DPA — Perjanjian Pemrosesan Data (Pasal 28 GDPR)

CONSOO S.R.L.S. — hice

Edisi: English master (international)

Terakhir diperbarui: 3 Juli 2026

Pertimbangan

Perjanjian Pemrosesan Data ini (selanjutnya «DPA» atau «Perjanjian») dibuat berdasarkan dan untuk tujuan Pasal 28 Peraturan (UE) 2016/679 («GDPR») antara:

Customer — entitas (perusahaan atau pekerja mandiri yang memiliki nomor VAT, atau profesional lain) yang berlangganan Layanan, diidentifikasi dalam Order Form dan dalam data pendaftaran Tenant — dalam kapasitasnya sebagai Data Controller (selanjutnya «Controller»); dan
CONSOO S.R.L.S., sebuah società a responsabilità limitata semplificata, dengan kantor terdaftar di Piazzetta Umberto Giordano 2, 20122 Milan (MI), Italia, VAT/Tax Code IT13823860963, REA MI-2745733, PEC consoo@pec.it, yang mengoperasikan Layanan di bawah merek hice (selanjutnya «hice», «Provider» atau «Processor») — dalam kapasitasnya sebagai Data Processor.

selanjutnya secara bersama-sama disebut «Parties» dan masing‑masing disebut «Party».

Dengan memperhatikan hal‑hal berikut:

(a) hice menyediakan kepada Controller sebuah platform SaaS multi‑tenant Professional Services Automation dengan asisten AI (selanjutnya «Layanan»), berdasarkan ketentuan Ketentuan Umum Layanan (condizioni-generali-servizio.md, «Terms»);

(b) dalam menyediakan Layanan, hice memproses atas nama Controller data Customer (Customer Data) yang memuat data pribadi pihak ketiga (kandidat, karyawan, konsultan, kontak) dan data pribadi Pengguna, sebagaimana dijelaskan dalam Lampiran A;

(c) Para Pihak bermaksud mengatur, melalui Perjanjian ini, kewajiban masing‑masing sehubungan dengan perlindungan data pribadi sesuai dengan Pasal 28 GDPR dan hukum yang berlaku;

(d) DPA ini merupakan bagian integral dan esensial dari Terms dan berlaku untuk semua Customer, termasuk mereka yang menggunakan Free Plan, tanpa memerlukan penandatanganan terpisah.

Istilah yang diawali huruf kapital yang tidak didefinisikan dalam DPA ini memiliki arti sebagaimana ditetapkan dalam Terms dan glosarium bersama; istilah «Personal Data», «Processing», «Data Controller», «Data Processor», «Sub-processor», «Data Subject» dan «Personal Data Breach» memiliki makna sebagaimana ditentukan dalam Pasal 4 GDPR.

DPA ini mengatur secara eksklusif pemrosesan di mana hice bertindak sebagai Processor atas nama Customer. Untuk pemrosesan di mana hice bertindak sebagai Controller (data pendaftaran, penagihan, log keamanan, diagnostik, dukungan, pemasaran), dirujuk pada Kebijakan Privasi (informativa-privacy.md).

1. Definisi dan ruang lingkup penerapan

1.1 Definisi. Selain istilah yang didefinisikan dalam Pertimbangan dan dalam glosarium bersama, untuk tujuan Perjanjian ini berlaku definisi dalam Pasal 4 GDPR. Secara khusus:

Customer Data: semua data, konten dan informasi — termasuk data pribadi pihak ketiga — yang dimasukkan, diunggah atau dihasilkan oleh Customer atau Pengguna dalam Layanan, sebagaimana dirinci dalam Lampiran A. Ini tidak mencakup data yang menjadi milik hice sebagai Controller sesuai Kebijakan Privasi.
Applicable Data Protection Law: GDPR, Decreto Legislativo 196/2003 («Privacy Code») sebagaimana diubah oleh Decreto Legislativo 101/2018, tindakan otoritas perlindungan data Italia (Garante) dan peraturan lain yang berlaku untuk Pemrosesan.
SCC (Standard Contractual Clauses): klausul kontraktual standar yang diadopsi oleh Keputusan Pelaksanaan (EU) 2021/914 Komisi Eropa untuk transfer ke negara ketiga.
DPF: EU‑U.S. Data Privacy Framework dan mekanisme kecukupan terkait untuk transfer kepada operator AS yang berpartisipasi.

1.2 Ruang lingkup. DPA ini berlaku untuk setiap Pemrosesan Data Pribadi yang dilakukan oleh hice, dalam kapasitasnya sebagai Processor, atas nama dan berdasarkan instruksi Controller, sehubungan dengan penyediaan Layanan.

1.3 Keutamaan. Jika terjadi konflik antara DPA ini dan Terms, DPA ini berlaku sejauh menyangkut perlindungan data pribadi. Jika terjadi konflik antara DPA ini dan SCC, SCC berlaku untuk transfer di luar EEA.

1.4 Peran. Para Pihak mengakui bahwa, sehubungan dengan Customer Data, Customer adalah Controller dan hice adalah Processor. Masing‑masing Pihak bertanggung jawab mematuhi kewajiban yang dikenakan pada mereka dalam kapasitas tersebut berdasarkan Hukum yang Berlaku.

