza y calidad de los datos de entrenamiento, validación y prueba;
• elaborar la documentación técnica del sistema y mantenerla actualizada;
• garantizar el registro automático de los eventos (logs) durante el funcionamiento, a efectos de trazabilidad;
• asegurar un nivel adecuado de transparencia y proporcionar información e instrucciones de uso a los responsables del despliegue (deployers) —el presente aviso y la Documentación;
• diseñar el sistema de modo que permita una supervisión humana eficaz por parte de las personas físicas;
• garantizar niveles adecuados de exactitud, solidez y ciberseguridad.

hice ha diseñado el matching como apoyo no decisional y con supervisión humana, y no automatiza decisiones sobre las personas (§5–§6).

10.4 Rol del Cliente (responsable del despliegue/deployer) y obligaciones correspondientes

El Cliente que utiliza las Funcionalidades de IA en el marco de su propia actividad —en particular para seleccionar personal— actúa como responsable del despliegue (deployer) de un sistema de IA de alto riesgo conforme a la Ley de IA, además de como Responsable del tratamiento y empleador/decisor. En tal calidad, el Cliente está obligado, entre otras cosas, a:

• informar a los candidatos y a los trabajadores acerca del uso de herramientas automatizadas en el proceso de selección/evaluación (incluso utilizando los modelli-informative-cliente.md);
• garantizar la supervisión humana sobre el uso del sistema y sobre la decisión final, encomendándola a personas competentes;
• vigilar el funcionamiento del sistema y supervisar su uso conforme a las instrucciones de uso, comunicando los eventuales riesgos o fallos de funcionamiento;
• utilizar el sistema de conformidad con las instrucciones de uso y con la ley aplicable (también laboral y de no discriminación);
• evaluar los impactos sobre las personas (también en coordinación con las eventuales evaluaciones de impacto requeridas).

10.5 Estado de implementación de los cumplimientos técnicos

Los cumplimientos técnicos propios de un sistema de IA de alto riesgo (en particular el expediente de documentación técnica, el sistema de gestión de riesgos formalizado y las funcionalidades de registro/logging conformes) se encuentran en curso de implementación. El presente aviso se actualiza a medida que dichos cumplimientos se van completando. La clasificación del matching de candidatos como sistema de alto riesgo y el reparto de los roles descritos anteriormente siguen siendo plenamente aplicables en todo caso.

10.6 Alfabetización y uso responsable

hice promueve un uso consciente de las Funcionalidades de IA. Se invita al Cliente a asegurar que los Usuarios que emplean tales funciones dispongan de información adecuada sobre su funcionamiento y sus límites (cfr. las obligaciones de «alfabetización en materia de IA» previstas por la Ley de IA).

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11. Tratamiento de los datos personales y derechos — remisión

El tratamiento de los datos personales relacionado con las Funcionalidades de IA se regula:

• por el Aviso de Privacidad (informativa-privacy.md), respecto de los datos de los que hice es Responsable;
• por el DPA (dpa-trattamento-dati.md), respecto de los Datos del Cliente de los que hice es Encargado, incluidos los subencargados (§4.3) y las transferencias (§9).

Para el ejercicio de los derechos y para cualquier información, los datos de contacto se indican en el §13.

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12. Modificaciones del presente aviso

hice puede actualizar el presente aviso para reflejar modificaciones de las Funcionalidades de IA, de los modelos/proveedores utilizados o del marco normativo. La versión actualizada se pondrá a disposición con indicación de la fecha de última actualización. Las modificaciones sustanciales se comunicarán según las modalidades previstas en las Condiciones Generales del Servicio.

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13. Contacto