2. Objek, durasi, sifat dan tujuan pemrosesan

2.1 Objek. Objek Pemrosesan adalah pelaksanaan oleh hice atas operasi pemrosesan yang diperlukan untuk menyediakan Layanan kepada Controller, sesuai dengan fitur yang dijelaskan dalam Terms dan Dokumentasi.

2.2 Durasi. Pemrosesan berlangsung selama hubungan kontraktual berdasarkan Terms (untuk seluruh jangka langganan atau penggunaan Free Plan), dan berlanjut untuk periode yang secara ketat diperlukan untuk operasi penghapusan atau pengembalian berdasarkan Pasal 11. DPA ini tetap berlaku selama hice memproses Customer Data.

2.3 Sifat dan tujuan. Sifat dan tujuan Pemrosesan adalah penyediaan fitur‑fitur Layanan (daftar, rekrutmen, proyek, timesheet, laporan biaya, pembelian, dokumen, kalender, surat dalam mode BYO, obrolan, KPI, bagan organisasi, asisten AI, pencocokan kandidat, parsing CV, OCR) serta layanan hosting, penyimpanan, keamanan, backup dan dukungan teknis terkait. Rincian terdapat dalam Lampiran A.

2.4 Jenis data dan kategori Subjek Data. Jenis Data Pribadi yang diproses dan kategori Subjek Data tercantum dalam Lampiran A.

2.5 Fitur AI. Operasi yang dilakukan oleh Fitur AI (obrolan, pencocokan kandidat, parsing CV, OCR) merupakan Pemrosesan atas nama Controller dan tunduk pada DPA ini. hice tidak menggunakan Customer Data untuk melatih model dasar AI (foundation models). Rincian transparansi algoritmik terdapat dalam Pemberitahuan AI dan Transparansi Algoritmik (informativa-ai-trasparenza.md).

3. Kewajiban memproses berdasarkan instruksi terdokumentasi Controller

3.1 Instruksi terdokumentasi. hice memproses Customer Data semata‑mata berdasarkan instruksi terdokumentasi dari Controller, termasuk terkait transfer ke negara ketiga, kecuali jika diwajibkan oleh hukum Uni atau Negara Anggota yang berlaku terhadapnya; dalam hal tersebut, hice memberi tahu Controller tentang kewajiban hukum tersebut sebelum Pemrosesan, kecuali jika hukum tersebut melarang pemberitahuan tersebut atas alasan penting kepentingan umum (Pasal 28(3)(a) GDPR).

3.2 Instruksi awal. Yang dimaksud sebagai instruksi terdokumentasi Controller adalah: (i) Terms; (ii) DPA ini dan Lampirannya; (iii) konfigurasi, pengaturan dan perintah yang diberikan Controller dan Pengguna melalui fitur Layanan dalam penggunaan biasa.

3.3 Instruksi selanjutnya. Setiap instruksi tambahan, berbeda atau melampaui yang tercantum dalam Pasal 3.2 harus diberikan secara tertulis. Jika suatu instruksi memerlukan kegiatan yang melebihi penggunaan normal Layanan, hice dan Controller dapat menyepakati ketentuan terkait, termasuk ketentuan finansial.

3.4 Kesesuaian instruksi dengan hukum. hice segera memberitahu Controller jika, menurut pendapatnya, suatu instruksi melanggar GDPR, Privacy Code atau ketentuan perlindungan data lain yang berlaku (Pasal 28(3), paragraf terakhir, GDPR), tanpa mengurangi bahwa hice tidak memiliki kewajiban umum untuk memantau hukum atau keabsahan Customer Data.

3.5 Jaminan Controller. Controller menjamin bahwa instruksi yang diberikan dan pengunggahan Customer Data mematuhi Hukum yang Berlaku dan bahwa Controller memiliki dasar hukum (legal basis) yang sesuai untuk Pemrosesan data pribadi pihak ketiga (kandidat, karyawan, konsultan, kontak) serta untuk mempercayakan Pemrosesannya kepada hice. Controller membebaskan hice dari klaim pihak ketiga yang didasarkan pada ketiadaan dasar hukum tersebut, dalam batas‑batas yang ditetapkan dalam Pasal 13.

4. Kerahasiaan orang yang berwenang memproses

4.1 Kewajiban kerahasiaan. hice memastikan bahwa orang‑orang yang diberi wewenang untuk memproses Customer Data (karyawan, kolaborator dan staf) telah berkomitmen untuk menjaga kerahasiaan atau berada di bawah kewajiban kerahasiaan undang‑undang yang sesuai (Pasal 28(3)(b) GDPR).

4.2 Pembatasan akses. hice membatasi akses terhadap Customer Data hanya kepada staf yang perlu mengaksesnya untuk penyediaan Layanan, sesuai dengan prinsip least privilege, dan memastikan pelatihan mereka dalam hal perlindungan data.

4.3 Kelangsungan kewajiban. Kewajiban kerahasiaan tetap berlaku meskipun setelah berakhirnya hubungan kerja atau kolaborasi para pihak yang berwenang tersebut.

5. Tindakan teknis dan organisasi terkait keamanan (Pasal 32)

5.1 Tindakan yang diadopsi. Dengan mempertimbangkan state of the art, biaya pelaksanaan, sifat, ruang lingkup, konteks dan tujuan Pemrosesan, serta risiko terhadap hak dan kebebasan Subjek Data, hice menerapkan tindakan teknis dan organisasi yang sesuai untuk memastikan tingkat keamanan yang sesuai dengan risikonya, sesuai Pasal 32 GDPR. Tindakan yang saat ini diberlakukan dijelaskan dalam Lampiran C.

5.2 Perkembangan tindakan. hice dapat memperbarui tindakan keamanan dari waktu ke waktu, dengan ketentuan bahwa tingkat perlindungan secara keseluruhan tidak dikurangi dibandingkan dengan yang dijelaskan dalam Lampiran C.

5.3 Kerja sama. hice menyediakan kepada Controller informasi yang wajar‑nya diperlukan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap kewajiban berdasarkan Pasal 32, sesuai dengan prosedur Pasal 8 dan 10 DPA ini.

6. Sub‑processor

6.1 Otorisasi umum. Controller memberikan kepada hice otorisasi tertulis umum untuk melibatkan processor lain («Sub‑processors») untuk pelaksanaan kegiatan Pemrosesan tertentu yang berkaitan dengan penyediaan Layanan, sesuai Pasal 28(2), bagian pertama, dan Pasal 28(4) GDPR.

6.2 Daftar. Daftar Sub‑processors yang diotorisasi pada saat DPA ini mulai berlaku tercantum dalam Lampiran B. Controller menyatakan telah mencatatnya dan menyetujui keterlibatan mereka.

6.3 Kewajiban kontraktual yang setara. hice mewajibkan setiap Sub‑processor, melalui kontrak atau tindakan hukum lainnya, untuk mematuhi kewajiban perlindungan data yang setara dengan yang tercantum dalam DPA ini, khususnya kewajiban memberikan jaminan yang memadai untuk menerapkan tindakan teknis dan organisasi yang sesuai (Pasal 28(4) GDPR). Jika Sub‑processor gagal memenuhi kewajiban perlindungan datanya, hice tetap bertanggung jawab kepada Controller atas pemenuhan kewajiban Sub‑processor tersebut.

6.4 Perubahan Sub‑processors dan hak untuk menolak. hice memberitahukan Controller tentang setiap perubahan yang dimaksudkan terkait penambahan atau penggantian Sub‑processors, dengan pemberitahuan sekurang‑kurangnya 30 (tiga puluh) hari, melalui komunikasi ke alamat email administratif yang terkait dengan Tenant dan/atau publikasi daftar yang diperbarui pada halaman khusus Layanan, sehingga memberi kesempatan kepada Controller untuk menolak perubahan tersebut (Pasal 28(2), bagian kedua, GDPR).

6.5 Pelaksanaan hak menolak. Controller dapat menolak, atas alasan wajar dan terdokumentasi yang berkaitan dengan perlindungan data, dalam masa pemberitahuan, dengan memberikan pemberitahuan tertulis ke info@hice.ai. Dalam hal tersebut Para Pihak bekerja sama dengan itikad baik untuk menemukan solusi. Jika tidak memungkinkan mencapai kesepakatan dan hice tetap bermaksud menggunakan Sub‑processor, Controller berhak menghentikan Layanan terbatas pada fitur yang terdampak, atau seluruh hubungan jika fitur tersebut bersifat esensial, tanpa denda dan dengan pengembalian setiap Biaya yang telah dibayar dan belum dinikmati.6.6 Pemrosesan lokal. Operasi tertentu (secara khusus pengenalan karakter optik dan kompresi dokumen, serta komponen pemrosesan AI cadangan) dilakukan melalui komponen perangkat lunak yang dijalankan secara lokal pada infrastruktur Layanan dan tidak melibatkan penunjukan Sub‑prosesor eksternal atau transfer kepada pihak ketiga.

7. Bantuan kepada Pengendali untuk Hak Subjek Data (Pasal 12–23)

7.1 Langkah dukungan. Dengan mempertimbangkan sifat Pemrosesan, hice membantu Pengendali dengan langkah teknis dan organisasi yang sesuai, sejauh hal ini memungkinkan, dalam memenuhi kewajiban Pengendali untuk menanggapi permintaan pelaksanaan hak Subjek Data berdasarkan Bab III GDPR — akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan, portabilitas, keberatan dan hak terkait pengambilan keputusan otomatis (Pasal 12–23 GDPR) — Pasal 28(3)(e) GDPR.

7.2 Alat swalayan. Layanan menyediakan kepada Pengendali fitur yang memungkinkannya, secara mandiri, untuk mengakses, memperbaiki, mengekstrak/mengekspor dan menghapus Data Pelanggan, sehingga dapat menangani secara langsung sebagian besar permintaan Subjek Data.

7.3 Penerusan permintaan. Jika Subjek Data menghubungi hice secara langsung untuk melaksanakan hak mereka atas Data Pelanggan, hice tidak bertindak atas inisiatifnya sendiri terhadap permintaan itu (kecuali diwajibkan lain oleh hukum) dan meneruskannya kepada Pengendali tanpa penundaan yang tidak semestinya, memberikan informasi yang berguna untuk mengidentifikasi Pengendali, sehingga Pengendali, sebagai pihak yang bertanggung jawab atas tanggapan, dapat menanganinya.

7.4 Bantuan lanjutan. Jika permintaan tidak dapat ditangani dengan alat swalayan, hice memberikan bantuan yang wajar kepada Pengendali. Untuk kegiatan yang melebihi dukungan normal, Para Pihak dapat menyepakati remunerasi yang proporsional.

8. Bantuan kepada Pengendali untuk kewajiban di bawah Pasal 32–36

Dengan mempertimbangkan sifat Pemrosesan dan informasi yang tersedia bagi hice, hice membantu Pengendali dalam memastikan kepatuhan terhadap kewajiban di bawah Pasal 32–36 GDPR (Pasal 28(3)(f) GDPR), sebagai berikut.

8.1 Keamanan pemrosesan (Pasal 32). Dengan mengadopsi dan mempertahankan langkah‑langkah yang tercantum dalam Lampiran C dan dengan menyediakan informasi terkait.

8.2 Pemberitahuan pelanggaran kepada Pengendali (Pasal 33–34). hice memberitahukan Pengendali tentang setiap Pelanggaran Data Pribadi yang menyangkut Data Pelanggan tanpa penundaan yang tidak semestinya setelah mengetahuinya (Pasal 33(2) GDPR), agar Pengendali dapat memenuhi kewajibannya sendiri untuk memberitahukan otoritas pengawas (dalam waktu 72 jam, Pasal 33(1)) dan, bila berlaku, untuk menginformasikan Subjek Data (Pasal 34). Pemberitahuan hice berisi, sejauh tersedia:

uraian tentang sifat pelanggaran, termasuk, bila memungkinkan, kategori dan perkiraan jumlah Subjek Data serta catatan data pribadi yang terdampak;
titik kontak di hice tempat informasi lebih lanjut dapat diperoleh;
uraian tentang kemungkinan konsekuensi dari pelanggaran;
uraian tentang langkah‑langkah yang telah atau diusulkan untuk diambil guna menangani pelanggaran dan mengurangi kemungkinan dampak negatifnya.

Jika informasi tidak tersedia pada saat yang sama, informasi tersebut disediakan, secara proporsional, pada tahap berikutnya tanpa penundaan yang tidak semestinya. Penanganan internal atas pelanggaran mengikuti Prosedur Pelanggaran Data (interno-procedura-data-breach.md), yang diselaraskan dengan pasal ini.

8.3 Batasan. Pemberitahuan hice sesuai Pasal 8.2 tidak merupakan pengakuan tanggung jawab atau kesalahan. hice memberikan kerja sama yang wajar kepada Pengendali dalam kegiatan investigasi dan remediasi.

8.4 Penilaian dampak dan konsultasi sebelumnya (Pasal 35–36). hice membantu Pengendali, atas permintaan dan dalam batas informasi yang tersedia, dalam melaksanakan penilaian dampak perlindungan data (DPIA) dan dalam setiap konsultasi sebelumnya dengan otoritas pengawas, khususnya sehubungan dengan Fitur AI dan pencocokan kandidat, dengan menyediakan informasi relevan tentang operasi Pemrosesan dan tentang langkah‑langkah keamanan.

9. Penghapusan dan pengembalian data pada akhir hubungan

9.1 Pilihan Pengendali. Setelah penghentian, untuk alasan apa pun, penyediaan Layanan, hice, atas pilihan Pengendali, menghapus atau mengembalikan seluruh Data Pelanggan dan menghapus salinan yang ada, kecuali hukum Uni atau Negara Anggota mengharuskan retensi (Pasal 28(3)(g) GDPR).

9.2 Jendela ekspor. Sebelum penghapusan, dan untuk jangka waktu wajar selama 30 (tiga puluh) hari yang berjalan sejak penghentian, Pengendali dapat mengekspor secara mandiri Data Pelanggan melalui fitur Layanan atau meminta pengembaliannya dalam format terstruktur, umum digunakan dan dapat dibaca mesin.

9.3 Penghapusan efektif. Setelah jendela sebagaimana Pasal 9.2 berakhir, hice melanjutkan untuk menghapus Data Pelanggan dari sistem produksi dan, dalam siklus rotasi teknis berikutnya, dari cadangan, sesuai kebijakan retensi cadangan normal yang dijelaskan dalam Dokumentasi.

9.4 Retensi karena kewajiban hukum. Setiap data yang retensinya diwajibkan oleh hukum disimpan untuk waktu yang benar‑benar diperlukan, dengan penerapan langkah‑langkah keamanan yang tercantum dalam Lampiran C, dan tidak diproses lebih lanjut.

9.5 Pernyataan. Atas permintaan tertulis Pengendali, hice memberikan pernyataan bahwa penghapusan telah dilaksanakan.

10. Audit dan inspeksi

10.1 Hak Pengendali. hice menyediakan kepada Pengendali semua informasi yang diperlukan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap kewajiban di bawah Pasal 28 GDPR dan mengizinkan serta berkontribusi pada tinjauan (audit) dan inspeksi, termasuk yang dilakukan oleh pihak ketiga yang ditunjuk oleh Pengendali, sesuai dengan Pasal 28(3)(h) GDPR.

10.2 Prosedur yang wajar. Pelaksanaan hak audit dilakukan sesuai prosedur yang wajar, yang bertujuan untuk tidak mengompromikan keamanan Layanan, data pelanggan lain dan kerahasiaan Penyewa lain. Secara khusus:

Pengendali mengirimkan kepada hice permintaan tertulis dengan setidaknya 30 (tiga puluh) hari pemberitahuan, kecuali dalam kasus urgensi terkait Pelanggaran atau permintaan mengikat dari otoritas pengawas;
audit berlangsung selama jam kerja, tanpa mengganggu usaha hice secara tidak semestinya, sebagai aturan tidak lebih dari sekali setahun, kecuali audit selanjutnya diminta oleh otoritas pengawas atau dipicu oleh sebuah Pelanggaran;
pihak ketiga yang mungkin ditunjuk tidak boleh menjadi pesaing hice dan harus menandatangani komitmen kerahasiaan yang sesuai;
Pengendali menanggung biaya auditnya sendiri; biaya kerja sama biasa tetap menjadi tanggung jawab hice.

10.3 Dokumentasi pengganti. Untuk memenuhi, seluruhnya atau sebagian, hak sebagaimana Pasal 10.1, hice dapat menyediakan kepada Pengendali dokumentasi tentang langkah‑langkah keamanannya, laporan atau, bila tersedia di masa mendatang, laporan audit pihak ketiga atau sertifikasi. (Saat ini, hice tidak memiliki sertifikasi pihak ketiga seperti ISO 27001 atau SOC 2 — lihat _foundation.md §6 «no untrue claims».)

11. Transfer data pribadi di luar EEA

11.1 Prinsip. hice memproses Data Pelanggan, sebagai prioritas, di dalam Wilayah Ekonomi Eropa (EEA). Setiap transfer ke negara ketiga hanya dilakukan apabila salah satu kondisi legalitas Bab V GDPR terpenuhi.

11.2 Jaminan. Untuk transfer ke negara ketiga yang tidak mendapat keputusan kecukupan, hice memastikan diadopsinya jaminan yang sesuai berdasarkan Pasal 46 GDPR, khususnya Klausul Kontraktual Standar (SCC) menurut Keputusan Pelaksanaan (EU) 2021/914, atau, untuk operator AS yang berpartisipasi, EU‑U.S. Data Privacy Framework (DPF). Daftar transfer dan jaminan terkait tercantum dalam Lampiran D.

11.3 Langkah tambahan. Jika perlu, hice mengadopsi langkah tambahan (teknis, kontraktual dan organisasi) untuk memastikan tingkat perlindungan yang pada dasarnya setara dengan yang dijamin di dalam Uni, dengan mempertimbangkan keadaan transfer.

11.4 Mode BYO. Untuk sinkronisasi Kalender/Surat dalam mode «Bring Your Own» (BYO), di mana Pengendali menghubungkan lingkungan miliknya sendiri pada layanan surat dan kalender yang dipilihnya dengan kredensial OAuth miliknya sendiri, setiap transfer ke penyedia tersebut merupakan pemrosesan yang diaktifkan oleh Pengendali atas namanya sendiri pada penyedia; Pengendali bertanggung jawab atas ketentuan kontraktual dan jaminan yang berlaku untuk hubungan dengan penyedia itu. hice memproses metadata terkait dalam batas Layanan.

12. Kerahasiaan

Data Pelanggan merupakan informasi rahasia milik Pengendali. hice memperlakukan data tersebut sebagai informasi rahasia, tidak mengungkapkannya kepada pihak ketiga kecuali kepada Sub‑prosesor yang diberi wewenang berdasarkan Pasal 6 atau untuk memenuhi kewajiban hukum, dan menggunakannya semata‑mata untuk penyediaan Layanan dan dalam batas instruksi Pengendali. Klausul ini diselaraskan dengan kewajiban kerahasiaan yang diatur dalam Ketentuan.

13. Tanggung jawab dan koordinasi dengan Pasal 82 GDPR

13.1 Alokasi terhadap Subjek Data. Tanggung jawab Para Pihak terhadap Subjek Data atas kerugian yang disebabkan oleh Pemrosesan tetap diatur oleh Pasal 82 GDPR. Pemroses bertanggung jawab atas kerugian yang disebabkan oleh Pemrosesan hanya jika ia tidak mematuhi kewajiban GDPR yang secara khusus ditujukan kepada pemroses atau telah bertindak di luar atau bertentangan dengan instruksi sah Pengendali (Pasal 82(2) GDPR).

13.2 Ganti rugi internal. Dalam hubungan internal antar Para Pihak, apabila salah satu Pihak telah membayar kompensasi penuh atas kerugian yang diderita oleh Subjek Data, pihak tersebut berhak menuntut kembali dari Pihak lain bagian kompensasi yang sesuai dengan bagian tanggung jawab Pihak lain, berdasarkan Pasal 82(5) GDPR.

13.3 Pembatasan kontraktual. Tanpa mengurangi Pasal 82 GDPR terhadap Subjek Data (yang tidak dapat diperkecil), dalam hubungan antar Para Pihak pembatasan tanggung jawab yang tercantum dalam Ketentuan berlaku (lihat _foundation.md §4.2 dan klausul «Limitation of liability» dalam Ketentuan), termasuk pengecualian wajib untuk tindakan kesengajaan dan kelalaian berat, cedera pribadi dan segala hal yang tidak dapat dikecualikan berdasarkan hukum wajib (Pasal 1229 Kitab Undang‑Undang Hukum Perdata Italia).

13.4 Denda administratif. Setiap Pihak menanggung denda administratif yang mungkin dijatuhkan atas pelanggaran yang dapat dikaitkan kepada pihak tersebut.

14. Ketentuan penutup

14.1 Durasi dan penghentian. DPA ini berlaku sejak tanggal penerimaan Ketentuan dan tetap berlaku selama durasi Pemrosesan Data Pelanggan oleh hice. Klausul yang ditujukan menurut sifatnya untuk tetap berlaku (secara khusus Pasal 9, 12 dan 13) tetap efektif bahkan setelah penghentian.

14.2 Perubahan. hice dapat memperbarui DPA ini untuk menyesuaikannya dengan perubahan regulasi, tindakan otoritas pengawas atau evolusi Layanan, dengan memberitahu Pengendali dengan cara yang diatur dalam Ketentuan; perubahan tersebut tidak mengurangi tingkat perlindungan data maupun hak Pengendali yang timbul dari Pasal 28 GDPR.

14.3 Keterpisahan. Kemungkinan batalnya atau tidak berlakunya suatu klausul tidak mempengaruhi keabsahan klausul lainnya.

14.4 Hukum yang mengatur dan yurisdiksi. DPA ini diatur oleh hukum Italia, tidak termasuk aturan konflik hukum. Untuk perselisihan, pengadilan Milan, Italia memiliki yurisdiksi eksklusif, kecuali, untuk Pelanggan Konsumen, yurisdiksi wajib pengadilan Konsumen (tempat tinggal atau domisili) berdasarkan Kode Konsumen. Untuk transfer yang diatur oleh SCC, hukum dan yurisdiksi yang ditetapkan di dalamnya tetap tidak terpengaruh.

LAMPIRAN A — Rincian pemrosesan(Art. 28(3) GDPR — deskripsi Pemrosesan yang dipercayakan kepada Pengolah)

A.1 Pengendali Data: Pelanggan, sebagaimana diidentifikasi dalam Formulir Pesanan dan dalam data pendaftaran Tenant.

A.2 Pengolah Data: CONSOO S.R.L.S. — hice (rincian dalam Considerans).

A.3 Subjek pemrosesan. Pelaksanaan operasi Pemrosesan yang diperlukan untuk menyediakan Layanan: pengumpulan, pencatatan, pengorganisasian, penstrukturan, penyimpanan, konsultasi, penggunaan, ekstraksi, komunikasi kepada Sub‑pengolah yang diotorisasi, perbandingan, penghubungan, pembatasan, penghapusan Data Pelanggan.

A.4 Durasi pemrosesan. Untuk seluruh durasi hubungan kontraktual (langganan atau penggunaan Paket Gratis), selain periode yang diperlukan untuk operasi penghapusan/pengembalian sesuai Pasal 9 dari DPA.

A.5 Sifat dan tujuan pemrosesan. Penyediaan fitur‑fitur Layanan serta layanan hosting, penyimpanan, keamanan, cadangan dan dukungan terkait. Tujuan antara lain, sebagai contoh:

pengelolaan daftar pelanggan, kontak dan pemasok;
pengelolaan kandidat dan proses rekrutmen, termasuk pencocokan kandidat↔lowongan (bantuan bagi pengambilan keputusan manusia) dan parsing CV;
pengelolaan proyek, timesheet, laporan biaya dan pembelian;
pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan;
pengelolaan kalender dan email dalam mode BYO (atas aktivasi Pengendali);
obrolan tim, KPI, bagan organisasi;
asisten AI dalam obrolan (dengan konfirmasi manusia pada tindakan penulisan — HITL);
pengenalan karakter optik (OCR) pada tanda terima dan faktur.

A.6 Kategori Subjek Data. Orang‑orang alami yang datanya diproses dalam Layanan meliputi:

Kandidat (profil seleksi yang dikelola oleh Pelanggan pada vertikal rekrutmen / dalam fungsi kandidat);
Karyawan Pelanggan;
Konsultan / kolaborator Pelanggan;
Kontak (perwakilan pelanggan, pemasok dan pihak lain yang dikelola dalam daftar/CRM Pelanggan);
Pengguna yang Diotorisasi dari Pelanggan (terbatas pada Data Pelanggan yang menyangkut mereka yang diproses oleh Pengendali dalam Layanan).

A.7 Jenis Data Pribadi. Kategori data yang diproses meliputi:

data registri dan identifikasi (mis. nama depan, nama belakang, tanggal lahir, kode pajak jika dimasukkan oleh Pelanggan);
data kontak (mis. email, telepon, alamat);
data profesional dan karier (mis. jabatan, pengalaman, keterampilan, remunerasi/kompensasi, CV dan isi terkait);
data komunikasi yang berasal dari fungsi Kalender dan Mail dalam mode BYO (mis. acara kalender, metadata dan konten email yang disinkronkan, jika diaktifkan oleh Pengendali);
data yang dihasilkan dalam penggunaan Layanan (mis. catatan, penilaian, isi obrolan, lampiran dan dokumen yang diunggah oleh Pelanggan).

A.8 Kemungkinan kategori data khusus (Pasal 9 GDPR). Layanan bukan dirancang maupun dimaksudkan untuk pemrosesan sistematis kategori data khusus. Namun, jika Pelanggan atas inisiatifnya sendiri mengunggah ke dalam bidang teks bebas, dokumen, CV atau lampiran data yang mengungkapkan asal ras atau etnis, pendapat, status kesehatan, keanggotaan serikat pekerja atau kategori khusus lainnya (atau data yang berkaitan dengan hukuman dan pelanggaran pidana, Pasal 10 GDPR), maka Pengendali bertanggung jawab sendiri untuk memastikan dasar hukum terkait dan kondisi keabsahan; data tersebut akan diproses oleh hice dalam batas instruksi dan dengan langkah‑langkah keamanan yang tercantum dalam Lampiran C.

ANNEX B — Sub‑pengolah

(Art. 28(4) GDPR — kategori fungsional Sub‑pengolah yang diotorisasi pada tanggal berlakunya DPA)

Sesuai pendekatan vendor‑agnostik yang diadopsi oleh hice, Sub‑pengolah dijelaskan berdasarkan kategori fungsional dan bukan berdasarkan nama. Data diproses di wilayah acuan edisi ini (Uni Eropa / Wilayah Ekonomi Eropa); setiap transfer di luar wilayah tersebut hanya dilakukan secara luar biasa, dengan perlindungan sebagaimana diatur dalam Lampiran D.

Kategori Sub‑pengolah	Fungsi	Kategori data yang diproses	Lokasi	Jaminan untuk setiap transfer di luar EEA
Infrastruktur cloud, hosting, basis data, otentikasi, penyimpanan	Penyediaan dan penyimpanan Layanan (aplikasi web dan API, basis data, identitas, penyimpanan berkas, cadangan)	Semua Data Pelanggan, data akun, berkas	Uni Eropa / EEA	Tidak diperkirakan secara rutin; bila diperlukan, jaminan sesuai Bab V GDPR
Pemrosesan pembayaran	Pengelolaan langganan, pembayaran dan penagihan	Data pembayaran dan penagihan Pelanggan	Uni Eropa / EEA atau dengan jaminan yang sesuai	Jaminan berdasarkan Bab V GDPR (SCC / keputusan kecukupan) bila aliran berada di luar EEA
Pengiriman email transaksional	Undangan, reset kata sandi, pemberitahuan layanan	Email dan nama penerima, konten pesan transaksional	Uni Eropa / EEA	Tidak diperkirakan secara rutin; bila diperlukan, jaminan sesuai Bab V GDPR
Analitik produk dan diagnostik	Peningkatan, keamanan dan diagnostik Layanan	Peristiwa penggunaan, pengenal teknis, data interaksi yang dimask	Uni Eropa / EEA	Tidak diperkirakan secara rutin; bila diperlukan, jaminan sesuai Bab V GDPR
Push notification (opsional, opt‑in)	Notifikasi pada aplikasi seluler	Token perangkat, metadata notifikasi	Uni Eropa / EEA atau dengan jaminan yang sesuai	Jaminan berdasarkan Bab V GDPR (SCC / keputusan kecukupan) bila aliran berada di luar EEA
Pemrosesan untuk Fitur AI	Inferensi model kecerdasan buatan	Teks prompt (dapat berisi data pribadi: teks CV, isi obrolan)	Uni Eropa / EEA atau dengan jaminan yang sesuai	Jaminan berdasarkan Bab V GDPR (SCC / keputusan kecukupan) bila aliran berada di luar EEA

Integrasi yang dipilih oleh Pelanggan (mail/calendar «BYO»). Ketika Pengendali mengaktifkan sinkronisasi Kalender/Mail dengan menghubungkan, menggunakan kredensial OAuth‑nya sendiri, layanan mail dan kalender yang dipilih olehnya, pemrosesan terkait (acara kalender, metadata email) terjadi pada lingkungan Pengendali di penyedia yang dipilihnya: ini merupakan pemrosesan diaktifkan oleh Pengendali, yang bertanggung jawab atasnya sebagai pengendali dan lokasi serta jaminan ditentukan oleh penyedia yang dipilih.

Pemrosesan lokal (bukan Sub‑pengolah eksternal). Beberapa operasi — khususnya pengenalan karakter optik dan kompresi dokumen, serta komponen pemrosesan AI cadangan — dilakukan dengan menggunakan komponen perangkat lunak yang dijalankan secara lokal pada infrastruktur Layanan dan tidak menimbulkan komunikasi ke pihak ketiga.

Daftar Sub‑pengolah yang diperbarui disediakan kepada Pengendali sesuai dengan Pasal 6.4 dari DPA.

ANNEX C — Langkah teknis dan organisasi (Art. 32)

(langkah yang sebenarnya diadopsi oleh hice; daftar dapat berkembang sesuai Pasal 5.2 dari DPA, tanpa pengurangan keseluruhan tingkat perlindungan)

C.1 Isolasi multi‑tenant. Pemisahan logis data setiap Tenant pada tingkat basis data: setiap rekaman terikat pada pengenal Tenant (tenant_id) dan kebijakan keamanan tingkat baris mencegah akses ke data Tenant lain. Isolasi antar‑tenant dilakukan dengan pengujian terotomasi.

C.2 Enkripsi data pribadi saat tersimpan. Enkripsi pada tingkat aplikasi terhadap data pribadi sensitif (PII) saat tersimpan menggunakan algoritma AES‑256‑GCM dan kunci diturunkan per Tenant, sehingga secara kriptografis memisahkan data dari berbagai Pelanggan.

C.3 Enkripsi token integrasi. Enkripsi pada tingkat aplikasi untuk token OAuth integrasi (mis. Calendar/Mail BYO), disimpan dalam bentuk terenkripsi dan tidak dalam teks jelas.

C.4 Enkripsi saat transmisi. Pengiriman data dilindungi melalui TLS/HTTPS antara klien, Layanan dan komponen backend.

C.5 Kontrol akses. Kontrol akses berbasis peran dan izin (RBAC) dengan mesin izin pada tingkat aplikasi dan pembatasan modul; autentikasi Pengguna dikelola melalui penyedia identitas.

C.6 Prinsip hak istimewa paling sedikit. Akses staf dan komponen teknis diberikan berdasarkan prinsip least privilege, terbatas pada yang diperlukan untuk penyediaan Layanan.

C.7 Catatan perubahan (audit log). Pencatatan operasi modifikasi data (audit log) untuk tujuan keamanan, keterlacakan dan verifikasi.

C.8 Cadangan. Pelaksanaan backup, disimpan pada salinan yang juga diletakkan pada infrastruktur terpisah (off‑site), untuk kontinuitas bisnis dan tujuan pemulihan, sesuai dengan tujuan RPO dan RTO yang tercantum dalam Perjanjian Tingkat Layanan (sla-livelli-servizio.md).

C.9 Manajemen rahasia. Pengelolaan kunci aplikasi dan rahasia (kredensial, kunci enkripsi, rahasia integrasi) terpisah dari kode, dengan akses terbatas.

C.10 Kerahasiaan staf. Perikatan kerahasiaan dan pelatihan bagi staf yang diotorisasi (Pasal 4 dari DPA).

C.11 Manajemen Sub‑pengolah. Seleksi Sub‑pengolah yang menawarkan jaminan yang tepat dan penetapan kewajiban setara (Pasal 6 dari DPA).

C.12 Fitur yang melindungi Subjek Data. Konfirmasi manusia atas tindakan penulisan yang disarankan oleh AI (HITL) dan tidak melakukan pelatihan model AI fondasi pada Data Pelanggan.

Catatan: hice sampai saat ini tidak memegang sertifikasi pihak ketiga (mis. ISO 27001, SOC 2). Langkah‑langkah ini menggambarkan keadaan implementasi aktual dan tidak merupakan sertifikasi.

ANNEX D — Transfer internasional

(lokasi Pemrosesan dan jaminan untuk setiap transfer ke negara ketiga)

D.1 Lokasi dan prinsip. Layanan cloud dan server yang digunakan untuk menyediakan Layanan berlokasi di wilayah acuan edisi ini (Uni Eropa / Wilayah Ekonomi Eropa). Apabila suatu pemrosesan secara luar biasa membutuhkan transfer di luar wilayah tersebut, hal itu dilakukan dengan mengadopsi jaminan yang sesuai berdasarkan hukum yang berlaku (untuk edisi UE: Bab V GDPR — Klausul Kontraktual Standar atau keputusan kecukupan).

D.2 Kategori yang berpotensi terkait. Di antara kategori fungsional Sub‑pengolah yang dijelaskan dalam Lampiran B, kategori yang terkait dengan pemrosesan pembayaran, push notification dan pemrosesan untuk Fitur AI dapat, tergantung pada solusi yang diadopsi, melibatkan pemrosesan di luar EEA; dalam hal tersebut jaminan berdasarkan Pasal 46 GDPR (SCC) dan/atau keputusan kecukupan berlaku. Kategori lainnya diperkirakan berada di dalam Uni Eropa / EEA.

D.3 Mode BYO. Untuk integrasi mail dan kalender dalam mode BYO, klarifikasi Pasal 11.4 dari DPA berlaku: transfer diaktifkan oleh Pengendali pada lingkungan penyedia yang dipilihnya; Pengendali tetap bertanggung jawab atas kondisi dan jaminan hubungan dengan penyedia tersebut.